DUBU - organisatorisk implementering Gevinstrealisering

Indhold Hvorfor gik vi i gang? Hvordan greb vi det an? Hvad kom der ud af det? Hvad så nu?

Et fokus på gevinstrealisering skal hjælpe kommunerne med at sikre, at de ønskede fordele ved investeringen i DUBU opnås Hvorfor skal vi bruge tid på at fokusere på gevinstrealisering – det kommer vel af sig selv med et nyt system? Nej, det gør det typisk ikke. IT systemet i sig selv giver minimalt – men det muliggør, at der kan arbejdes på en anden måde – og det giver noget! Gevinsterne opnås ofte først efter projektets afslutning. Opfølgning og synliggørelse af gevinsterne er derfor en kontinuerlig opgave.

Der skal fokus på både gevinster og forandring for at sikre gevinstrealisering ifm. DUBU implementering i kommunerne Hvad vi læser i medierne ........ Computerworld 24/5-2011 Kommunerne opnår synlige resultater af DUBU investeringen, som bidrager til succes og motivation til mere forandring Hvad vi gerne vil læse om DUBU i medierne ........ Gevinstrealisering kræver ledelse: Tydelige mål Tydelig angivelse af ønskede gevinster Tydelig angivelse af nødvendig ændring i tankegang og arbejdsrutiner Fokus på gennemførelse og kontinuerlig opfølgning Det kommer ikke af sig selv og IT systemet giver lidt, men det, der virkelig giver noget er ændring i måden man arbejder på. Uden de nødvendige forandringsaktiviteter, risikerer vi et fald i produktiviteten og dermed en risiko for sen eller ingen opnåelse af de ønskede gevinster Der skal følges op på, at gevinsterne er nået og succesen skal fejres, så der skabes en platform for lyst til mere forandring (fase 2 og 3). Det vil sige, vi skal styre gevinstrealiseringen. Vi vil hjælpe jer med rammeværket til gevinstrealisering og inddrage enkelte kommuner i arbejdet. Så kan I selv tilpasse det til jeres egen situation og hvor I har en mulig baseline. 4

KOMBIT dannede et gevinstrealiseringsteam for at hjælpe kommunerne på vej med gevinstrealiseringsarbejdet Arbejdet blev styret af KOMBITs forandringsteam med deltagelse af: Kommune Deltager Rolle Esbjerg Ann Witt Kirsten Vedel Eriksen Gitte Ulsø Madsen Gitte Nørrevang Projektleder Familiechef Leder af administrativ enhed Distriktsleder Slagelse Peter Bonde Chefkonsulent Allerød Elly Mørkeberg Anja Hededal Famliechef Souschef Frederiksberg Camilla F. Mortensen Claus H.S. Jørgensen It-koordinator Faaborg-Midtfyn Dorthe Bonjet Anne Marie Storgaard Peter Johansen Anbringelseskonsulent Gruppeleder Øvrige KL Hanne Gøttrup Susse Kolster Konsulent KOMBIT Janni Bormann Louise Dalby Kommuneansvarlig IBM Susanne Secher 5

Gevinstrealiseringsteamets formål At udarbejde et praktisk arbejdsredskab til gevinstrealisering i relation til DUBU som kan danne udgangspunkt for kommunernes fastlæggelse og måling af egne ønskede gevinster At definere forslag til de forandringsaktiviteter, der kræves for at realisere gevinsterne Ikke at udvikle et 100% korrekt konsulentværktøj.

Overordnet gevinst ift. kommunens ambition og business case Vi anvendte en metodik med 4 trin og tog udgangspunkt i materiale forberedt af de deltagende kommuner DUBU implementering MÅL De 6 DUBU mål 1 2 3 4 Forventede vigtigste fordele/gevinster Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger Formulering af metode/kilde til måling og baseline Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver Overordnet gevinst ift. kommunens ambition og business case Work-shop 1 Work-shop 2 Forberedende arbejde Forandringsinitiativer indenfor: IT Proces Organisation/ledelse Mennesker 7

DUBU målene var givne SLUT Mere systematik i sagsbehandlingen Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Bedre matchning af behov og tilbud Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen SLUT Den orgisatoriske forandring er vigtig. Kun gennem forandring får vi gevinster, og kun via gevinster får vi forandring. Motivation kan være krav om øget digitalisering Egne mål skal konkretiseres og gøres til SMART mål. Der skal inddrages en bred vifte af gevinster – ikke kun finansielle gevinster Gevinster handler ikke kun om finansielle gevinster, men også om værdiskabende gevinster. Altså en kombination. Ledelse og motiverede medarbejdere er nøglen til effektive organisatoriske forandringer. Opnåelse af gevinster afhænger af en ændring i måde at arbejde på. Først når de gør tingene anderledes giver det gevinst. Man får ikke forandring uden klare gevinstmål og ikke gevinster uden klare forandringsmål. Vi vil hjælpe jer med rammeværket til gevinstrealisering og inddrage enkelte kommuner i arbejdet. Så kan I selv tilpasse det til jeres egen situation og hvor I har en mulig baseline.

Forventede vigtigste fordele/gevinster 1 I trin 1 beskrev vi pr. DUBU mål de vigtigste fordele, som de vigtigste interessenter forventes at opleve Eksempel fra arbejdsredskabet Derfor er interessentanalysen vigtig.

I trin 2 og 3 definerede vi gevinstindikatorer, forudsætninger, metode og mulig baseline for hvert DUBU mål Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger Formulering af metode/kilde til måling og baseline 2 3 Eksempel fra arbejdsredskabet

Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver 4 I trin 4 beskrev vi nødvendig ændret adfærd og forslag til forandringsaktiviteter pr. gevinstindikator Eksempel fra arbejdsredskabet Parathedsanalysen: Flertallet af kommunerne vurderer, at DUBU medfører en stor ændring i personalets arbejdsrutiner. 4 kommuner vurderer, at der kun vil være en mindre ændring. KOMBIT / DUBU

Resultatet blev et arbejdsredskab med totalt 13 gevinstindikatorer, som kan synliggøre opnåelse af de ønskede DUBU mål DUBU mål Gevinstindikator 1. Mere systematik i sagsbehandlingen X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0. Pr. M1 foreligger rettidigt udarbejdet børnefaglig undersøgelse i X % af de sager, hvor en børnefaglig undersøgelse er påkrævet Pr. M1 foreligger rettidig opfølgning på handleplanens mål i X % af alle sager med handleplaner 2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser X% af rådgiverne vurderer, at de pr. M1 i højere grad og nemmere kan sammenholde faglige overvejelser med serviceniveau og økonomi ift. M0. Mindre tid brugt pr M1 på at afsøge oplysninger ved gennemførelse af kvalitetskontrol og økonomiopfølgning ift. M0 3. Bedre matchning af behov og tilbud X % flere sager set ud fra det samlede antal sager lukkes i M1 i forhold til M0 med baggrund i at målene i handleplanen er opfyldt Fald på X % pr M1 ift. M0 i anbringelsessager, hvor der skiftes tilbud inden for de første X mdr. fra tilbuddet er påbegyndt ift. samlede antal sager. 4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne X% af DUBU-brugerne har pr. M1 lettere adgang til ajourførte og valide data ift. M0. X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0. 5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder Rådgiverne bruger mindre tid i M1 på indberetning til offentlige myndigheder som Ankestyrelsen og Danmarks Statistik sammenholdt med M0. Rådgiverne og det administrative personale bruger mindre tid i M1 på at modtage, overføre og videresende sager til/fra andre kommuner ift. M0. 6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen I M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning. I M1 oplever teamleder bedre overblik over de enkelte medarbejderes arbejdspres ift. M0. I tager det første spadestik til gevinstrealiseringsarbejdet og resultatet må ikke bliver uoverkommeligt at gennemføre. M0 = måletidspunkt for baseline, M1 = første måling fremover KOMBIT / DUBU

Næste trin var, på tværs af kommunerne, at få valgt de 3 KPI’er, som kommunerne ønsker at arbejde med først

Da de 3 gevinstindikatorer var valgt, ønskede kommunerne hjælp til at udarbejde et spørgeskema og komme i gang DUBU mål Valgte gevinstindikatorer 1 1. Mere systematik i sagsbehandlingen X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0. 2 4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0. 3 6. Bedre ledelses- information til planlægning og styring af indsatsen M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning. KOMBIT vender tilbage med anvisning på, hvordan man i DUBU kan trække data ud af DUBU til måling af indikator nr. 3

Vi udarbejdede et spørgeskema til rådgiverne, som kan bruges til baselinemåling = spørgsmål til teamleder

Udfyldes f.eks. om morgenen den første dag på slutbrugerkurset Og et opsummeringsark for ledelsen Udfyldes f.eks. om morgenen den første dag på slutbrugerkurset F.eks maj 2014 F.eks maj 2013 F.eks sept. 2013 KOMBIT / DUBU

Spørgeskemaet kan anvendes på flere måder, så det passer til kommunens størrelse og behov Spørgeskemaet gives til hver respondent Spørgeskema udfyldes i fokusgruppe Spørgeskema udfyldes vha. online målingsværktøj Gratis udgave: 10 spørgsmål, 100 svar pr. undersøgelse Betalbar udgave: 3000 kr. /år, ubegrænset antal spørgsmål og svar, data overførsel til excel Et eksempel på et muligt værktøj