Økonomistyringssporet 8. maj 2008 Kick off møde Økonomistyringssporet 8. maj 2008 A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Dagsorden Velkommen Bordet rundt Formål med mødet Økonomistyringssporets plads i forandringsprojektet Gennemgang af projekter Nødvendige drøftelser Opsamling A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Bordet rundt A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Formål med mødet Informere om økonomistyringssporet Foretage nødvendige drøftelser A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringssporets plads i forandringsprocessen A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Sammenhænge mellem Programmodel, Spormodel og projektmodel Informationsflow og styring A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringssporets organisering Sporgruppe ( Kirsten Skjødt ) Koordinationsgruppe Anette Svejstrup Referencegruppe Projekt Navision Stat Programkontor PwC Budgetværktøj Økonomimodel Business Intelligence Indkøbsworkflow Projektleder Henrik Gudiksen Peter Lundegaard Jesper Runge Projektøkonomi styring Annelise Nyvold Lundbye A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringsmodel Indhold Tidsplan Organisering Roller/kompetencer A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringsmodel - Indhold Designe og implementere en fælles økonomistyringsmodel dækkende alle hovedområder Etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for Aarhus Universitet. Udstrakt grad af standardisering gældende for: systemunderstøttelse processer instrukser Projektets afvikling omfatter følgende væsentlige leverancer: Afdækning af krav til økonomistyringsmodellen Design af fælles kontoplan Design af fælles standardiserede processer Design af fælles standardiserede vejledninger/procedurer Fastlæggelse af roller og ansvar Implementering af og uddannelse i processer A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringsmodel Økonomistyringsmodel - Tidsplan Krav til økonomistyringsmodellen Krav på organisatoriske niveauer Fastlægge KPI/nøgletal Konsolidering af krav Udd/implementere reg. proces Krav til datamodel/IT-system Udd/implementere bud. proces Indhold i rapportering Udd/Implementere rap. proces Kontoplan Std, processer til registreringer Dok af processer - registreringer Std. processer til budgettet Dok af processer - budgettering Økonomistyringsmodel Std. processer til rapportering Dok af processer - rapportering Std. processer til projektstyring Dok af processer - projektstyring Roller & ansvar - registreringer Std. vejledninger til registreringer Roller & ansvar - budgettering Std. vejledninger til budgettering Roller og ansvar - rapportering Std. vejledninger til rapportering Roller & ansvar - projektstyring Std. vejledninger til projektstyring 1/1-2008 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringsmodel - Projektorganisation A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringsmodel - Roller og kompetencer Arbejdsgrupper Arbejdsgrupperne skal sammensættes af medarbejdere med en tilstrækkelig faglig og operationel indsigt i design af finansielle processer samt kontoplansstruktur og opbygning heraf. Kan bemandes med eksterne konsulenter eller interne AU ressourcer Team-Leads Skal bemandes med personer med ekspertkompetencer inden for henholdsvis design af finansielle processer eller opbygning af kontoplansstruktur En Team-Lead skal være ansvarlig for arbejdsgruppen, og skal bl.a. sikre aftalt fremdrift samt kommunikere med projektledelsen. Projektledelsen Udgøres af Anette Svejstrup Petersen (AU) og Henrik Gudiksen (PwC) Leder projektet og varetager koordinationen med sporledelsen, samt afhængigheder til andre spor i forandringsprojektet samt koordinationen til Navision Stat projektet A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Økonomistyringsmodel - Roller og ressourcebelastning Arbejdsgrupper Procesarbejdsgrupperne Se arbejdsgrupper Navision Stat Kontoplanarbejdsgruppen. Arbejdsgruppen skal bestå af 8 personer, og den forventede arbejdsbelastning skal forventes at udgøre 8- 10 arbejdsdage. Arbejdet skal udføres i juni og august 2008. Team-Leads Procesgrupperne Se Team-Lead Navision Stat Kontoplangruppen Forventet arbejdsbelastning er forventeligt 8-12 arbejdsdage. Arbejdet skal udføres i juni og august 2008 A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Navision Stat implementering Indhold Tidsplan Organisering Roller/kompetencer A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Indhold Projektet vedr. Navision Stat økonomisystemet overordnet: Opgradering af NS 3.60 til NS 5.0 på 8000C Skift fra Oracle ØS til NS 5.0 på ASB og DPU Opgradering af NS 3.60 til NS 5.0 inkl. ARS på DJF og DMU Integration til div. eksterne systemer (ARS, STADS, SLS, PØS, workflow, mfl.) Projektets afvikling omfatter bl.a.: Identificering af ”forretningsmæssige” brugerbehov – herunder uddannelsesmæssige behov Tekniske tilpasninger, datakonvertering, installation, samt test af systemerne Udarbejdelse/ajourføring af procesbeskrivelser Uddannelse Løbende kommunikation, involvering og evaluering A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Tidsplan – Navision Stat Projektet faser: Foranalyse Analyse Løsningsdesign Udvikling Implementering Idriftsættelse Test Uddannelse Efterevaluering Opgradering fra NS 3.60 til NS 5.0 Projektspor Skift fra Oracle ØS til NS 5.0 Opgradering fra NS 3.60 til NS 5.0 inkl. ARS Systemintegration (ARS, STADS, SLS, PØS, Workflow, mfl.) *Aksen er ikke tidstro Marts 2009 Maj 2009 Juni 2009 A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Navision Stat - Projektorganisering A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Synergi mellem Navision Stat-projektet og Økonomistyringsmodel-projektet A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Roller og kompetencer i Navision Stat projektet Lokale koordinationsgrupper inkl. tovholder 5 koordinationsgrupper (ASB, DJF, DMU, DPU og 8000C) skal sikre den lokale forankring af projektet Tovholderen skal være bindeled mellem projektledelsen og arbejdsgrupperne. Skal have kendskab til implementering/opgradering af økonomisystemet, og skal i øvrigt besidde stort kendskab til processer og organisation på de respektive hovedområder Arbejdsgrupper Skal udgøres af økonomimedarbejdere med faglig og operationel indsigt inden for specifikke områder af relevans for økonomistyringssystemet (køb, salg, finans, etc.) Team-leads Skal bemandes med personer med ekspertkompetencer indenfor en eller flere specifikke projektfaglige opgaver (datakonvertering, test, osv.) Kan bemandes med eksterne konsulenter eller interne ressourcer Leverandører Økonomistyrelsen har udviklet selve Navision Stat systemet KMD Civitas er valgt som leverandør af den tekniske implementering/opgradering af systemet og de tilhørende integrationer til fagsystemer Projektledelsen Udgøres af Anette Svejstrup Petersen (AU) og Peter Lundegaard (PwC) Leder projektet og varetager koordinationen med sporledelsen og Økonomistyringsprojektet, samt afhængigheder til andre spor i det overordnede forandringsprojekt Varetager desuden kontakten og samarbejdet med KMD Civitas projektleder A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Roller og ressourcebelastning i Navision Stat projektet Lokale koordinationsgrupper inkl. tovholder Der skal som minimum identificeres en tovholder, men der lægges op til, at hver koordinationsgruppe kan bestå af op til 5 personer, afhængig af forholdene på de enkelte hovedområder Tovholderen skal påregne ca. 25% belastning i projektperioden, med hovedvægten lagt omkring idriftssættelsestidspunktet, hvor der må påregnes fuld tid en periode øvrige medlemmer af koordinationsgrupperne skal påregne 5-10% belastning Arbejdsgrupper Arbejdsbelastninger afhænger af arbejdsgruppens fokusområde, men udgør fra ca. 5 til ca. 30 dages arbejde i projektperioden, med hovedvægten lagt i efteråret 2008 Team-leads Arbejdsbelastningen afhænger af teamleadets fagområde, men udgør fra ca. 60 til ca. 200 dages arbejde i projektperioden A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Roller og ressourcebelastning i Navision Stat projektet Forventede antal arbejdsdage i projektperioden pr. rolle A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Workflowsystem til fakturahåndtering - en væsentlig ubekendt i forhold til i Navision Stat projektet Fakta: NS 5.0 frigives oktober 2008 Der findes i dag en række workflowsystemer, som har integration til Navision Stat 3.6 – men ikke bliver opgraderet til 5.0 Økonomistyrelsen kører p.t. et udbud vedr. fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem til Navision Stat 5.0 – men dette vil tidligst kunne implementeres i efteråret 2009 ASB og DMU har i dag workflowsystemer, som er integreret med økonomisystemet Scenarier: Fastholde at en fælles Navision Stat 5.0 er målet for AU i første bølge Fordele: Version 5.0 er en forbedret og mere fremtidssikret version Bedre performance SQL 2005 IT-platform Ulemper: 8000C + DJF og DPU må fortsat undvære et workflowsystem 1-1½ år endnu ASB og DMU vil i en periode ikke have systemunderstøttelse af workflow A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Workflowsystem til fakturahåndtering - en væsentlig ubekendt i forhold til i Navision Stat projektet Bibeholde Navision Stat 3.6 på DJF, DMU og 8000C, og skifte til Navision Stat 3.6 på ASB og DPU - opgradere til NS 5.0 i 2010, når det også er muligt at implementere det nye fælles indkøbs- og fakturahåndteringssystem Fordele: Muligt at bibeholde/få en midlertidig workflow-løsning – for hele AU - indtil resultatet fra Økonomistyrelsens udbud er kendt og kan implementeres Mindre ”risiko” ved en version, som er kendt af store dele af organisationen, og hvor mange integrationer til fagsystemer allerede findes Implementering af ny kontoplanstruktur på kendt systemversion af NS Ulemper: Der skal gennemføres et opgraderingsprojekt fra version 3.6 til 5.0 indenfor relativ kort tid, som koster tid og penge og tab af ”momentum” Senere fornøjelse af den forbedrede version NB! Ny fælles kontoplan i begge scenarier A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Budgetteringsværktøj Indhold Tidsplan Organisering Roller/kompetencer A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Budgetteringsværktøj - Indhold Definere overordnede krav til værktøjet Udarbejde kort dokument med krav til funktionalitet etc. ASB erfaringer Yderligere funktionalitetskrav Knock out kriterier Teknik (kan det driftes af os?) Pris/implementering Udvælge leverandør Foretage leverandør besøg Udvælge leverandør samt udvælge implementeringspartner Forberede implementeringen Udarbejde tidsplan for implementeringen Udarbejde budget for implementeringsfasen til brug for godkendelse i styregruppen A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Budgetteringsværktøj Budgetteringsværktøj - Tidsplan Leverandør dokument Leverandør kontakt Leverandør Besøg Budgetteringsværktøj Leverandør Udvælgelse Maj 1/1-2008 Juni Juli August A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Budgetteringsværktøj - Roller og kompetencer Arbejdsgruppe Arbejdsgrupperne skal indeholde medarbejdere med en tilstrækkelig faglig og operationel indsigt de funktionelle og tekniske behov der er til et budgetteringsværktøj Skal bistå ved udarbejdelse af leverandør dokument, leverandør besøg og screening samt udvælge leverandør Skal bemandes med interne personer Skal forventeligt bruge 10-12 arbejdsdage i maj og juni Projektledelsen Udgøres af Jesper Runge (PwC) Leder projektet og varetager koordinationen med sporledelsen, samt afhængigheder til andre spor i forandringsprojektet. Bruger forventeligt 15-16 dage i maj og juni. A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Øvrige projekter Indkøbsworkflow Projektøkonomistyring Der udarbejdes notat om mulighederne for nyt workflow system. ØS er i udbud om ny leverandør Projektøkonomistyring Ingen aktiviteter igangsat Business Intelligence 8000C har igangsat et pilot projekt omkring Targit/Reporting services A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Drøftelser Tidsplan for projekter Har vi de nødvendige interne kompetencer/ressourcepersoner Kommunikation til hovedområder A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet

Opsamling – hvad nåede vi ikke? A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces, Økonomistyringssporet