Workshop for bilagsbehandlere Hovedtema Rykker fra leverandør – ny konteringspraksis

Dagsorden Baggrund for denne workshop Ny konteringspraksis Statistik Regler om kontering af rykkergebyrer og morarenter Stor risiko for ekstra gebyrer Ny konteringspraksis Nye artskonti og evt. nye kostbærere Statistik Statistik fra ØS Callcenter og Indkøbafdelingen Hvordan kan fakturabehandlingen optimeres? Bestilling af varer og ydelser Overblik i fakturaindbakken Håndtering af kreditnotaer Smart administration – undgå kontanter og fysiske bilag Anvendelse af betalingskort og mobilepay Nyt fra ØS Håndtering af rykkerbreve Fremtidig indskrænkning af artskontoplan Betalingsplaner og fakturaplaner Ny struktur på medarbejdersiden Opsamling og afrunding Flere workshops Opsamling på input fra jer Tak fordi I kom 

Baggrund for denne workshop Regler om kontering af rykkergebyr og morarenter Korrekt bogføring (VFE) Historik bag praksis i AK (KRE) Revisionens opmærksomhed (VFE) Nye gebyrregler for leverandører Leverandøren har ret til at opkræve et kompensations-gebyr sammen med rykker (VFE) Mindst 310 kr. i 2016. Beløbet kan variere fra år til år. Gebyret opkræves ofte på første rykker sammen med et alm. rykkergebyr på 100 kr.

Kostbærere til betaling af rykkergebyr Ny konteringspraksis Artskonti (VFE) Gebyr uden moms artskonto 40234000 renter, morarenter m.v. uden moms Gebyr med moms artskonto 49234000 renter, morarenter m.v. med moms Kostbærere til betaling af rykkergebyr Fx faktura vedr. kursus påført rykkergebyr Kursusdel betales fra relevant kostbærer. Rykkergebyr bogføres på omk.sted for løn og drift.

Statistik Statistik fra ØS Callcenter Statistik fra Indkøbsafdeling: Vi betaler ca. 5.000 overforfaldne fakturaer om året. Hvis disse var pålagt alm. rykkergebyr på 100 kr, ville det give en ekstra udgift på ca. 0,5 mio. kr. Statistik fra ØS Callcenter Beregning for hele 2016 bpa data nov. 2016. Statistik fra Indkøbsafdeling: 58 % af indkøb er udenfor udbud Bøder for ikke at overholde udbudsloven Udbudsloven stiller en række krav til kommunen om at konkurrenceudsætte varer, tjenesteydelser samt anlæg- og byggearbejde. Overholdes udbudspligten ikke, kan det medføre en sanktion i form af bødeafgift. Én kommune bruger fx 2.4 mio. kr. årligt på maler-ydelser. Ydelserne er ikke konkurrenceudsat og kan medføre en bøde på op til 5% af forbrugssummen = 120.000 kr. Besparelse på 1 mio. kr. på indkøb næste år

Hvordan kan fakturabehandlingen optimeres? (1) Bestilling af varer og ydelser Indkøbssystem (Rakat) EANnr. og reference (kontaktperson/bestiller) Betalingsfrist (30 dage) Overblik i fakturaindbakken Sortering på forfaldsdato Åbning af bilag Anvendelse af loggen

Hvordan kan fakturabehandlingen optimeres? (2) Håndtering af kreditnotaer Faktura og kreditnota bør behandles ens. Modtages en forkert faktura, lad den ligge i indbakken og afvent kreditnota. Afvis dem begge. Betales en forkert faktura, aftales med leverandøren om kreditnota- beløbet udbetales til hovedkonto eller fratrækkes på kommende faktura. Udbetales kreditnotabeløbet til hovedkonto (4316 – 0006414524) afvises kreditnotaen, og der sendes mail til ØS Callcenter om beløb og kreditor. Handler man ofte med leverandøren, kan kreditnotaen afvente en faktura på et højere beløb. Faktura og kreditnota bogføres med samme bilagsdato og forfaldsdato.

Smart administration - undgå kontanter og fysiske bilag Projekt: Kontantløs kommune  Hvorfor færre kontanter? Lukning af bankfilialer Færre rede penge i samfundet Store administrative omkostninger og bankmæssige udgifter ifm håndtering af kontanter  Instrumenter Færre kontantkasser MobilePay til indtægter (Bakkens Hjerte) Køb på EAN-nummer/Via indkøbssystem Kommunalt betalingskort Fremtidige muligheder Mobile Dankort

Nyt fra ØS Økonomidrift Håndtering af rykkerbreve Undgå at blive mellemmand Hvis man modtager rykker vedr. en faktura, som er bogført, så videresend rykkeren til ØS Callcenter. Indskrænket kontoplan Vi har planer om at indskrænke artskontoplanen, så den bliver mere overskuelig. Betalings- og Fakturaplaner Det er muligt at sætte visse typer fakturaer op til automatisk bogføring Ny struktur på Medarbejdersiden Driftsstatus RolleBI Vejledninger under udarbejdelse

Revidering af hierarkisk kontoplan Nogle steder i organisationen har man mange kostbærere, som ikke anvendes. Dette typisk på steder, hvor der har været personale-udskiftning i administrationen. Tidligere medarbejdere har fået ”bygget” en omfattende kontoplan, som nye medarbejdere ikke kender til. Det giver som regel ikke mening at have kostbærere uden budget. Man kan selv fordele sit budget ud på kostbærere, og derved opnå en bedre styring af budgettet. Hvis man er i tvivl om, hvor mange kostbærere man har til rådighed, kan man kontakte ØS Callcenter. Eksempel på en omfattende kontoplan, som ikke udnyttes, ses på næste slide.

Opsamling og afrunding Flere af denne type workshops Opsamling på input fra jer Tak fordi I kom 