 Pries-Heje Slide nr.: 1Introduktion til projekter & projektledelse Introduktion til projekter og projektledelse 450 timer Hovedplan Detailplan

 Pries-Heje Slide nr.: 2Introduktion til projekter & projektledelse Lene Pries-Heje IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 DK-2300 København S, DANMARK 12 years as IT project manager, ERP senior consultant, and consultant manager IT project management Competence development for ERP consultants and project managers ERP implementations Professional training Typical assignments Developing information systems for service and maintenance, help-desk and technical support ERP implementations in production and service organizations Employed at CBS and ITU since 2002 Teaching Database Management, systems development, ERP implementation and IT Project Management

 Pries-Heje Slide nr.: 3Introduktion til projekter & projektledelse Efter denne lektion skal du: Vide hvad et projekt er og hvad det ikke er Kende de typiske faser i et projekt Kende vidensområderne i et projekt Kunne identificere interessenterne i et projekt Have kendskab til typiske problemer i et projekt Kunne forklare vigtigheden af og sammenhængen mellem kalendertid, resurser, indhold og kvalitet i et projekt Kende forskellige måder at organisere projektarbejde i en organisation

 Pries-Heje Slide nr.: 4Introduktion til projekter & projektledelse Hvad er et projekt ? Ikke-rutinemæssig arbejdsopgave På tværs af eksisterende organisation For at nå specifikke mål eller lave et produkt Med ukendte faktorer og risici Resurser og omkostninger er begrænsede Opgaven er stor og/eller kompleks Vil give nye erfaringer og nye resultater Opgaven skal afsluttes inden for en tidshorisont (en dato) PROJEKTER HOLDER OP !

 Pries-Heje Slide nr.: 5Introduktion til projekter & projektledelse Hvad er IKKE et projekt? Vedligeholdelse af en park Bestyrelse af et kvalitetssikringssystem Samlebåndsarbejde Arbejdet ved kassen i et supermarked Receptionsarbejde i et firma Svare på kundehenvendelser i en salgsafdeling Det er drift

 Pries-Heje Slide nr.: 6Introduktion til projekter & projektledelse Værktøj til at afgøre om noget er et projekt Kousholt (2008: 24) Jo højere op på de otte kriterier, i jo højere grad er der tale om et projekt

 Pries-Heje Slide nr.: 7Introduktion til projekter & projektledelse Projekter er mange forskellige ting Kousholt (2008: 26)

 Pries-Heje Slide nr.: 8Introduktion til projekter & projektledelse Resurser Kalender- tid Indhold / “Scope” ”Stål”-trekanten

 Pries-Heje Slide nr.: 9Introduktion til projekter & projektledelse Øvelse 1: Hvad vil du svare? For nyligt er direktøren i det firma hvor du er projektleder blevet erstattet af en ny direktør. Ad omveje har du hørt at den nye direktør er meget begejstret for dit projekt, og nu har du fået syn for sagen. I en epost du har modtaget i dag, roser hun dit projekt, og beder om, at du laver en ny projektplan, så projektet kan blive færdigt meget hurtigere. Hun skriver også at du kan trække på alle de ressourcer du har behov for, men at det samtidig er vigtigt at den nye højglans-facilitet kommer med i første omgang. Hvad vil du svare direktøren?

 Pries-Heje Slide nr.: 10Introduktion til projekter & projektledelse Øvelse 2: Hvad gør du? Du er projektleder for 6 personer Sidste mandag blev du og alle andre informeret om, at direktionen har besluttet at implementere et standardsystem til salg og marketing. På grund af mangel på eksterne konsulenter er man nødt til at bruge interne ressourcer. Du er blevet bedt om at afgive to nøglepersoner fra dit projekt. Hvad er din reaktion?

 Pries-Heje Slide nr.: 11Introduktion til projekter & projektledelse Kousholt´s variant af trekanten Kousholt (2008: 20)

 Pries-Heje Slide nr.: 12Introduktion til projekter & projektledelse Projekter kan også ses som en organisationsændrings-maskine Kousholt (2008: 23)

 Pries-Heje Slide nr.: 13Introduktion til projekter & projektledelse Ni vidensområder (= PMIs styringsområder) 1.Project Scope Management 2.Project Quality Management 3.Project Human Resource Management 4.Project Time Management 5.Project Cost Management 6. Project Communication Management 7. Project Risk Management 8. Project Procurement Management 9.Project Integration Management

 Pries-Heje Slide nr.: 14Introduktion til projekter & projektledelse Faser Kousholt (2008: 41)

 Pries-Heje Slide nr.: 15Introduktion til projekter & projektledelse Hvad er en interessent ? En interessent er en person eller gruppe der har en interesse i projektet. Det kan være fordi vedkommende er interesseret i at bidrage til projektets gennemførelse, eller er interesseret i eller vil blive berørt af projektets resultat

 Pries-Heje Slide nr.: 16Introduktion til projekter & projektledelse Hvem er interessenter? Projektejer / sponsor / opdragsgiver Anvendere og brugere af resultater / produktet / systemet Medarbejdere i projektet Leverandører - af resurser, viden, kunnen Ansvarlige for at godkende proces og produkt, f.eks. QA eller myndigheder Andre der bidrager eller påvirkes

 Pries-Heje Slide nr.: 17Introduktion til projekter & projektledelse Den basale interessentmodel

 Pries-Heje Slide nr.: 18Introduktion til projekter & projektledelse Interessenter stiller krav... Formelle krav Underforståede krav Forventninger f.eks. om fordele Reelle behov - Hvad vil gøre dig tilfreds? Belønninger - “Den der påtager sig usikkerhed har krav på en forsikringspræmie” Citat fra Andreas Munk-Madsen (1996). Strategisk projektledelse. MARKO.

 Pries-Heje Slide nr.: 19Introduktion til projekter & projektledelse Interessenter kan bidrage Mulige bidrag: Målsætninger Beslutninger Arbejde Viden og gode råd Kunnen Holdningspåvirkning og -bearbejdning

 Pries-Heje Slide nr.: 20Introduktion til projekter & projektledelse Interessentanalyse Efter Mikkelsen & Riis: Grundbog i projektledelse - Se Appendix A3 Interesse i projekt Mulige bidrag til projekt Oplevet belønning ved deltagelse Magtbase (mulighed for at påvirke) Indstilling til projektet Motiver bag indstilling Syn på andre interessenter Konfliktadfærd Forventet aktivitetsniveau

 Pries-Heje Slide nr.: 21Introduktion til projekter & projektledelse I nteressenter i dit projekt I Lav en brainstorm om interessenter i dit projekt. Sortér de fundne interessenter efter to dimensioner: Interessentens medvirken i selve projektet (internt), fra ikke nødvendig til helt nødvendig Interessentens indflydelse på projektet (udefra), gående fra lille indflydelse til stor indflydelse. Kilde: O.S.Andersen, N. Ahrengot & J.R.Olsson (1999). Aktiv projektledelse. Børsen

 Pries-Heje Slide nr.: 22Introduktion til projekter & projektledelse Interessenter i dit projekt II MEDVIRKEN i selve projektet (internt) nødvendig MEDVIR- KEN ikke nød- vendig Stor INDFLYDELSE (udefra) Lille INDFLYDELSE Resurse- personer Gidsel Andre interessenter Grå eminence

 Pries-Heje Slide nr.: 23Introduktion til projekter & projektledelse Gode råd om interessenter Lav en liste over alle interessenter Lav en interessentanalyse Prøv at leve dig ind i interessentens verden; –Hvad forventer de hver især? –Hvad vil være den vigtigste årsag til tilfredshed når projektet er slut? MEN lad være med at tro du kan fantasere dig til det hele !

 Pries-Heje Slide nr.: 24Introduktion til projekter & projektledelse Interessentanalyse I Efter Mikkelsen & Riis: Grundbog i projektledelse - Se Appendix A3 Interesse i projekt Mulige bidrag til projekt Oplevet belønning ved deltagelse Magtbase (mulighed for at påvirke) Indstilling til projektet Motiver bag indstilling Syn på andre interessenter Konfliktadfærd Forventet aktivitetsniveau

 Pries-Heje Slide nr.: 25Introduktion til projekter & projektledelse Interessentanalyse II Inspireret af Andreas Munk-Madsen (1996). Strategisk projektledelse. MARKO.

 Pries-Heje Slide nr.: 26Introduktion til projekter & projektledelse Interessentanalyse III

 Pries-Heje Slide nr.: 27Introduktion til projekter & projektledelse Konflikt eller harmoni ? Pas på: Interessentanalyse er blevet kritiseret for, at se på verden i konfliktperspektiv, hvor man overfokuserer på magt: “ … en leder af et udviklingsprojekt skal ikke overdrive interessentanalysen. Konfliktsynet tilsiger en politiserende adfærd. For meget af den slags adfærd ødelægger produktiviteten i en udviklingsorganisation.” Citat fra Andreas Munk-Madsen (1996). Strategisk projektledelse. MARKO.

 Pries-Heje Slide nr.: 28Introduktion til projekter & projektledelse Øvelse Tag et projekt du kender godt, f.eks. fordi du arbejder i projektet Identificer 6-8 interessenter Prøv at placere dem i matricen Lav en simpel interessentanalyse: –Hvad forventer de hver især? –Hvad vil være den vigtigste årsag til tilfredshed når projektet er slut? Grupper ….. Tid: ______

 Pries-Heje Slide nr.: 29Introduktion til projekter & projektledelse Så mangler vi blot at se på projektorganisation, dvs. projektlederen i nogle forskellige organisations- strukturer

 Pries-Heje Slide nr.: 30Introduktion til projekter & projektledelse Ren projekt-organisation Kousholt (2008: 56)

 Pries-Heje Slide nr.: 31Introduktion til projekter & projektledelse Funktionel organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Project Coordination Staff engaged in project activities

 Pries-Heje Slide nr.: 32Introduktion til projekter & projektledelse Matrix Kousholt (2008: 57)

 Pries-Heje Slide nr.: 33Introduktion til projekter & projektledelse Svag matrix-organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Project Coordination Staff engaged in project activities

 Pries-Heje Slide nr.: 34Introduktion til projekter & projektledelse Balanceret matrix- organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Project Manager Staff Project Coordination Staff engaged in project activities

 Pries-Heje Slide nr.: 35Introduktion til projekter & projektledelse Stærk matrix- organisation Chief Executive Functional Manager Functional Manager Functional Manager Staff Project Coordination Staff engaged in project activities Manager of project Managers Project Manager

 Pries-Heje Slide nr.: 36Introduktion til projekter & projektledelse Organisations-strukturens indflydelse på dit projekt Organisations- struktur Projekt- Karakteristika FunktionelSvag matrix Balanceret matrix Stærk matrix Ren projekt PLs autoritetLille eller ingen BegrænsetLav til moderat Moderat til høj Næsten fuldkommen % af medar- bejdere fuldtid på projekter Ingen0-25 %15-60 %50-95 % % PLs rolleDeltid Fuldtid Almindelig titel for projektleder Projekt koordinator / PL PL / projekt kontor PL / Program- chef PL / Program- chef Projektadmin. ansatte Deltid Fuldtid

 Pries-Heje Slide nr.: 37Introduktion til projekter & projektledelse Øvelse Tag listen ”Sådan ødelægger man et IT- projekt” (Kousholt 2008: 39-40) Formuler hvert punkt om til en sætning startende med. Det er et problem at … Prøv at løfte problemformuleringen op til at handle om generel projektledelse Grupper ….. Tid: ______