SÅDAN FÅR VI ALLE TIL AT FØLE SIG VELKOMNE I UNGDOMMENS RØDE KORS ” Man skal have de nye frivillige integreret i gruppen. Få sat et glad ansigt på de andre frivillige, også for at de ved, hvem de skal arbejde sammen med ” Mette, frivillig i Århus 1

DET SKAL VI TALE OM I DAG Vi skal tale om, hvordan vi får nye frivillige til at føle sig velkomne i URK. Undervejs kommer der eksempler, øvelser og værktøjer til inspiration. Tre punkter på dagsordnen: 1 Hvordan giver vi alle en god velkomst? 2 Hvad kan vi gøre? 3 Hvem gør hvad? For at huske hvad vi aftaler, skriver vi hver især stikord på dagsordnen efter hvert punkt. Men først skal vi varme op 1 2 2

DENGANG DU SELV VAR NY Sådan varmer vi op: 1 Gå ud på gulvet og find sammen med en makker. Fortæl om den bedste velkomst, du har fået nogensinde. Hvilke tre ting gjorde modtagelsen god? 2 Fortæl de andre om de tre ting, du synes virker godt Nu skal vi til første punkt på dagsordenen 2 3

Stina, frivillig i Odense 1. HVAD ER EN GOD VELKOMST? Her kommer en lille optakt til emnet. Det første møde med Ungdommens Røde Kors er afgørende for, om den nye frivillige falder godt til og kommer til at trives. Det kan være svært at finde sig til rette. Især hvis man ikke har prøvet at være frivillig før, og ikke kender de uskrevne regler. Hvad kan vi gøre? Vi kan afklare, hvad der er vigtigt at vide og opleve som ny frivillig. ” Mangfoldighed er en bred palet af synlige og usynlige forskelle. For eksempel etnisk baggrund, geografisk tilhørsforhold, særlig livserfaring, køn, uddannelsesmæssig baggrund og så videre ” ” Brugerne og de frivillige skal jo afspejle samfundet, og vi har meget at lære af hinanden på kryds og tværs ” Stina, frivillig i Odense Det gør vi i den næste øvelse 3 4 4

ØVELSE 1 Nu skal vi finde ud af, hvad verdens bedste velkomst er. Gå hen til planchen ”Verdens værste velkomst” og skriv stikord til, hvad der ville være verdens værste velkomst i Ungdommens Røde Kors Find modsætningen til hvert stikord og skriv dem på planchen ”Verdens bedste velkomst” Sammen vælger vi de bedste stikord ud fra ”Verdens bedste velkomst” og skriver dem ned på dagsordnen. Nu skal vi til andet punkt på dagsordenen 4 5 5

Noman, organisationskonsulent i Dansk Ungdoms Fællesråd 2. HVAD KAN VI GØRE? Nu har vi fundet ud af, hvad en god modtagelse er. Nu skal vi finde ud af, hvad vi kan gøre for at skabe de bedste rammer for en god modtagelse på vores aktivitet? Her er inspiration fra modtagelsen på andre aktiviteter og en værktøjskasse. ” Fokus på mangfoldighed giver pote på langt sigt, selvom det kræver ekstra kræfter i starten ” Noman, organisationskonsulent i Dansk Ungdoms Fællesråd De næste sider indeholder inspiration fra andre aktiviteter 5 6 6

Stina, frivillig i Odense KLÆDT PÅ TIL MØDET Som ny frivillig kan det være svært at få overblik over aktiviteter og at følge med ved de første møder. Derfor sørger PR-udvalget i Odense, for at de nye frivillige får en ordentligt introduktion inden de starter. Mødes før mødet Før det første møde tager en repræsentant fra PR-udvalget en snak med de nye frivillige. De mødes cirka en halv time før mødet, så de kan blive introduceret til, hvad aktiviteterne består i. Når de andre frivillige kommer, tager de en præsentationsrunde. ” Det er et vilkår ved frivilligt arbejde, at der er stor udskiftning af frivillige, men hvis man får en god start, tror jeg, man bliver hængende længere ” Stina, frivillig i Odense PR-udvalget står for den eksterne og interne  kommunikation i Odense På næste side er der endnu et eksempel på en god modtagelse 6

FOKUS PÅ FRIVILLIGES MANGFOLDIGHED GIVER EJERSKAB OG STRUKTUR Da der skulle oprettes tre nye klubber på ydre Nørrebro i København, var aktivitetslederne opmærksomme på at bruge de frivilliges individuelle og mangfoldige egenskaber. Hvad gjorde de? Aktivitetslederne holdt et møde, hvor de frivillige kunne fortælle, hvad de gerne ville byde ind med eller havde interesse for. Det engagerede de frivillige og øgede ejerskabet. Resultatet De frivillige har fået hver sin profil overfor brugerne. Det har givet struktur – både for de frivillige og for brugerne, som ved, hvem de kan gå til. ” Man kan jo allerede se på deres ansøgninger, hvad de interesserer sig for, og at de gerne vil tage det med i deres arbejde som frivillig ” Line, frivillig i København Nu skal vi videre til en værktøjskasse 7

VÆRKTØJSKASSE De næste slides kan give jer ideer til, hvordan man skaber en god modtagelse. Hvad kan bruges på vores aktivitet? Se flere eksempler på den gode modtagelse på www.urk.dk. Værktøjskassen fortsætter 8

VÆRKTØJSKASSE Tryg introduktion Personlig velkomstmail Send en personlig mail, velkomstmappe, maillister og en invitation til de sociale netværk. Oprids eventuelt på forhånd de emner som de nye frivillige skal informeres om. God introduktion til projekter Lad aktivitetslederne introducere aktiviteterne for de nye frivillige og aftale, hvornår de begynder. God goddag! Aftal at mødes med nye frivillige inden deres første gang. For eksemepel 15-30 minutter før til en lektiecafé, så de er klar, når brugerne kommer. Brug de gamle Lad en erfaren frivillig følge og sparre med de nye frivillige i starten. Værktøjskassen fortsætter 9

Forventningsafstemning VÆRKTØJSKASSE Forventningsafstemning Hvad vil den frivillige? Hold en samtale med den nye frivillige om, hvad vedkommende gerne vil lave i Ungdommens Røde Kors. Hvilke personlige kompetencer har den frivillige at bidrage med? Tag ønskerne alvorligt og afstem forventningerne. Klar besked Sørg for at den nye frivillige har fået tilstrækkelig instruktion og føler sig tryg nok til at starte på aktiviteten. Fortæl den frivillige hvor tit og hvornår der skal arbejdes, hvilket ansvar og hvilke opgaver den frivillige har, og hvem brugerne er. Stil krav Gør klart hvad der forventes af den frivillige. For eksempel at møde til tiden, at tage mindst to vagter om måneden, hvor længe man forventes at blive på et projekt. Lav gerne en frivilligaftale. Find skabelonen på www.urk.dk. Værktøjskassen fortsætter 10

VÆRKTØJSKASSE 10 gode råd Lad lederne eller en nedsat mangfoldighedsgruppe udarbejde en liste til aktiviteterne med 10 gode råd om, hvordan man modtager nye frivillige. Tjek hjemmesiden Download velkomstmappe, modtagelsesmanual, og frivilligaftale på www.urk.dk. Afsender Optimer informationen til den nye frivillige så den ikke kommer for mange steder fra. Værktøjskassen fortsætter 11

VÆRKTØJSKASSE Interne processer Overvej om vi ekskluderer nogen i vores sociale aktiviteter, og om vi giver alle mulighed for at være med. Sociale netværk Sørg for at alle nye frivillige bliver inviteret, og informeret, om hvordan vi kommunikerer internt og for eksempel inviterer til sociale arrangementer. Fælles introduktionsfest Hold sociale arrangementer, der giver mulighed for at lære andre frivillige på området at kende og mere kendskab til Ungdommens Røde Kors. Det giver måske større lyst til at deltage i workshops og aktiviteter. Inden vi beslutter, hvordan vi giver de nye frivillige en god velkomst, holder vi en pause 12

Terkel, frivillig i Café Zusammen Mette, frivillig i Aarhus PAUSE ” De første tre måneder er kritiske. Hvis de ikke føler, at de bliver taget godt imod der, så hopper de fra. Hvis de bliver de første tre måneder, så holder de for det meste et år ” Terkel, frivillig i Café Zusammen i København ” Hvilke ord bruger vi? Hvilket sprog skriver vi i? Det kan ikke nytte noget, hvis man ikke kan forstå det ” Mette, frivillig i Aarhus 13

ØVELSE 2 Nu skal vi finde ud af, hvad vi kan gøre for at give en god modtagelse. Sådan gør vi: Hvad kan vi gøre mere af eller begynde at gøre for at give en god velkomst? Hvor tit skal det gøres? Skriv stikord på gule Post-it-sedler. Fordel sedlerne på de tre plancher. 3 Fortæl på skift om forslagene. Vælg de bedste ud og skriv dem ned på dagsordnen. Nu skal vi til sidste punkt på dagsordnen om, hvem der gør hvad 14 15 15

3. HVEM GØR HVAD? Nu har vi fundet frem til, hvad vi kan gøre for, at nye frivillige føler sig velkomne. Men hvordan kommer vi fra ord til handling? Diskutér : Hvad kræver det af vores aktivitet? Hvad kræver det af mig? Hvad skal meldes ud til de andre i vores gruppe, der ikke har deltaget i dette møde? Nu skal vi til den sidste øvelse 15 16 16

ØVELSE 3 Nu skal vi finde frem til, hvem der gør hvad for at give en god modtagelse til nye frivillige. Sådan gør vi: 1 Skriv i det sidste felt på dagsordnen: Én ting vi straks skal sætte i værk. En ting I kan vi kan gøre for at give en god velkomst. Én ting du vil begynde på i morgen 2 Præsentér det for hinanden og drøft hvad der skal gøres. Skriv de fælles beslutninger ned på opslaget “Hvem gør hvad?” Se sidste side 16 17 17

SKAL VI MØDES IGEN? TAK FOR I DAG. Hvornår følger vi op på indsatsen? Er der andre emner, vi vil tage op? På www.urk.dk er der mødeguides om: Hvem vil eventuelt stå for undervisningen næste gang? TAK FOR I DAG. 17 18