”BrunT Papir” - workshop

Definition af WorkshoPpen Formål Få en bedre … Mål Belyse en problemstilling Form Arbejdsmøde Deltagere Medarbejdere med relevant viden

HVORFOR BENYTTE EN WORKSHOP? Hurtigere og bedre Resultater Effektive beslutninger Udnytter gruppearbejdsformen Dialog Alle muligheder åbne Ejerskab Mindre papir

WORKSHOPPENS RAMMER Lederens rolle Deltagerens rolle Bring det bedste frem i gruppen Vær ”indholds-neutral” Sikr, at alle bliver hørt Ejerskab for resultatet Vær kreativ og impulsiv Deltag aktivt Videregiv viden Vær åben Kritiser positivt Hav fokus på resultater Jo bedre det udføres, jo nemmere ser det ud Tro ikke, at det kommer af sig selv Tro ikke, det er nemt Du er med, fordi der er brug for dig og din viden Det er gruppens samlede resultat, der er vigtigt – ikke at du får en masse med hjem

BRUNT PAPIR ER RESULTATET AF DAGENS WORKSHOP ½ 2-4 1 2 ½-1 1 En metode til beskrivelse af processer En simpel og jordnær måde at snakke om tingene på En sjov og motiverende måde at lave ”kedeligt” dokumentationsarbejde på

Den første side vi sender ud med den sidste der laves er en samlet oversigt over arbejdsrutiner og delprocessen i arbejdsprocessen. Og i dette tilfælde består arbejdsprocessen af de fire delprocesser aftale, kontering, opgørelse og aflevering. (GG)   Tiden er svær at angive, da det er meget afhængig af kunden og regnskabets omfang. Den mest tidskrævende aktivitet er opgørelsen, men der kan muligvis spares en hel del tid ved at sikre sig, at materialer og oplysninger er til stede på de rigtige tidspunkter. (GG) Der er klar arbejdsdeling mellem regnskabsassistenterne (RE) og konsulenterne (KO). (GG) - Der heller ikke noget der er rigtigt - medarbejdernes ønsker og kompetencer kan være forskellige. Til stede var der tre assistenter og tre konsulenter. Nogle af assistenterne udtrykte ønsker om at følge resultatet helt til dørs, det er ikke nok blot at blive informeret. Nogen konsulenter syntes det var nemmeste stor set selv at stå for afslutningen. Her kan forskellige interesser støde sammen.  Men som leder tror jeg der skal være meget fokus på denne problemstilling For at sikre ”processundheden” er det vigtigt, at informationerne er til stede på rette tid og sted. Det kan diskuteres, om det er den enkelte assistent, den enkelte gruppe eller evt. en fælles sekretær (SE), der har overblikket over og ansvaret for at indsamle oplysninger, så det næste led i processen – indtastningen – kan finde sted kontinuert.

Næste delproces er konteringen. Fire indgangsveje Kassebog, bedriftsløsning, farmsekretær og egen bogføring inden afstemning i Ø90. Og det var noget af en overraskelse for deltagerne at de faktisk have 4 måder at starte på. Stikord: Kassebog kontra bedriftsløsning. Kundebehov. Specialisering af medarbejderne i de forskellige indgangsveje. Modtagelse og registrering af bilag, samt konteringen er gennemført. Stikord: Kundeliste: assistent-, gruppe-, konsulentniveau. Opfølgning, herunder hvordan sikrer I, at der opkræves 20% mere ved modtagelse af bilag efter den 20. i hver måned, samt kundeservicen i forbindelse hermed. Opmærksomhed på om data skal bruges i andre rådgivningstilbud på andre fagkontorer Stikord: Detaljeringen og specifikationen af konteringen. Afslutningstidspunkt for indtastning. Beskrivelse af den automatiske dataoverførsel til Ø90. Der mangler beskrivelse af den automatiske dataoverførelse fra Ø90 til bedriftsløsning til brug for farmsekretær og egen bogføringen herunder udsendelse af diskette eller e-mail med vedlagt fil til landmand. Der mangler beskrivelse af, hvorledes registrerede data i bedriftsløsning hos kunden overføres til Ø90. Dette gælder både for indgange Farmsekretær og Egen bogføring.

HVAD ER EN PROCES? OVERORDNET BESKRIVELSE Triggere: De hændelser, som sætter processen i gang Resultat: Output fra processen – det, som kunden/ brugeren får Proces Delproces Delproces Processens overordnede succeskriterier De væsentlige succeskriterier for processundheden Alle informationer er til stede, hurtigt bud på forventet udfald… De væsentlige succeskriterier for procesresultatet Kvaliteten, ingen klager, rettidig…

BRUNT PAPIR – BESKRIVELSE AF AKTIVITETER Aktiviteter i processen beskrives på ”post-it notes” og kommenteres af alle deltagerne på workshoppen Beskriv aktiviteterne i en hel sætning med udsagnsord og navneord ”Post-it notes” hænges på et stort stykke (brunt) papir Kort beskrivelse af aktiviteten kan suppleres med en beskrivelsespost-it Skriv jobtitlen på den medarbejder, som har den nødvendige kompetence Kun én aktivitet pr. post-it

BRUNT PAPIR – ANALYSE AF RESULTATET Hvilke aktiviteter i processen er specielt tidskrævende omkostningstunge Hvor i processen er der mulighed for forbedringer Omkostningstung Hvorfor? Tidskrævende Hvorfor? Spild af penge eller andre ressourcer Emne Hvorfor? Aktiviteter med (uforholdsmæssigt) stort tidsforbrug Vigtigt emne. Mulighed for forbedring