Organisering & Opgaver v/Kirsten Kåg Mortensen, projektleder

Præsentationer af emnet: "Organisering & Opgaver v/Kirsten Kåg Mortensen, projektleder"— Præsentationens transcript:

1 Organisering & Opgaver v/Kirsten Kåg Mortensen, projektleder
Aula i Aarhus Kommune Organisering & Opgaver v/Kirsten Kåg Mortensen, projektleder

2 Aula indhold De formelle rammer for projektet Omfang
Projektorganisation Projekt værktøjerne De værktøjer vi bruger for at håndtere Den praktiske/tekniske implementering Forandringsprocessen Kommunikation og budskaber lige nu Hvad er det vi kommunikerer lige nu til skoler og dagtilbud? Aula

3 De formelle rammer for projektet
Omfang Projektorganisation

4 Aula i aarhus Kommune Skoler og SFO Enheder
Medarbejdere og ledere – 6.000 Elever – Forældre – Dagtilbud Medarbejdere og ledere – 5600 Forældre – Børn – (ikke brugere af Aula) UngiAarhus (klubber mv) Medarbejdere og ledelse – 700 Børn – 6000 Forældre – både overlap og nye (fra fx privatskoler) - ? Enheder 48 skoler – 2 specialskoler 25 selvejende institutioner 370 dagtilbudsafdelinger Klub-området Ca brugere i AAK

5 WiFi i dagtilbud og Ung i Aarhus
Digitale børn og Unge UNI-login I Aarhus er Aula Projektet en del af programmet Digitale Børn & Unge. Programmet Digitale Børn & Unge skal realisere Børn & Unges Digitaliseringsstrategi, herunder Brugerportalsinitiativet. Programmet ledes af en programledelse, som fungerer som styregruppe for Aula Projektet. G-Suite Aula Nyt vikarsystem Sikkerhed Office365 WiFi i dagtilbud og Ung i Aarhus Nye lærer pc´er Læringsplatform

6 Projektorganisation Børn & Unge Øverste ledelse Børn & Unge
Programstyre-gruppe Programledelse Projektgruppe Support Oprydning SkoleIntra Børneintra Undervisning & Træning Konfiguration, integration, widgets Ny hjemmeside Kommunikation & Forandring Børn & Unge Øverste ledelse Børn & Unge Digitalisering Kommunikation Pædagogisk Afdeling PPR Sundhed & Trivsel Områdechef Børn & Unge Digitalisering Kommunikation Pædagogisk Afdeling UngiAarhus

7 Følgegruppe og sparringsfora - for digitale børn og unge
Følgegruppen: Skoleledelser Pædagogisk ledelse FU-ledelse Dagtilbudsledelse Medarbejder-rep Faglige organisationer (Århus Lærerforening og BUPL) Sparringsfora: Sparringsforum Skole Sparringsforum FU Sparringsforum Dagtilbud Sparringsforum Forældre Bidrage med lokal forankring/formidling af DBU-programmets initiativer Bidrage med forankring/formidling af initiativerne blandt peers i egne fora Bidrage med forslag og kvalificering af inddragende processer

8 Projekt værktøjerne Den praktiske/tekniske implementering Forandringsprocessen

9 Afgørende at få afstemt succeskriterier med styregruppen
fælles forventninger til implementeringen og drift af Aula Succeskriterium: Hvad er målet? Afgørende at få afstemt succeskriterier med styregruppen Evalueringsmetode: Hvor kan vi evaluere det? Evalueringshyppighed: Hvor ofte evaluerer vi? Forebyggende eller afbødende handling: Hvad gør vi, hvis der er udfordringer ift. at nå i mål?

10 Fokus på implementeringsprocessen – i første omgang
Fokus på blandt andet: Overgang fra eksisterende systemer Undervisning i Aula Kommunikation omkring Aula Support setup Hjemmeside i Aula Sammenhænge og integrationer til eksisterende systemer Fokus på hvordan Aula understøtter fx: Skolehjemsamarbejde Barnets læring, udvikling og trivsel 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Implementering Drift

11 Interessenter Der er mange forskellige grupper, som vi skal huske. Med interessentanalyse kan vi struktureret arbejde med at målrette budskaber og huske særlige forhold i forhold til en bestemt gruppe. HVAD betyder de for projektet? Gidsel Ressource-personer Grå eminence Eksterne interessenter Medvirken Indflydelse HVEM er de? Husk eksempel Målrettede budskaber og aktiviteter

12 Antal risici i projektet​
risikoanalyse Risikoanalysen er god til at løbende at vurdere på den generelle status i projektet, og hvor der konkret er behov for en indsats. Risici omfatter både tekniske, organisatoriske og forandringsmæssige risici. Godt værktøj til struktureret kommunikation med styregruppen om risici. Vurdering Til styregruppen Brainstorm Risikoværdi​ Antal risici i projektet​ 1 - 8​ 16​ 9 -19​ 8​ 20 – 25​ 0​ Konsekvens Sandsynlighed og indflydelse (værdi 1-5) Forebyggende og afbødende handling

13 Kommunikation og forandring
Vores udgangspunkt: Kernefortælling Interessentanalyse – målrettede budskaber og aktiviteter Vi forandrer via de lokale ledelser. Se Aula i sammenhæng med de øvrige projekter og forandringer, der er i gang. Handlinger: Vi lytter og opfanger løbende behov og tilpasser aktiviteter. Vores interessent- og risikoanalyse bruger vi til løbende at vurdere situationen og bevare overblikket. Kommunikationspakker – vi understøtter ledelsen med kommunikation og værktøjer. Områdecheferne er afgørende at have med i loop. Vi bruger eksisterende fora til at tage relevante drøftelser om Aula.

14 Politisk proces Magistratsbeslutning ift tilslutning - byrådet ikke involveret - B&U udvalget orienteret. Dec Vi har netop fået ny rådmand. Han vil blive orienteret om Aula i slutningen af februar 2018.

15 Hvad er det vi kommunikerer lige nu til skoler, dagtilbud og UngiAarhus?

16 Aula skal erstatte Skole- og BørneIntra

17 Hvad er aula AULA skal styrke samarbejdet om børn og unges læring, trivsel og udvikling – mellem forældre, medarbejdere, ledere, børn og unge Sammenhæng En fælles kommunikationsplatform på 0-18 års området Overblik Én indgang og en mere enkel løsning skaber overblik Vi beskytter barnets data Sikker kommunikation og ansvarlig opbevaring af data

18 Hvad er hovedopgaverne med aula?
Nedlukning af Skole-/BørneIntra – opstart af Aula Support setup Undervisning og træning Ny hjemmeside

19 Oprydning i skoleintra
Flytningen af indhold vil ske så automatisk som muligt. Enhver medarbejder, der kan have oprettet indhold i Intra, skal forholde sig til, hvad der skal ske med dette indhold. Opgaven vil blive konkretiseret i god tid i form af retningslinjer, guides samt tips & tricks. Det besluttes lokalt, hvordan opgaven organiseres. Arbejdsgruppe går intensivt i gang i januar 2018. Arbejdsgruppen består af deltagere fra projektgruppen og deltagere fra følgegruppen (administrative og pædagogiske lederne, i første omgang fra skolerne). ?

20 Support setup Medarbejderne Elever og forældre HJÆLP TIL SELVHJÆLP
AULA SUPPORT Elever og forældre NETCOMPANY SUPPORT SUPERBRUGERNE HJÆLP TIL SELVHJÆLP

21 REKRUTTERING AF SUPERBRUGERE:
UNDERVISNING AF SUPERBRUGERE:  SKOLE DAGTILBUD UNGIAARHUS 1. Kvartal 2018 3. Kvartal 2018 Ultimo 2019 DAGTILBUD SKOLE UNGIAARHUS Ca. nov-dec 2018 Ca. 1. kvartal 2020

22 Forældre og elever Til forældre og elever vil vi udarbejde kommunikationspakker, som skolerne kan bruge og tilpasse efter behov. Konkrete aktiviteter vil blive iværksat efter behov – planlægning vil afvente, at vi har set systemet og kan vurdere brugervenligheden og dermed behovet.

23 FRA SKOLER OG UNGIAARHUS TIL EN MODEL FOR DAGTILBUD
model for undervisning E-LEARNINGMODUL Alle medarbejdere OPFØLGENDE MODUL Skoler FØRSTE MODUL Alle pædagogiske medarbejdere OPFØLGENDE MODUL UngiAarhus BRUGE ERFARINGER FRA SKOLER OG UNGIAARHUS TIL EN MODEL FOR DAGTILBUD ENDNU IKKE RAMMESAT ENDNU IKKE RAMMESAT Dagtilbud

24 flytning af hjemmeside
I DAG: Afdelingernes hjemmesider ligger i Skole- og Børneintra FREMTIDSPERSPEKTIV: Hjemmesider i Aula med sammenhæng til aarhus.dk

25