‘Driftsmodeller i Boligforeningen AAB og beboerdemokratiets rolle’ - Kundechef Pia Skov BL 1. kreds Lørdag den 1. februar 2014

Om Boligforeningen AAB Boligforeningen AAB blev stiftet 1912, som Danmarks første Ca. 19.000 boliger i Storkøbenhavn, de ca. 13.000 i Københavns kommune Ca. 280 erhvervslejemål Ca. 55.000 medlemmer Ca. 2.600 fraflytninger årlig Beboerdemokratiet er altafgørende

Myter ? Hvad ved I om AAB?

Politisk organisation Repræsentantskab Organisationsbestyrelse (OB) Afdelings-bestyrelse 1 Afdelings-bestyrelse 2 Afdelings-bestyrelse 3 Afdelings-bestyrelse ∞

Administrativ organisering Organisations bestyrelse Direktør Afdelinger Økonomi Kundeservice Sekretariat Byg IT

Beboerdemokratiets kerne (LAB KAP 2) Boligtagerne i en almen boligafdeling kan på et afdelingsmøde vælge en afdelingsbestyrelse til at udøve medindflydelse. Der må ikke tillægges afdelingsbestyrelsen vederlag for dens virksomhed. Et afdelingsmøde kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper.

Afdelingsbestyrelsens beboerdemokratiske opgaver (LAB KAP 2) godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes. påser at der er god orden i afdelingen skal orienteres om ledelsens ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer.

AAB’s særlige forvaltningsmodel Det ‘decentrale forvaltningskoncept’ En række af de opgaver, der i andre bolig-organisationer er tillagt inspektører og andet administrativt personale, er i AAB henlagt til afdelingsbestyrelser i henhold til en uddelegeret fuldmagt fra direktøren (Bent Haupt Jensen).

AAB’s vedtægter, kap. 5 ‘Administration’ §19. Organisationsbestyrelsen kan beslutte, at visse administrative opgaver optaget i en forretningsorden kan uddelegeres til afdelingsbestyrelserne. Opgaverne varetages under ansvar over for Boligforeningens direktør. Stk. 2. Et medlem af afdelingsbestyrelsen kan ikke pålægges at udføre administrative opgaver efter stk. 1. § 20. Organisationsbestyrelsen kan efter indstilling fra direktøren fratage en afdelingsbestyrelse de administrative opgaver, hvis afdelingsbestyrelsen forsømmer eller ikke udfører opgaverne på betryggende vis. Dvs. opgaveløsningen sker under ansvar overfor direktøren Men adm. direktør kan indstille til OB, at man fratager en afdeling de admin. pligter = direktøren er arbejdsgiver for sin egen arbejdsgiver!

‘Demokratiske tilstande’ Bestyrelsesløse afdelinger Parlamentariske afdelinger - afdelinger hvor bestyrelsen alene varetager de opgaver, der er defineret i almenboligloven (25% af afdelingerne) - administrative opgaver løses af administrationen Administrative afdelinger - afdelinger, hvor bestyrelsen påtager sig at løse administrative opgaver, dvs. opgaver, der lægger udover de beboerdemokratiske opgaver i almenboligloven.   

Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens virksomhed (1/2) Indberetning til lønbehandling Betaling af kreditorer Klassekladder Afstemning af likvide midler Inventarlister Centralvarme, indgåelse af servicekontrakter, varsling af ændring af aconto-bidrag samt evt. udformning af varmeregnskab Budgetudkast- og opfølgning Varsling af huslejestigninger på basis af budget Rekvirering af håndværkere Vedligeholdelse og materialeindkøb, herunder tilbudsindhentning, disponering og regningsgodkendelse Ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærer, løs hjælp mv. Arbejdsledelse og personaleadministration Fast ugentlig kontortid

Målsætning og regler for afdelingsbestyrelsens virksomhed (2/2) Modtagelse og viderebringelse af opsigelsesblanketter Deltagelse i synsforretninger Adgang – fremvisning af flytteboliger Istandsættelse af flytteboliger Kontrol og regningsgodkendelse Lave flytteopgørelser Udlevere nøgler Udlejning af bi-lejemål – kontrakter og opsigelser Udlejning af fælleslokaler Forsikringssager, anmeldelse og udbedring Administration af råderet Vaskeridrift og regnskab for samme Behandling af husordensproblemer Andre opgaver der fremmer AABs administrative målsætning For løsning af disse administrative opgaver ydes et beskedent honorar, der fordeles mellem medlemmer i bestyrelsen

AAB’s forvaltningskoncept - styrker Boligforening = ‘beboernes’ ikke ‘administrationens’ Lokalforankring og engagement i boligafdelingen Beboerindsigt i opgaveløsning Ansvarlighed hos beboerne overfor afdelingen Ansvarlighed overfor beboerdemokratiet Visse opgaver kan løses uden for ‘normal åbningstid’ Kontinuitet - historisk høj grad af driftssikkerhed

AAB’s forvaltningskoncept - udfordringer ‘Eksterne trusler’ Individualiseret samfundsudvikling – foreningstanken er under pres i civilsamfundet Sektoren udfordres generelt: øgede krav om professionalisering til f.eks. it-understøttelse, udbud, personaleledelse osv. Ukendskab til kompetencefordelingen i AAB Interne ‘trusler’ Svært at rekruttere ”Mutering” hvor kompetencefordelingen mellem afdelingsbestyrelser, lokalt ansatte og den centrale administration er generelt uklar, skaber risiko for dårlig opgaveløsning og arbejdsvilkår for alle parter. Risiko for sammenblanding af beboerdemokratiets opgaver og løsning af administrative opgaver Ad Risiko for sammenblanding af beboerdemokratiets opgaver: Sammenblanding mellem den ‘lovgivende’ dvs. beboerdemokratiets og ‘udøvende’ (administrationens) beføjelser og magt 2) Direktøren kan fratage sin arbejdsgiver administrative opgaver

100 år - fremtidssikring af AABs forvaltningsmodel Forudsætning: AAB ønsker at udgangspunktet for et fremtidigt driftskoncept er en bevarelse af afdelingsbestyrelsens rolle, der ligger udover det, der er nævnt i Almenboligloven, men som samtidig imødekommer de udfordringer, der er ved den nuværende model og praksis.

Egne krav til fremtidens forvaltningsmodeller Lægge vægt på lokalt ejerskab og forankring Være administrativt håndterbare Indeholde en tydelig definition af opgave- og kompetencefordelingen mellem administration, lokale medarbejdere og afdelingsbestyrelser Have klare principper for finansieringen Understøtte, at afdelingsbestyrelserne har fornødne kompetencer og værktøjer til rådighed  Have indbyggede mekanismer til sikring af overholdelse af lovgivningen samt af, at der ikke skabes tvivl om afdelingsbestyrelsernes habilitet Have fokus på kvalitet i opgaveløsningen Kunne rummes indenfor lovgivningens rammer

Forvaltningsmodeller fra 2015 Parlamentariske afdelinger Administrative afdelinger – ‘Classic’ Administrative afdelinger – ‘Light’ Bestyrelsesløse afdelinger

Administrative afdelinger – ‘classic’ Servicepakke: Basis Decentrale administrative opgaver Servicepakke: Udvidet Udlejning af familie-, ældre- ungdomsboliger samt erhvervslejemål Katalog over administrative opgaver, som lokale lokalt af afdelingsbestyrelser med reference til direktøren og mod honorar. Uddannelse af beboervalgte Fraflytningssyn, syn af råderet og flytteopgørelser Varme-, vand-, vaskeri- & antenne-regnskaber Budget og regnskab, herunder årlig markvandring og DV-plan Udførelse af drift og vedligeholdelsesopgaver iht. DV-plan Tryghedsgennemgang Behandling af klager og indbringer sager for klagenævn mv. Byggesager, herunder køkkenmodernisering samt mini- og helhedsplaner Rådgivning om: HR og ledelse Vedtægtsforhold Boligsociale indsatser Energi Visitering af tekniske problemer Jura inden for almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov Rådgivning om jura uden for almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov Obligatorisk - administrationsbidrag Tilkøb efter behov – betaling efter medgået tid

Administrative afdelinger – ‘light’ Servicepakke: Basis Decentrale administrative opgaver Servicepakke: Udvidet Udlejning af familie-, ældre- ungdomsboliger samt erhvervslejemål Beboerservice og information Uddannelse af beboervalgte Fraflytningssyn, syn af råderet og flytteopgørelser Økonomi Budget (herunder DV-budget) Regnskab Forsikringssager Varme-, vand-, vaskeri- & antenne-regnskaber Rådgivning om: HR og ledelse Vedtægtsforhold Boligsociale indsatser Energi og visitering af tekniske problemer Jura (almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov) Drift og vedligeholdelse i afdelingen Varetage daglig drift af afdelingen, så afdelingen fremstår velvedligeholdt Plan for og opfølgning på drift- og vedligeholdelse Påtale overtrædelse af husorden Udførelse af drift og vedligeholdelsesopgaver iht. DV-plan Tryghedsgennemgang Behandling af klager og indbringer sager for klagenævn mv. Dagligt personaleansvar og - ledelse Byggesager, herunder køkkenmodernisering samt mini- og helhedsplaner Budget og regnskab, herunder årlig markvandring og DV-plan Fraflytning og udlejning Istandsættelse Fremvisning Bi-lejemål Rådgivning om jura uden for almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov Obligatorisk - administrationsbidrag Afdelingsbestyrelsen bevarer det lokale driftsansvar og modtager honorar for dette. Afdelingen kan uddelegere til lokalt ansat – aflønnes på kt. 114 Tilkøb efter behov – betaling efter medgået tid

Parlamentariske afdelinger Servicepakke: Basis Decentrale administrative opgaver Servicepakke: Udvidet Udlejning af familie-, ældre- ungdomsboliger samt erhvervslejemål Drift af afd. efter afstemt til afdelingens forventninger til serviceniveau Uddannelse af beboervalgte Fraflytningssyn, syn af råderet og flytteopgørelser Arbejdsledelse, lokalt samarbejde og arbejdsmiljø Varme-, vand-, vaskeri- & antenne-regnskaber Rådgivning om: HR og ledelse Vedtægtsforhold Boligsociale indsatser Energi og visitering af tekniske problemer Jura (almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov) Økonomi: Budget Regnskab Herunder fremlæggelse på afdelingsmøde (efter behov) Inventarlister Deltagelse ved bestyrelsesmøder (aftalt niveau) Flyttesager – istandsættelse, mangellister og indflytningsrapporter Udførelse af drift og vedligeholdelsesopgaver iht. DV-plan Tryghedsgennemgang Behandling af klager og indbringer sager for klagenævn mv. Daglig telefontid og beboerinformation Byggesager, herunder køkkenmodernisering samt mini- og helhedsplaner Budget og regnskab, herunder årlig markvandring og DV-plan Administration af bi-lejemål og fælleslokaler Rådgivning om jura uden for almen bolig og lejelov, samt erhvervslejelov Obligatorisk - administrationsbidrag Løses af administrationen mod forhøjet administrationsbidrag Tilkøb efter behov – betaling efter medgået tid

Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2) Sikre forsvarlig og effektiv drift inden for lovens rammer Redegøre for driftskonceptets økonomi ift. ”traditionelt” koncept. Sikre, at AAB’s varetagelse af administrative opgaver, er lige så kompetent som en professionel medarbejder Boligafdelingerne skal være økonomisk og socialt velfungerende og fysisk fremstå i god og tidssvarende stand Forretningsgange og tilsyn OB kommer til at følge med via ledelsesrapportering Forretningsgange og ‘bestyrelseskørekort’ Tilstandsregistrering, ajourførte DV-planer og henlæggelses-niveau samt balance i budgetterne rapporteres til OB

Eksterne (tilsynets) krav til AAB (1/2) Politikker indenfor nøgleområder som arbejdsledelse, indkøb og udbud, m.fl. Lave forretningsgange, der sikrer, at afdelingsbestyrelsen ikke bliver inhabil eks. i forbindelse med deltagelse i syn, indkøb, arbejdsledelse, udlejning o. lign. Gennem kontrol og sikkerhedsprocedurer, sikre at afdelingerne overholder loven, AAB’s vedtagne politikker og administrationens forretningsgange. OB godkender/reviderer alle politikker inden 2015 Eftersyn/nye forretningsgange, som understøtter politikker. Fokus på IT-understøttelse og værktøjer til afdelingsbestyrelserne Tilsyn/kontrol bliver en del af de konkrete forretningsgange. En eller anden form for afrapportering til OB.

AAB Parlamentarisk – serviceres af administrationen Opgaver Ledelse Aftale om serviceniveau Ansættelse og afskedigelse Arbejdsledelse, personaleadministration, lønindberetning Personalemøder, MUS og APV Kontortid og besvarelse af beboersager Behandling af husordenssager Deltagelse i afdelingsmøder og bestyrelsesmøder efter behov Økonomi Betaling af kreditorregninger Kassekladde Inventarlister mv. Indgåelse af serviceaftaler Budgetudkast og –opfølgning Håndtering af forsikringssager Drift og vedligeholdelse Vaskeridrift Udlejning af bi-lejemål og fælleslokaler Administration af råderet Vedligeholdelse og materialeindkøb, herunder tilbudsindhentning, disponering og regningsgodkendelse Rekvirering af håndværkere Til- og fraflytning Deltager evt. i flyttesyn Forestår flyttesyn i ældre- og plejeboliger Fremvisning af (tomme) flytteboliger Istandsættelse af flytteboliger Kontrol og regningsgodkendelse Kladde til flytteopgørelser Udlevering af nøgler Indflytningssyn Modtagelse og gennemgang af mangellister

Afrunding AAB afdelingsbestyrelser løser ‘mindst’ samme opgaver som andre afdelingsbestyrelser AAB har tilladelse til at køre vores forvaltningskoncept, hvis opgaveløsningen sker frivilligt. Tilladelse er ikke en dispensation, men en vurdering af, at AAB kan uddelegere adm. opgaver indenfor lovens rammer. AABs afdelinger kan vælge selv at løse udvalgte administrative opgaver Modellen kræver accept af forskellighed: beboerne vælger selv serviceniveauet i boligafdelingen. Stiller krav til administrationen om at stille redskaber og rådgivning til rådighed for afdelingsbestyrelser 2014….et spændende år!

Tak for opmærksomheden Kontaktoplysninger: Kundechef Pia Skov E-mail: psk@aab.dk Tlf.: 23200411 BL 1. kreds Lørdag den 1. februar 2014