JOBVÆKST Mariagerfjord Værktøj til analyse og formulering af Vækst/Forretningsstrategi

Sådan bruger du værktøjet! Dette er en bred samling af værktøjer, som er centrale for analyse og formulering af Vækst/Forretningsstrategi. Du/I kan enten vælge en tilgang, hvor du selekterer imellem værktøjerne og udvælger de, der er relevante for dig og jeres virksomhed. Har du/I ingen eller mindre kendskab til strategi eller er i tvivl om ”hvor skoen trykker”, anbefales en systematisk tilgang fra start til slut. Hele gennemgangen anbefales også, hvis ambitionen er at lave en bred analyse til grund for strategiformuleringen. Det kan anbefales, at du/I inddrager assistance til strategiformuleringen. Se evt. menupunktet: Certificerede konsulenter Dette tegn betyder, at det er forklaring af et værktøj – dvs. teori og eksempler. Her skal man udfylde et skema med egne data ! Skriv Vejledning og Intro

Indhold i forretningsstrategi værktøjskasse Vejledning og introduktion til strategi Side 2-7 Analyse og scenarier Side 8-33 Formulering af strategi Side 34-46 Handlingsplaner og Gameplan Side 47-51 Vejledning og Intro

Hvad er en strategi? ! Strategi kommer af det græske ord Strategos som kan oversættes med krigskunst eller krigslist. Den erhvervsmæssige betydning af strategibegrebet kan beskrives som et handlingsprogram, der søger at fastlægge: hvor en virksomhed ønsker at bevæge sig hen hvilke mål, der skal styre denne udvikling og hvilke aktiviteter, der skal gennemføres for at nå disse mål. En virksomheds ”rejse” mod sit mål Vejledning og Intro

Hvad omhandler en strategi? ! Hvad omhandler en strategi? Det er det overordnede, det drejer sig om. Det handler om: Det fremtidsrettede Det, som kun vanskeligt, eller med store omkostninger, kan ændres igen, når det først er besluttet. Har stor betydning i relativ lang tid for virksomheden Det, som tilsigter at skabe klarhed over, hvad virksomheden VIL og SKAL GØRE Skal være åben og kunne rumme de facetter som I skal arbejder under Vejledning og Intro

Hvad skal vi vide for at lave en strategi? ! Indhold i analysen: Egne ønsker og motivationer - hvad ønsker I at arbejde med og hvordan? Omverdenen og dens krav og forventninger (ekstern analyse) Virksomhedens ressourcer (intern analyse) Vejledning og Intro

Egne ønsker og motivationer ! Hvad er jeres ambitioner med virksomheden? – Vækst? Hvordan ønsker I virksomheden udvikles? Hvordan ser jeres drømme for fremtiden ud? Anshoff’s vækstmatrice - Drømmeøvelse Vejledning og Intro

Analyse af eksterne og interne forhold ! Analyse er første trin og er selve grundlaget for formulering af virksomhedens Vækststrategi Ekstern analyse: Kunder, konkurrenter, markeder, leverandører, samfund m.m. Intern analyse: Værdikædeanalyse, økonomi, medarbejdere/ledelse, fysiske rammer, produkter, struktur, organisering, m.m. Analyse

Ekstern analyse – Kunder Skriv Kunde kategorier Kundens behov Styrker hos kunden Svagheder hos kunden Hvad skal denne gruppe tilbydes Betydning skala fra 1-10 (1 for mest vigtig og 10 for mindst vigtig) Analyse

Ekstern analyse – Leverandører Skriv Leverandør kategorier Leverandørens behov Styrker hos leverandøren Svagheder hos leverandøren Hvad skal denne gruppe tilbydes Betydning skala fra 1-10 (1 for mest vigtig og 10 for mindst vigtig) Analyse

Ekstern analyse – Konkurrenter/marked Skriv Typer af markedskræfter for organisationen Hvad karakteriserer situationen og udviklingen? Hvad er vores specielle udfordring? Intensiteten i konkurrencesituationen Kunder/brugere Eksterne interessenter Nye spillere Substitutionstrusler Andre: Analyse

Ekstern analyse – Samfundet Skriv Interessent kategorier Interessent behov Styrker hos interessenten Svagheder hos interessenten Hvad skal denne gruppe tilbydes Betydning skala fra 1-10 (1 for mest vigtig og 10 for mindst vigtig) Analyse

Intern analyse – Værdikædeanalyse Skriv Hvor er der kritiske grænseflader i forhold til andre organisationer? Hvor i værdikæden er organisationen særligt stærk eller særligt svag? Hvad tjener I penge på i værdikæden? Identificering af svage led i kæden er vigtig – Det man er dygtig til er som regel også sjovest – men man kan måske opnå større samlet gevinst ved at anvende lidt flere ressourcer på forbedring af svage sider. Analyse

Intern analyse - Strategisk kapacitet ! For at belyse, hvor virksomheden er i dag og hvilke mål, der skal formuleres for virksomhedens Strategiske Kapacitet, tager vi udgangspunkt i selvanalysens udsagn vedr. den strategiske kapacitet i Jobvækst-konceptet. Har virksomheden ikke gennemført denne analyse, henviser vi til www.jobvaekstmariagerfjord.dk Analyse

Intern analyse af Strategisk Kapacitet 1/4 Skriv Udsagn vedr. HR-Kapacitet Hvad betyder dette af krav til jeres Vækst-Strategi Definition af strategiske mål ud fra kolonne 2 1. Virksomheden analyserer dens interne og eksterne strategifaktorer minimum hvert andet år 2. Virksomheden betragter sine omgivelser så komplekse og usikre så der i stedet for analyser, planlægning og struktur anvendes omstillingsevne, intuition og handlingsparathed 3. Virksomheden arbejder kun i begrænset omfang efter vision og mål for fremtiden 4. Virksomheden har en skriftlig formuleret strategi 5. Virksomheden anvender ikke et system til afdækning og løbende eliminering af risici (”den røde lampe”) Analyse

Intern analyse af Strategisk Kapacitet 2/4 Skriv Intern analyse af Strategisk Kapacitet 2/4 Udsagn vedr. HR-Kapacitet Hvad betyder dette af krav til jeres Vækst-strategi Definition af strategiske mål ud fra kolonne 2 6. Virksomheden kender dens kritiske succesfaktorer (dvs. de mest kritiske faktorer for virksomhedens fremtidige udvikling) 7. Virksomheden mangler typisk handlekraft bag ”ordene” 8. Virksomheden kender egne kerneprodukter/ydelser og vigtigste kompetencer 9. Virksomheden kender alle væsentlige aktører, som har indflydelse på virksomhedens vækst og udvikling 10. Virksomheden arbejder kun i ringe grad målrettet med nytænkning og innovation Analyse

Intern analyse af Strategisk Kapacitet 3/4 Skriv Udsagn vedr. HR-Kapacitet Hvad betyder dette af krav til jeres Vækst-Strategi Definition af strategiske mål ud fra kolonne 2 11. Virksomheden tænker i langsigtet værdi for ejere (shareholder value) 12. Virksomheden har opbygget et netværk af væsentlige aktører, som der trækkes på, hvis en mulighed eller et problem pludselig opstår 13. I virksomheden arbejder ledelsen mere med dagligdagsproblemer og opgaver end med strategisk vigtige opgaver 14. Økonomistyring (bredt betragtet) er en naturlig del af virksomhedens styring og strategien er sammenkædet med virksomhedens budgetter Analyse

Intern analyse af Strategisk Kapacitet 4/4 Skriv Udsagn vedr. HR-Kapacitet Hvad betyder dette af krav til jeres Vækst-Strategi Definition af strategiske mål ud fra kolonne 2 15. Virksomheden har indenfor de seneste 2 år investeret i større og for virksomheden nyt ”produktionsapparat”/ teknologisk udvikling 16. Virksomhedens ledelse afsætter ingen eller ganske få ressourcer (tid/penge) til strategiarbejde 17. Virksomheden har vurderet globaliseringens betydning for virksomhedens vækst, indtjening og udvikling Analyse

Intern Analyse – Udvikling / Innovation Skriv Hvordan arbejder virksomheden med Udvikling /Innovation? Formelt/Uformelt (beskriv) Internt el. ekstern drevet (beskriv) Metode, beskriv (Hvis formaliseret) Definer Udvikling/innovation i jeres virksomhed Analyse

Intern analyse – Økonomi Skriv Omsætning – og udviklingen i denne Overskudsgrad Økonomi i dagligdagen Analyse

Intern analyse – Medarbejdere og ledelse Skriv Beskriv virksomhedens forskellige faggrupper Er medarbejderne kompetente – fagligt/socialt Grad af selvledelse Ledelse i virksomheden – synlighed, struktur, grad af delegering mm. Samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse Analyse

Intern analyse – Rådgivere, Netværk, Bestyrelse, m.fl. Skriv Intern analyse – Rådgivere, Netværk, Bestyrelse, m.fl. Lav en Aktøranalyse Beskriv aktørernes rolle for virksomheden Vurder tilfredsheden med disse og drøft evt. ændringer Analyse

Intern analyse – Fysiske rammer Skriv Lokaler Produktionsfaciliteter IT-redskaber Beliggenhed Andet Analyse

Intern analyse – Produkter Skriv Analyse

Intern Analyse - Produkter og Markeder Skriv Hvor er virksomheden placeret og hvordan ønsker I virksomheden udviklet? Anshoff’s vækstmatrice Analyse

Intern analyse – Struktur og organisering Skriv Beskriv følgende forhold: Formel eller Uformel Meget eller lidt papir Klart el. løst definerede ansvarsområder Styrings- og Planlægningssystemer Analyse

Intern Analyse – Styrings- og Planlægningssystemer Skriv Intern Analyse – Styrings- og Planlægningssystemer Beskriv virksomhedens styrings- og planlægningssystemer – herunder ledelsesform: Analyse

Intern Analyse – Risiko/varslingssystem og BI (Business Intelligence) ! Strukturdimensioner i BI-systemet: Intern/ekstern information Formel/uformel Kvantitativ/kvalitativ Objektiv/subjektiv Data/information/viden Analyse

Intern Analyse – Risiko/varslingssystem og BI (Business Intelligence) ! Eks. Figur 1: Business Intelligence strukturen i en servicevirksomhed. Analyse

Afrunding Analyse - sammenfatning af s. 8-33 Skriv Styrker Svagheder Muligheder Trusler Analyse

Arbejdet med scenarier (forskellige bud på Vækststrategier) ! Når I skal formulere en strategi, er det en god idé at arbejde med forskellige muligheder – dette kalder vi at arbejde med scenarier. Dette arbejde vil tvinge jer til at tænke alternativt og sikre, at I kommer omkring forskellige muligheder og får vurderet valget kvalificeret! – får valgt det rigtige scenarie. Analyse

Titler på forskellige scenarier ! Tænk på 3 udviklingsscenarier for virksomheden og giv hver scenarie en titel, eks.: Vækst gennem produktinnovation (produkt teknologi-innovation) Vækst gennem Kompetenceudvikling/innovation Vækst gennem stordrift og standardisering Vækst gennem fokus og specialisering Vækst gennem globalisering og samarbejde ”Det alternative” Vækst i Trivsel og Viden Analyse

Virksomheden år 20__ Strategiske mål for (virksomhedens navn) – Skriv Strategiske mål for (virksomhedens navn) – udarbejdes for hvert scenarie: Omsætning Antal medarbejdere Markeder/Kunder Produkter/forretningsområder Teknologi/IT Virksomhedsorganisering, ledelse og ejerskab Værdier og adfærd Fordele og ulemper Analyse

Formulering af strategi ud fra analyse og ”Scenarier” ! Næste Trin: Strategiformulering Beslut, hvilket scenarie, I vil arbejde ud fra de næste 3-5 år. I skal arbejde med beskrivelse af mål for virksomheden og ”rejsen” (handlingerne) mod målet. I danner et fælles billede af jeres vision og strategien for det valgte scenarie. Derpå arbejdes der med konsekvenser af denne beslutning mht. produkter, markeder, intern arbejdsdeling, kompetencer, etc. Der skal beskrives: Vision, Mission og Værdi-grundlag Strategiske Mål Strategiske handlinger – hvad skal der gøres for at nå målene Formulering

Mission, vision og værdier ! Man kan lidt populært sige, at en mission giver os mening, mens visionen giver retning. Værdier omhandler fælles forståelse og forventninger til adfærd. Formulering

! Hvad er en mission? Mission = Erklæring om organisationens eksistensberettigelse (”raison d’être”). Missionen beskriver, hvorfor virksomheden eller funktionen eksisterer. Missionen betegnes også: ’idégrundlag’ Missionen skal sige, hvad vi skal – og dermed også hvad vi ikke må. Missionen kan udtrykke hvilke opgaver, vi løser, eller hvilken effekt vi vil opnå gennem vores ydelser. Missionen indikerer samtidig, hvad der er og fremover skal være organisationens kernekompetencer. Formulering

Mission formulering 1/2 Spørgsmål Byggeklodser til mission Skriv Spørgsmål Byggeklodser til mission Hvorfor er vi sat i verden? Hvilke kernekompetencer har vi, som vi også fremover skal dyrke? Hvad er det for aktiviteter vi laver, som berettiger vores eksistens? Hvilken effekt/nytteværdi kommer der ud af vores aktiviteter? Er der noget, der er særligt vigtigt for, at vi opleves som en succes? Hvilken ”branche” er vi i? Er der noget, vi ikke skal beskæftige os med, som kunne være nærliggende? Formulering

Mission formulering 2/2 Hvem Handling1 Effekt - hvad Skriv Hvem Handling1 Effekt - hvad Modtager – for hvem? Indsats – handling 2 Arbejdsdirektoratet skal bidrage til et velfungerende arbejdsmarked ved at sikre en effektiv, kvalitets-bevidst og fremad-rettet administration af Beskæftigelses-ministeriets ydelser. Formulering

Hvad er en vision? ! Vision = Erklæring som beskriver, hvorledes virksomheden ønsker at fremstå og blive opfattet i fremtiden. Vision kommer fra det latinske visio = syn eller drømmesyn. En vision skal være kort og klart formuleret for at fungere som en stærk fælles retning for hele organisationen. Formulering

Vision formulering 1/2 Spørgsmål Byggeklodser til vision Skriv Spørgsmål Byggeklodser til vision Hvilken position drømmer vi om at være i om 3-5 år? Hvordan ser vi os selv i forhold til andre institutioner i vores ønskeposition? Hvad skal vi stræbe efter, for at alle medarbejdere har lyst til at være med ”på rejsen”, og for at vi kan tiltrække de nye kolleger, vi gerne vil have med? Hvor vil vi særligt ”excellere” i vores ønskeposition? Hvad er forskellen på vores nuværende position og det vi drømmer om? Er det noget vi vil undgå, når vi når vores ønskeposition? Formulering

Arbejdsdirektoratet ønsker at være kendt Vision formulering 2/2 Skriv Position/Ambition Hvad er vores særkende? Omfang / Udbredelse Arbejdsdirektoratet ønsker at være kendt som en nyskabende og resultatorienteret organisation I hele landet Formuleres i ”NUTID” Formulering

Værdier ! Værdier – værdigrundlag omhandler fælles forståelse og forventninger til adfærd (fx. tillid, støtte, loyalitet og ærlighed) Værdierne tjener som normative langsigtede retningslinier og drivkræfter for medarbejdernes adfærd – på tværs i organisationen. En organisations værdier udtrykker, hvad der er vigtigt og værdifuldt i organisationen, for dens medarbejdere, brugere og andre interessenter. Virksomhedens værdisæt Medarbejderens Formulering

Værdi formulering Spørgsmål Byggeklodser til værdier Skriv Spørgsmål Byggeklodser til værdier Hvilke værdier og holdninger, som vi er stolte af, findes allerede i dag i vores organisation? Er der nogle værdier, vi ”mangler” i forhold til i dag? Hvilke? Hvilken konkret adfærd sætter vi pris på i det daglige arbejde? Hvilke værdier og holdninger vil vi aldrig gå på kompromis med? Hvilken adfærd og hvilke holdninger hos medarbejderne er medvirkende til, at vi får succes? Hvilken adfærd og hvilke holdninger bør belønnes og anerkendes af ledelsen? Hvilke værdier er nødvendige for, at vi kan nå vores vision? Hvilken adfærd vil vi ikke tolerere i vores organisation? Formulering

Værdi formulering – ”test” Skriv Værdi Medarbejdere Kunder/Brugere Ejere Øvrige interessenter A: B: C: D: E: Hvordan forventer vi, at interessenterne vil opleve værdierne? ++ : Wow, yes!! !!: Hva’be’har! (provokerende) +: Jo.. 0 : Tja.. - : Ahr.. - -: Nej!! Formulering

Strategiske mål Hvordan når Virksomheden visionen? ! Hvordan når Virksomheden visionen? Konkrete mål som kan udledes af visionen og analysearbejdet? Hvad skal der til for at indfri de konkrete mål? Hvordan vil vi måle udviklingen? (kritiske succesfaktorer) Formulering

Noter de strategiske områder her: Skriv Formulering

Handlingsplan år 20__ (1/4) Skriv Strategisk mål Handling indsats/aktiviteter Aktør hvem Tidshorisont Handlingsplan & Gameplan

Handlingsplan år 20__ (2/4) Skriv Strategisk mål Handling indsats/aktiviteter Aktør hvem Tidshorisont Handlingsplan & Gameplan

Handlingsplan år 20__ (3/4) Skriv Strategisk mål Handling indsats/aktiviteter Aktør hvem Tidshorisont Handlingsplan & Gameplan

Handlingsplan år 20__ (1/4) Skriv Strategisk mål Handling indsats/aktiviteter Aktør hvem Tidshorisont Handlingsplan & Gameplan

År: 20__ Gameplan for Strategien i: _________________________________ Skriv Gameplan for Strategien i: _________________________________ Kritiske succesfaktorer Udfordringer År: 20__ AKTIVITETER Vision Mål ØNSKET TILSTAND Handlingsplan & Gameplan