ANALYSE OG OPTIMERING AF DE GRUNDLÆGGENDE HR-PROCESSER VELKOMMEN

Program for Kick-off Kl Kaffe/ the Kl Velkomst og introduktion til projektet ”Grundlæggende HR- processer” v/HR-chef Henrik H. Søndergaard. Kl Præsentation af projektet. v/projektleder Malene Nielsen. Kl Innovativ praksis – hvorfor og hvordan. v/ professor Lene Tanggaard. Præsentation af arbejdsgrupperne. Kl Afrunding. v/HR-chef Henrik H. Søndergaard

Baggrund for projektet HR-processerne på AAU har været i søgelyset de seneste 5 år (mindst) LEAN MINI-LEAN GAP (God administrativ praksis), herunder med input fra hele universitetet Opstrammer-møder Den gode ansættelsesproces og andre kurser Intern opgaveglidning, FIFU-princip Pilot-projekter og forsøg med faste kontaktpersoner Situationsanalyse i 2015, herunder analyse af HR på alle niveauer Foranalyse af de grundlæggende HR-processer i 2015 AAU strategi og den underliggende administrative strategi inkl. principper

Også en del af baggrunden: En ulmende it-platform AAU’s HR-system Scanpas lever på lånt tid -Videreudvikles ikke fra leverandøren -Kort opsigelsesfrist Scanpas er forældet og har en række begrænsninger, bla ifht decentral udnyttelse AAU indgår sammen med en række øvrige universiteter i Moderniseringsstyrelsens etablering af et nyt fælles statsligt HR-system, der kan forventes implementeret i Løsningen vil indeholde et modul til registrering af fravær (sygdom og ferie).  Inden vi vælger nyt HR-system, skal vi have optimeret vores processer, så vi ved hvad systemet skal understøtte

Hvad er der indtil videre kommet ud af vores anstrengelser – hvad er status? Bred erkendelse af, at der er store udfordringer, og at de skal løses i samarbejde mellem niveauerne Der er sket forbedringer, fortrinsvis indenfor den enkelte søjle Der er fortsat en høj legal kvalitet i HR-arbejdet Det vi gør, er rigtigt. Men vi kan få mere ud af anstrengelserne og de gode kompetencer, der findes på alle niveauer. Og forventningerne stiger.

Hvad er de store udfordringer i de grundlæggende HR- processer? Hovedudfordringer Lange sagsgange i HR’s kerneydelse: VIP-rekruttering og ansættelse Væsentligt tilbageløb (fejl identificeres først hos det sidste autoritative led) Uklare procedurer og retningslinjer (forretningsgange er unikke for det enkelte sted) Drift fylder alt og alle (der skelnes kun lidt mellem standardsager og særlige sager) Konsekvenser Spild (eksisterende ressourcer udnyttes ikke pga dobbeltarbejde o.l.) Begrænset forandringskraft (alle er involveret i den alm. drift) Begrænset manøvredygtighed (driften prioriterer sig selv) Begrænset evne til at levere kompetent og hurtig rådgivning, når den efterspørges i dagligdagen Begrænset evne til at levere specialistviden, fælles paradigmer, strategiske oplæg og ledelsesinformation

Et konkret eksempel Ansættelsesindstillingers ankomst til HR-afdelingen i perioden (VIP)

Målet med projektet Inden årets udgang har vi implementeret nye sagsgange, der: Reducerer spild og forbedrer udnyttelsen af de eksisterende ressourcer Standardiserer en stor del af den almindelige drift, så ressourcer kan frigøres til: - fortløbende procesoptimering – dvs. øget forandringskraft - ekstraordinære og haste- driftsopgaver – dvs. øget manøvredygtighed  Forbedrer evnen til at levere HR-specialistviden, fælles paradigmer, strategiske oplæg og ledelsesinformation  Forbedrer evnen til at levere kompetent og hurtig HR-rådgivning, når den efterspørges i dagligdagen

PROJEKT OPTIMERING AF GRUNDLÆGGENDE HR-PROCESSER INTRODUKTION

Projektets fokus 3 organisatoriske niveauer: fælles, fakultet og institut/afdeling 7 HR-administrative hovedområder Ansættelse og fratrædelse af VIP og TAP Ansættelse og fratrædelse af DVIP og DTAP Socialt kapitel og seniorordninger Lønforhandlinger og Anmeldelse af TR Påtaler, Advarsler og Uansøgt afsked Sygefravær og Barsel Ferie og Jubilæer Beskrivende analyse og forslag til fremadrettet optimeret arbejdsgang. Roller og ansvar Snitflader mellem opgavedele og enheder – ikke mellem medarbejdere Fokus på HVAD der optimalt udføres HVOR. Der, hvor opgaveløsningen tilfører størst værdi for organisationen Umiddelbar implementering af quickwins

Organisering

Projektets styregruppe HR-chef Henrik H. Søndergaard (formand) Dekan Rasmus Antoft Institutleder Mikael Vetner Fakultetsdirektør Christina Breddam Campuschef Martin Vive Ivø Økonomidirektør Morten Winterberg Administrationschef Ole S. Kjær.

Projektets kommissorium Projektet er en analyse af alle væsentlige grundlæggende HR-processer på Aalborg Universitet. Under ledelse af projektets styregruppe, skal udpegede arbejdsgrupper via en koordinerende projektleder analysere og optimere processerne og anbefale en fremadrettet optimeret proces for den enkelte arbejdsgang. Analysen skal forholde sig til alle 3 organisatoriske niveauer, fælles, fakultet og institut/afdeling, og definere rolle, opgaveomfang og ansvar for hvert enkelt niveau. Projektets outcome skal være et konkret og begrundet forslag til en fremadrettet og optimeret proces for hver enkelt af de væsentlige processer, der ligeledes efterlever den administrative strategis 5 principper. Quickwins implementeres umiddelbart og løbende igennem projektet.

Projektplan

Arbejdsgruppernes sammensætning. Tovholdere er markeret med ”rød” Ansættelse og fratrædelse af VIP og TAP Søren Vaagholt Nielsen, HR Fælles Service Lotte Ulstrup Frost, HR Fælles Service Kristian Abildgaard, Økonomiafdelingen Gurli Brogaard, HUM/SAMF Charlotte Holmberg, TEKNAT/SUND Janne Sverd, Juridisk Institut Lone Augusta Sørensen, Institut for Mekanik og Produktion Ansættelse og fratrædelse af DVIP og DTAP Susanne B. Hansen, HR Fælles Service Mette S. Fallingborg, HR Fælles Service Kristian Abildgaard, Økonomiafdelingen Lisbeth Palmelund, TEKNAT/SUND Susanne Aarup, Institut for Kultur og Globale Studier Lene Colding Bundgaard, Institut for læring og filosofi Arbejdsgruppe for socialt kapitel og seniorordninger. Anya H. Jensen, HR Fælles Service Line Nørbak, HR Fælles Service Hanne Irskov, HUM/SAMF Lene Grundahl, Institut for Arkitektur og Medieteknologi Helle Kramer, Institut for Økonomi og Ledelse Arbejdsgruppe for lønforhandling og anmeldelse af TR. Susanne B. Hansen, HR Fælles Service Kristian Abildgaard, Økonomiafdelingen Lone Lund Ørnsholt, TEKNAT/SUND Marianne Morell, Institut for Sociologi og Socialt Arbejde Peter Nørkjær, AAU It Services Anmeldelse af TR: Susanne B. Hansen og Charlotte Christensen, HR Fælles Service

Arbejdsgruppernes sammensætning. Tovholdere er markeret med ”rød” Arbejdsgruppe for påtaler, advarsler og uansøgt afsked. Camilla Skjødt Jakobsen, HR Fælles Service Charlotte Holmberg, TEKNAT/SUND Lone Stoustrup, Institut for Læring og Filosofi Aase Andersen, Institut for Kommunikation Arbejdsgruppe for sygefravær og barsel. Charlotte Spliid, HR Fælles Service Helle Manøe, HR Fælles Service Malene Steen, HUM/SAMF Aase Andersen, Institut for Kommunikation Karina Stendahl Jensen, Institut for Medicin og Sundhedsteknologi Arbejdsgruppe for ferie og jubilæer. Morten Sand Henriksen, HR Fælles Service Kristina Enggaard, HR Fælles Service Kristian Abildgaard, Økonomiafdelingen Dini Boer, TEKNAT/SUND Helle Westmark, Institut for Datalogi Projektleder. Gennemgående medarbejder og koordinator i alle møder. Administrativ medarbejder Malene Nielsen, HR Fælles Service

Site med information om projekt

Afrunding: Samarbejdet om analyse og optimering Enestående chance for alle os, der arbejder med HR på AAU Alle niveauer er inddraget Processen er åben - intet er besluttet på forhånd Læg kasketterne - tænk frit og find de processer, der er bedst for AAU samlet set Vi skal ikke lade os begrænse af de nuværende it-systemer Nye måder at arbejde på betyder også kompetenceudvikling Bred opbakning og store forventninger til arbejdet fra både medarbejdere og ledere Begyndelsen på et større fagligt HR-fællesskab på AAU

Tak for jeres interesse - God fornøjelse