ERFA møde for bilagsbehandlere

Præsentationer af emnet: "ERFA møde for bilagsbehandlere"— Præsentationens transcript:

1 ERFA møde for bilagsbehandlere
d og d KB salen

2 Velkomst Fatih Koyuncu 37 år bor i Hvidovre
Ny økonomimedarbejder ansat i ØS-drift 1. marts 2019 10 år kommunal erfaring fra både en central/decentral driftstyring

3 Dagsorden Velkomst (Fatih) Udbud & Indkøb - RAKAT (Charlotte & Lena)
Pause Statistik på forfaldne faktura (Fatih) Opfølgning på rykkere (Fatih) Kreditnota (Tariq) Næste agent på omposteringsbilag (Tariq) Ompostering bilag mds. skiftet ( Tariq) Begreber i Opus Økonomi Rapport, kostbære og formål (Fatih) Søg omposteringsbilag frem i RI (Fatih) Søg ZF bilag frem i debitorsysstem (Fatih) Betalingsmåde (Fatih) Afstemnning og oprydning (Fatih) Nyt fra ØS, fremtid (Fatih) Spørgsmål Tak for i dag

4 Fokus og udgangspunkt til dagsorden
Hovedemner der berøre hele organisationen (formålet er at tænke i helheder og fører en dialog omkring løsninger til bilagsbehandling og eventuelt andre økonomi spørgsmål) Dagsordenen er stykket sammen udfra ønsker og emner, vi finder relevante til at optimere og styrke driften

5 Charlotte Koldtoft Immergut Udbuds- og indkøbskonsulent
Udbud & indkøb - Rakat Charlotte Koldtoft Immergut Udbuds- og indkøbskonsulent

6 Udbud & Indkøb Præsentation af Udbud & Indkøb
- Udbuds- og indkøbskonsulent Charlotte Koldtoft Immergut - Controller Lena Rosenqvist Tobiasen - It-kontraktstyrer Heidi Nørgaard Kontakt os på Nyt fra området Ny aftale pr. 1. september, måtter (VIF) Ny aftale pr. 1. juli, Byggevarer (forpligtende SKI aftale)

7 Rakat Nyt fra området Oprydning i kataloger (Rakat)
Opdatering af informationer vedrørende kontrakter Besvarelse jeres spørgsmål Nye brugere Bestilles via IT helpdesk. Rettigheder For rettigheder til køb af it-varekøb og fødevarer skal daglig leder sende mail til: Leder skal gøre opmærksom på, at køb af it er uddelligeret til navngiven medarbejder.

8 Pause

9 Opfølgning på rykkere Hvordan går det med… …betaling til tiden?
…kontering af rykkergebyr?

10 Opfølgning af overforfaldende fakturaer
2016 jan-dec: 3331 2017 jan-dec: 3580 2018 jan-dec: 3871 2019 feb-maj: 1377

11 Opfølgning på rykkere Kontering

12 Kommunens bogføring skal foretages i overenstemmelse med god bogføringsskik jf. Budget- og Regnskabssytemmet 48. omgang af 21. december 2018 side 3-4 (Transaktionstidspunktet/levering foregår el. arbejdet præsteres) Eksempel benyt kostbærer der anvendes til lønbudget, når rykker betales samt korrekt artskonto Gebyrer og forsinket betaling afholdes af administrationsbudgettet, hvilket har været praksis siden 2017 Se jf. Chefforums notat udarbejdet 20. april 2017 SBSYS-sagsnummer P (15/9660)

13 Kreditnotaer Hvis du modtager en fejlbehæftet faktura: Notér i kommentarfeltet, at der afventes en kreditnota. Lad fakturaen ligge ubehandlet i indbakken indtil kreditnotaen er modtaget. Hvis fakturaen og kreditnotaen udligner hinanden, kan de begge efterfølgende afvises til bogholder med beskeden: "Fakturaen udlignes af kreditnotanr. XXXXX" og "Kreditnotaen udligner fakturanr XXXXX". Hvis det kun er en del af fakturaen, der krediteres, skal begge bilag behandles samme dag med samme bilagsdato/forfaldsdato. Kreditnotaen skal altså bogføres ligesom en faktura, så sørger vores udbetalingssystem for at modregne kreditnotaen. Hvis man modtager en kreditnota vedr. en allerede betalt faktura, er det en god idé at kontakte leverandøren og bede dem overføre beløbet til vores hovedkonto med tydelig angivelse af modtagerafdeling (f.eks. "Borgerservice" el. "HV Skole").

14 Ompostering med næste agent

15 Omposteringsbilag over månedsskift
Problem: Oprettelse af bilag i én måned à videresende til kollega à Forsøg på bogføring à FEJL Løsning Give besked til kollega om bilag Oprette bilag i kommende måned Særlige opmærksomhedspunkter: Bilag sidst på måneden Bilag omkring årsskiftet

16 Pause

17 Begreber i Opus Økonomi
Rapport Profitcenter Kostbærer Omkostningsted PSP-element Formål Artskonto Profitcenter: Afspejler et budget og typisk en decentral enhed som anvender til opsamling af regisreringer fra omkonstingsteder og psp-elementer Omkostningsted: Som hovedregel indgår lønudgifter. Tværgående områder såsom løn, kontorhold, inventar, rammereduktioner m.v. budgetteres som hovedregel på omkostningsted. Der kan ikke budgetlægges/bogføres indtægter på et omkostningsted. Indtægter bogføres altid på psp-elemnenter. Omkostningsted består af 10 cifre. Psp-element: Andvendes til indtægter og underopdeling af udgifter, hvor den tværgående artskontoplan ikke er tiltrækkelig Artskontoen: Beskriver hvad det er for en type af udgift, der er tale om. Artskonoplanen er opbygget på 8 cifre og både opfylder krav fra ministeriet og kommunens egne ønsker om en tværgående ens artskontoplan.

18 Søgning af omposteringsbilag i Rollebaseret Indgang
Søge funktioner: Generelle søgekriterier Udvidede søgekriterier Bilagsoversigt Generelle søgekriterier: Klik op i fanen min økonomi Klik på bilag og faktura Klik på bilagsforespørgsel Klik på søg omposteringsbilag Indtaster en periode og din egen brugerID Indtast bilagsnummer hvis du kender den og eller anvend specifik layout søgning op i højre hjørne i feltet åben dialog indstillinger (skruetrækker knappen)

19 Ændring af betalingsmåde

20 Vejledning til søgning af specifik faktura følg nedenstående trin:
Find transaktion FBL3N/FB03 artskonti enkeltpostliste Indtast bilagsnummer Vis bilag: Position og klik på hatten Dobbelt klik på referencenøgle Åben posten og klik på bilagsnummer Vis bilag start: klik enter Vælg bilagsliste og åben faktura som er vedhæftet

21 Formålet med afstemning af statuskonti er at sikre:
Afstemning og oprydning på mellemregninskonti i forbindelse med 1. halvår så der er det mindre senere på året Af hensyn til god økonomistyring og undgå bemærkninger fra revisionen samt misvedligeholdt kontrol til regnskabet, er det ret vigtigt at der bliver jævnligt afstemt Der skal regelmæssig afstemninger mellem registreringer og kasse- og likviditetsbeholdningen, samt på øvrige beholdningskonti. Afstmeningen sikrer, at registreringerne er aktuelle, og at der ikke er transaktioner, som ikke er registreret. Se jf. Budget- og regnskabssytemmet side 3-4 kommunens status og drifstresultat er retvisende posteringer vedrørende kommunens drift er konteret under driften alle posteringer fra fagsystemmet er konteret korrekt Anvend afstemnings skabelon Afstemningsskabelonen skal ligge i SBSYS sag under kladder

22 Spørgsmål? Nu har I chancen for at : Stille flere spørgsmål.
Komme med forslag til kommende emner. Komme med ris og ros til form og indhold af disse erfa-møder.

23 Tak for i dag.

24 Ny virkosmhed og Nemkonto
Virkomshed uanset størrelse, som har en CVR-nummer, også have en nemkonto. Når din virkomshed har fået et CVR-nummer, skal du indberette en nemkonto Nemkonoto i dit pengeinstitut Den ansvarlige myndighed kontakt Digitaliseringstyrelsen hjemmeside jf nedenstående link