ProFile Borgersag Gribskov Kommune Kommune

Formål med i dag At få taget hånd om de mere definitoriske opgaver som skal opsættes i systemet, herunder Træstruktur/Journalplan og tilhørende arbejdsprofiler Journalstikord Vi bliver ikke færdige i dag med denne opgave – måske først på den sidste dag

Dagsorden Opsamling fra i går – er der nogen spørgsmål – så tager vi dem først Træstruktur og arbejdsprofiler Metoder – hvordan bruges det i systemet og hvordan sættes det op Eksempler fra Odense og Ikast-Brande Gruppearbejde – vi starter med at definere træstrukturen i Gribskov Kommune Opsamling i plenum Journalstikord Metoder Eksempler fra Odense og Ikast-Brande Gruppearbejde – vi starter med at definere træstrukturen i Gribskov Kommune Opsamling i plenum

Opsamling fra i går - overordnet God dag – mange gode drøftelser, men sikkert også mange nye spørgsmål, der har rejst sig Jeg har ikke noteret mig så mange ”funktionelle forskelligheder” – men mere strukturelle forståelseselementer Enkeltsager versus løbende sager Arkivering af sager Journalark versus ikke Ditto journalnotater til alt det som ikke er henførbart til offentlighedslovens § 6 Bare for at starte ”sikkert op” – så tager vi en kort repetition ifht det i så i går.

Opsamling fra i går – strategi(overvejelser) Vi bør sigte efter, at etablere en (træ)struktur som er så simpel som mulig – så kan vi altid udbygge strukturen i takt med at vi bliver klogere på system/får erfaringer Hvis vi bliver for detaljeret – stiller vi indirekte også flere krav til brugerne skal kunne navigere og forstå den struktur vi definerer Er det ikke bedre at brugerne synes - det er let at oprette én sag og registrere dokumenter – end de synes der skal oprettes for mange sager (hypotesen/forventninger er så omvendt, at kravet til yderligere sagsstrukturer så kommer fra brugerne/via driften…) Udfordring på sagsafslutning – måske/måske ikke – bemærk kan efter sagsafslutning genåbne en sag – og der kan også argumenteres for, at hvis der kun er en sag – så er det lettere at få den afsluttet Simpel struktur indebærer (som udgangspunkt) 2 niveauer i træstrukturen (sagsområde – sagstype) Vi bør dog evt. supplere træstrukturen op med ”dokumentstikord” via arbejdsprofiler Vi skal måske også overveje at starte op uden ”Journalark og Journalnotater” – så skal vi have fundet en metode til at håndtere §6-notater (Notatpligten)

Opsamlinger fra i går Eksempel på simple strukturer? B ø rn og Unge Voksne Æ ldre B ø rn – Unge Ergo/Fys Familiepleje Handicap PPR P æ dagogisk friplads St ø ttep æ dagog Sundhedstjeneste Sygeb ø rn Tale/H ø re Boligst ø tte Pension Dagpenge Sygedagpenge Kontanthj æ lp Enkeltydelser … Tr æ ning Hj æ lpemidler Sygepleje Plejebolig Hjemmepleje St ø tte i hjemmet Dagtilbud … Sagsomr å de Sagstype

Opsamling fra i går Struktur-elementer som vi også… Lægemapper/Lægeoplysninger Klagesager Præcedenssager

Træstruktur og arbejdsprofiler Metoder – hvordan bruges det i systemet og hvordan sættes det op Eksempler fra Odense og Ikast-Brande Gruppearbejde – vi starter med at definere træstrukturen i Gribskov Kommune Opsamling i plenum

Træstruktur Sagsstamkortets udseende Afgrænset opslag mod træstrukturen 1. Niveau af træstruktur 2. Niveau af træstruktur 3. Niveau af træstruktur defineres evt. inde på sagen via overskrift/sagsart

ProFile Borgersag sagstype Indeholder Definition af træstruktur: Sagsområde Sagstype Sagsart Sagstyper indeholder endvidere mulighed for at definere: Alternative sagsbehandlere Journalstikord Journalfraser Vi hopper til databasen

Sagsområde 3Sagsområde 4 Sagsområde 2Sagsområde 1 ???? Arbejdsprofiler

Sagsområde 3Sagsområde 4 Sagsområde 2Sagsområde 1 Arbejdsprofiler: Funktions- og eller organisatorisk afhængige Arbejdsprofiler

Arbejdsprofiler defineres generelt Tildeles efterfølgende brugere Ifht arbejdsprofiler skal vi overveje Brevskabeloner Dokumentstikord

Eksempler på træstruktur og profiler og gruppearbejde Vi går ganske kort Odense og Ikast-Brande igennem (se regneark) Vi skal blive enige om, hvorledes vi organiserer gruppearbejdet mest hensigtsmæssigt Herefter skal I ud i grupper og definere jeres egen (Husk nu – pas på I ikke suboptimerer, men tænk bredt, I dækker hele Gribskov Kommune

Journalstikord Metoder – hvordan bruges det i systemet og hvordan sættes det op Eksempler fra Odense og Ikast-Brande Gruppearbejde – vi starter med at definere træstrukturen i Gribskov Kommune Opsamling i plenum

Journalstikord Vi skal have defineret journalstikord… Vi starter med at se hvor der er gemt/indlejret i ProFile, dvs. ProFile Borgersag Sagstyper Vi skal se på konkret anvendelse af Oprettelse af journalnotater Dannelse af journalark på hhv. borger som sager

Eksempler på Journalstikord og gruppearbejde Vi går ganske kort Odense og Ikast-Brande igennem (se næste slide) Vi skal blive enige om, hvorledes vi organiserer gruppearbejdet mest hensigtsmæssigt Herefter skal I ud i grupper og definere jeres egen (Husk nu – pas på I ikke suboptimerer, men tænk bredt, I dækker hele Gribskov Kommune

Journalstikord Ikast-Brande Afgørelse Ansøgning Henvendelse Opfølgning Odense Afgørelse Ansøgning Henvendelse Opfølgning Vurdering Dataindsamling Indstilling Partshøring Anke

Opsamling Evt. afhængig af hvor langt vi er kommet – lidt hjemmearbejde ifht træstruktur og journalstikord