SAPA netværksmøde den 10. juni 2014 KMD Sag exit-strategi SAPA netværksmøde den 10. juni 2014 Indlede med at fortælle hvem jeg er og hvad min rolle er/har været i SAPA projektet. 20 minutters indledende snak om KMD Sag Exitstrategi Herefter en dialog om exitstrategien med forsamlingen Kort opsamling til sidst ift. de input kommunerne har givet

Måden vi gør det på Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser Så tid til samtale i jeres grupper Derefter opsamling i plenum Vi når 2 – 3 runder Samlet afrunding

Agenda Hvorfor er KMD Sag Exit-strategien en ”must-do” opgave for kommunerne? Hvad er KMD Sag Exit-strategien? Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien? Kort præsentation Det hele handler om…sager + finde en strategi for dem. Agenda er at sige noget om materialet.

KMD Sag Exit-strategien Enkelt og nemt produkt til kommunerne, men det er ret komplekst indhold Kradser i det her med sager, så vælter skelletterne ud af skabet, og man finder ud af at der er mange udfordringer, og meget af det hænger sammen! Keep it simple har været motto’et… Men!

KMD Sag Exit-strategi og alt det ”andet” Udfordringerne…..dem er der mange af og de klistrer sammen Kontraktoverblik Systemsammenhænge Udbudsplaner Monopolbrud Rammearkitekturen/Støttesystemer It portefølje med ressourcer og kompetencer Prioritering af drejebogens opgaver Strategierne for Sag & Dokument, SAPA implementering etc. Serviceplatformen og beskedfordeler Den vigtigste pointe er, at I ikke bare kan læne jer tilbage. I sidste ende er det jeres ansvar, at have styr på jeres forretning! Ikke bare læne sig tilbage. Få styr på leverandører og systemer. Konkurrencer. Udbud… Sindssygt mange afhængigheder til konkurrenceudsatte systemer CSC har bygget en stærk integration til kmd sag ESDH …. Flow over til kmd sag Fuldfede løsninger

Kort om hvorfor Brændende platform! Nødvendige ændringer i den kommunale tilgang Hvad sker der, hvis I ikke gør noget! Økonomi: Nye arbejdsgange og nye it-systemer Er det en investering? JA! Tidslinje: Alt haster! It-systemer, leverandørstyring, kontraktafhængighed, udbud, arbejdsgangsbeskrivelser, arkivering og forandringsprocessen Den vigtigste pointe er, at I begynder at tilpasse jer til de ændringer som er på vej! Det hele handler om hvordan kommunerne i fremtiden vil håndtere de sager, der i dag ligger i KMD sag, og de brugere der arbejder med disse sager. Arbejdet med strategien er også en anledning til at tænke nyt omkring kommunens it-understøttelse bredt set, og måske kommer ud over tidligere konventioner, og udnytte det fokus, monopolbruddet sætter på digitaliseringsområdet. Vi er midt i et paradigmeskifte…. Brændende platform: Monopolbruddet medfører ændringer i den kommunale tilgang – uanset hvordan vi vender og drejer det, og det er da heldigvis fordi vi (KOMBIT, KL og kommunerne gerne vil det, og har nogle ambitioner om at ville noget andet og ændre på de vilkår der i dag er på det kommunale it-markedet. Så derfor: Skal I som kommuner allerede nu begynde at tilpasse jer til de ændringer, som er på vej. I kan jo stille jer selv spørgsmålet: Hvad sker der, hvis ikke I gør noget, hvis ikke I allerede nu begynder at tage stilling til de ændringer som er på vej. Så sker der det, at I ikke er klar, når I skal være klar, og at I kommer for sent i gang og træffer nogle hurtige ”brandslukningsbeslutninger”. Så hele pointen med, at SAPA nu kommer ud med denne her Exitstrategi handler om at understøtte jer i at kommer i gang, så I har tid til at overveje og beslutte hvad der er det rigtige at gøre for jer fremover i forhold til de sager, der i dag ligger i KMD Sag. Økonomi: Men også fordi der er økonomi i det. Husk: Lav en konklusion: vedr. den brændende platform og snakken om udfordringerne på forrige slide

Hvad er KMD Sag Exit-strategi?

Kort om hvad Det hele handler om hvordan I håndterer de sager, der i dag er i KMD Sag, fordi om lidt bliver KMD Sag udfaset, og så skal I tage stilling til hvor I vil have sagerne fremadrettet. En procesguide til at analysere hvad der er den bedste KMD Sag Exit-strategi for de sagsområder der i dag anvender KMD Sag. Et materiale til projektlederen, som skal gennemfører KMD Sag Exit-strategien. Et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidig it-understøttelse. Sikre at der træffes en kvalificeret beslutning om KMD Sag Exit. Det hele handler om hvordan kommunerne i fremtiden vil håndtere de sager, der i dag ligger i KMD sag, og de brugere der arbejder med disse sager.

Opbygning af KMD Sag Exit-strategien Indledning Procesguide Eksempelsamling Redskabssamling

En procesguide til KMD Sag Exit-strategien Procesguiden er en trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD Sag Exit-strategien. Procesguiden er opdelt i fire faser: Screening af fagområder og sagsområder Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsoplæg Af fagområder og sagsområder Screening Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) Undersøgelse Af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsgrundlag Prioritering

Fase 1: Screening af sagsområder/fagområder Udpeg en ansvarlig Hvor anvendes KMD Sag i organisationen? Forbered tanker til workshop

Fase 2: Kortlægning (As-is) Tag udgangspunkt i resultaterne Indkald til workshop inden for fagområderne Brug spørgeguide for As-is Definér hvordan fagområderne anvender KMD Sag efter KLE, antal sager, journalnotater, sagsbehandlere…

Fase 3: Fremtidige løsningsscenarier (To-be) Strategisammenhæng System og kontraktoverblik Kend As-is billedet Brug spørgeguide for To-be Inddrag specialister og ledere Brug prioriteringsmodellen

Fase 4: Prioritering Vurder og prioritér forretningskritiske områder op imod de lavthængende frugter Vurder oprydningsarbejdet Få input fra prioriteringsmodellen Forskellige filtreringer giver forskellige overblik

Eksempelsamling X+Y=okay Z+Q=okay R+U=okay Der er eksempler fra Hjørring, Roskilde og Sorø, som kommer omkring strategiens faser. X+Y=okay Z+Q=okay R+U=okay Den vigtigste pointe er, at outputtet er brugbart i ens egen organisation og at I anvender dokumentationsarket undervejs!

Redskabssamling – www.kombit.dk/sapa/exitstrategi Brugsmønstermodel As-is og To-be spørgeguide Hvordan holder du en workshop? Prioriteringsmodel Dokumentationsark

Redskabssamling - Prioriteringsmodel Løsningsscenarie 1 – 4. Alle scenarier har fordele og ulemper. Det vil være forskelligt for de enkelte fagområder og sagsområder, hvad der er det bedste scenarie.

Redskabssamling - Dokumentationsark Tværgående redskab, der bruges i alle fire faser til at dokumentere output. Dokumentationsarket har tre faneblade: Vejledning til hvordan du bruger dokumentationsarket Eksempel fra Sorø på hvordan det ser ud, når output er dokumentet En tom skabelon, som du kan bruge til din dokumentation Start med at læse vejledningen!

Tilbage til motto’et: Keep it simpel! For fageksperterne: Deltagelse i As-is og To-be workshop …og lidt forberedelse forud for de to workshops For specialisterne: Deltagelse i To-be workshop …og evt. opfølgende analyser, fx nærmere økonomisk redegørelse For SAPA projektleder/- kontaktperson: Find eksperterne og inddrag As-is og to-be brugermønsteranalyse… og det er jo den mindste opgave ”Sælge” og fastholde interessen Beslutningsoplæg om KMD Sag Exit-strategien For ledelsen/beslutningstagere Deltagelse i To-be workshop eller parallel dialog Linjeledere/fagchefer tager ansvar for beslutning om valg af scenarie og løsning for det gældende fagområde Direktion træffer samlet beslutning for alle fagområderne Ledelsen står over for store tunge beslutninger – ikke bare Sapa men hele monopolbruddet.

Hvornår skal kommunerne i gang med KMD Sag Exit-strategien? Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien?

I skal i gang NU! Ikke for KOMBIT’s skyld men for jeres egen….. Så har I muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede it-portefølje og it-understøttelse. Igangsæt arbejdet efter sommerferien! Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien? Det skal I gøre nu, så I har muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede it-portefølje og it-understøttelse Handleplan og det videre forløb?

Al materialet er tilgængeligt på: www.kombit.dk/sapa/exitstrategi Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit-strategien?

Intro til samtaler i grupper Indlede med at fortælle hvem jeg er og hvad min rolle er/har været i SAPA projektet. 20 minutters indledende snak om KMD Sag Exitstrategi Herefter en dialog om exitstrategien med forsamlingen Kort opsamling til sidst ift. de input kommunerne har givet

Afklaring Tag en runde: Hvilke afklaringsspørgsmål har jeg nu? Slut af med at afgøre: Har vi i gruppen spørgsmål vi gerne vil stille for at sikre os, at vi har forstået oplægget rigtigt? Hvad har du noteret dig undervejs? Snak om det i gruppen. Hvad er oprydning? Gå fra samlesager til enkeltsager Passivering af sager Afslutning af sager mv.

Næste skridt Tag en runde: Hvad er mit næste skridt efter i dag? Slut af med at afgøre: Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til næste skridt? Hvad går I hjem og gør? Hvad er første skridt til jeres handleplan. Hvad vil være god hjælp fra os (KL/KOMBIT) til jer (kommuner) i forhold til den kommende proces med KMD Sag Exit-strategien?

Barrierer Tag en runde: Hvad er den største barriere i min organisation? Slut af med at afgøre: Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til de barrierer, vi har talt om? Hvad skal der til for at linjeleder/fagchefen tager ansvar for beslutning om valg af scenarie og løsning for deres fagområde? Hvornår er det den rigtige timing at gennemfører KMD Sag Exitstrategien, hvis der skal afsættes midler på budgettet til investering af it-løsninger? Der er fx udgifter til konvertering, arkivering, indkøb mv.