ORIENTERING OM LEDELSESEVALUERING - til ledere

DE BEDSTE LEDERE Region Hovedstaden ønsker at have de bedste ledere og at skabe rammerne for deres udvikling. Region Hovedstaden tilbyder et lederudviklingsprogram målrettet forskellige typer ledere, f.eks. ledere af medarbejdere og ledere af ledere. Herudover skal alle ledere igennem en ledelsesevaluering hvert 3. år. Du kan bruge evalueringen til at blive klogere på din egen ledelsesstil, fordi den: kommer rundt om alle aspekter af ledelse lige fra strategisk ledelse til personaleledelse inddrager dine nærmeste samarbejdspartnere i dagligdagen lige fra medarbejdere til ledere giver plads til dialog og uddybende samtaler efterfølgende

LEDELSESEVALUERING ER ET SPEJL – IKKE EN TEST Ledelsesevalueringen kører ud fra et fælles koncept for hele regionen, som primært har fokus på ledernes egen udvikling og udvikling af god ledelse i regionen. Det vil sige: det er ikke din personlighed, der evalueres - evalueringen er et spejl og øjebliksbillede af din ledelsesadfærd i en given periode. resultaterne er et udtryk for respondenternes oplevelse af din ledelsesadfærd, og de rummer mulighed for fortolkning. resultaterne er et godt udgangspunkt for dialog om ledelsesrelationen – ledelse er et samspil mellem ledere og medarbejdere. dialogen er en mulighed for at afprøve dine egne tolkninger af resultatet. Anerkend svarpersonernes arbejde med at deltage i undersøgelsen.

360 GRADERS LEDELSESEVALUERING

OVERORDNET TIDSLINJE FOR LEDELSESEVALUERING Informationsmøder for ledere på virksomhederne Ledere informerer medarbejdere og inviterer respondenter Selve målingen Respondenter og lederen selv besvarer spørgeskemaet Ledere modtager rapporter fra Rambøll Workshop om rapporten Dialogmøder og udviklingsplan Opfølgning

PROCESSEN FOR DEN ENKELTE LEDER Forberedelse Du bliver informeret om ledelsesevaluering. Du informerer din afdeling/enhed/klinik eller dit afsnit. Du udvælger respondenter. Du og de tre respondentgrupper besvarer det elektroniske spørgeskema. Du og din leder modtager din rapport. Du reflekterer over besvarelserne. Du deltager i en workshop med andre ledere. Opfølgning med sideordnede kolleger. Opfølgning mellem dig og dine underordnede – alle underordnede med reference til dig deltager i dialogen. Samtale mellem dig og din leder, hvor ledelsesevalueringen drøftes og en plan for udvikling aftales. Data indsamling Opfølgning

SPØRGESKEMAET I LEDELSESEVALUERINGEN Der er 48 spørgsmål, der tager udgangspunkt i Personaleledelse Ledelse af ændringer Strategisk ledelse God ledelse Selvledelse Faglig ledelse Driftsledelse Ledelse i den samlede organisation

BAGGRUND FOR SPØRGESKEMAET Spørgeskemaet er udarbejdet med udgangspunkt i Region Hovedstadens ledelsespolitik, fokusgruppeinterview om god ledelse i Region Hovedstaden (110 ledere, maj 2009), erfaringerne fra topledermålingen og eksterne publikationer om bl.a. hospitalsledelse. Regionens fem ledelsesværdier og ledelsespolitik knytter sig på forskellig vis til skemaets syv temaer. Spørgeskemaet blev i foråret 2010 valideret gennem knap 50 interviews på 11 virksomheder i regionen og herefter ændret. Spørgeskemaet er afprøvet i praksis ved prætest og pilottest i 2010. Evalueringen har medført yderligere ændringer, bl.a. i spørgsmål med høj ”ved-ikke / ikke-relevant” procent. 8

FAKTA OM FORLØBET MED SPØRGESKEMAET Du vælger selv dine respondenter og har dermed mulighed for at vælge dem, der kender din ledelsespraksis bedst og kan give det mest nuancerede billede af din ledelsesstil. For at sikre en så god proces som muligt: vil alle underordnedes svar blive anonymiseret skal der efterfølgende prioriteres tid til dialog mellem dig og dine underordnede om evalueringen Det er dit ansvar at informere de underordnede om ledelsesevalueringen og sikre, at de svarer på spørgeskemaet. Husk selv at svare på både dit eget og eventuelle lederkollegers spørgeskema.

VALG AF RESPONDENTER (1) 1-2 overordnede ledere (den overordnede, som du har MUS/LUS med, skal indgå og vil typisk være nok) 1-3 sideordnede kolleger 10 underordnede med direkte reference til dig. Tænk over, hvem du gerne vil have respons fra. Er der særlige samarbejdspartnere eller særlige funktioner, som det er væsentligt at høre fra? Hvilke respondenter har kendskab til din ledelsespraksis? Sørg i videst muligt omfang for bredde i faglighed og anciennitet for at sikre et mere nuanceret syn på din ledelsesstil.

VALG AF RESPONDENTER (2) Valg af sideordnede / lederkolleger: Ledere på samme niveau som du har hyppig kontakt med og kender din ledelsespraksis. Besvarelserne er ikke anonyme. Valg af underordnede: Personer der har direkte relation til dig. Medarbejdere i en afdeling skal således vurdere deres nærmeste leder, f.eks. afsnits- eller enhedsleder og ikke deres afdelingsleder. Besvarelserne er anonyme. Hvis du har færre end fem underordnede respondenter, kan du tale med LE-koordinatoren om at vælge et par ekstra nøglepersoner ud, som du har tæt relation til, så du kan nå op på fem besvarelser.

PLANLÆG DEN OPFØLGENDE PROCES For at få størst muligt udbytte af ledelsesevalueringen skal du have en dialog med alle dine respondenter: opfølgende møde(r) med ledelseskolleger opfølgende møde med alle underordnede, der refererer til dig afsluttende samtale med din leder Du kan eventuelt planlægge processen i samarbejde med dine nærmeste kolleger. Tænk over: hvad er et succeskriterium for jer? hvordan vil I bruge evalueringen i det fremadrettede arbejde med at udvikle og forbedre ledelsespraksis? hvilken effekt forventer I, at evalueringen kan føre til?

RESSOURCEFORBRUG For at begrænse tidsforbruget kan du bruge allerede eksisterende møder til opfølgning på ledelsesevalueringen. Et anslået tidsforbrug vil være ca. 7 timer inkl. workshop: Informationsmøder 30-45 min. Udvælge og invitere respondenter 30-45 min. Besvare spørgeskema 10 min. Bearbejdning af rapport og refleksion 3 timer (workshop) Møde med kolleger 30 min. Møde med medarbejdere 60 min. Afsluttende samtale med din leder 60 min. Hertil kommer din tid på evaluering af andre ledere og samtaler med eventuelt underordnede ledere.

NÆSTE SKRIDT Se også http://regi/ledelsesevaluering Du modtager materiale fra Rambøll Management Consulting, hvor første step er udvælgelse af respondenter. Du skal uddele foldere og informere alle underordnede. Du skal invitere dine respondenter til at deltage. I modtager de elektroniske spørgeskemaer og besvarer dem. Du får tilsendt en rapport. Den opfølgende proces går i gang, og forventes afsluttet inden for 2-3 måneder. Se også http://regi/ledelsesevaluering

BILAG

OVERORDNET FORMÅL MED LEDELSESEVALUERING Ledelsesevalueringen skal: bidrage til forankring og udvikling af den enkelte leder i overensstemmelse med regionens strategier og politikker sætte god ledelse på dagsordenen som middel til at udvikle organisationen til gavn for både ledere, medarbejdere og brugere af regionens ydelser give den enkelte leder et redskab til at arbejde med egen udvikling ved hjælp af feedback give input til at videreudvikle regionens lederudviklingsprogram Ledelsesevaluering er obligatorisk for alle ledere med formelt ledelsesansvar - dog ikke hvis lederen har været ansat mindre end seks måneder i stillingen.

1. Kontroller lederens e-mail og tjennr. Rediger hvis nødvendigt. 2. Marker de respondenter, som ikke skal evaluere dig, og klik Slet markerede. 3. Rediger hvis nødvendigt respondenter ved at klikke på navnet. 4. Tilføj yderligere respondenter ved at klikke på Opret. 5. Afslut registreringen med at klikke Godkend enhed.

RAPPORTEN Evalueringsrapporten er din personlige rapport. Din leder får dog også et eksemplar til opfølgning ved umiddelbar behov og til den afsluttende samtale med dig. Rapporten kan ikke uden dit samtykke tilgå andre personer, og den bliver ikke en del af din personalesag. Sammen med rapporten modtager du en læsevejledning og et refleksionsskema. Derudover får du forskellige vejledninger til den videre proces. Rapporten kan ikke stå alene – det er måden, du bruger den på, der bidrager til din udvikling. Udover de individuelle rapporter bliver der udarbejdet rapporter på organisationsniveau.

OPFØLGNING WORKSHOPS Region Hovedstaden koncept for ledelsesevaluering tager udgangspunkt i, at opfølgning sker ved, at du deltager i en workshop sammen med andre ledere, der er blevet evalueret. Formålet med workshoppen er at: give dig forståelse for og indsigt i egne resultater gøre dig nysgerrig på resultaterne og hjælpe dig til at se ”blinde pletter” skabe dialog med andre ledere om fremadrettede fokusområder forberede mødet med de alle de underordnede, der referer direkte til dig drøfte aggregerede rapporter hvor det er relevant Derudover kan du eventuelt blive tilbudt individuel sparring ved behov. Hvis du har brug for umiddelbar hjælp til opfølgning, kan du kontakte din nærmeste leder og eventuelt den lokale LE-koordinator. 19

OPFØLGENDE MØDE MED LEDELSESKOLLEGER Du og dine kolleger skal drøfte den respons, I har givet hinanden. På mødet bør I fokusere på generelle styrker og udviklingsområder frem for at gå i detaljer med enkelte evalueringer. Hvis I har valgt at få udarbejdet en aggregeret rapport for jeres ledergruppe, kan dialogen tage udgangspunkt i denne. Mødet kan bl.a. give jer: en dybere forståelse af besvarelserne i evalueringen og mulighed for at drøfte, hvordan resultaterne kan anvendes i den daglige ledelsesudøvelse - f.eks. hvilken adfærd du/I med fordel kan arbejde på at udvikle sparring og forberedelse til dit/jeres dialogmøde med personalegruppen dialog om jeres fælles ledelsesgrundlag 20

OPFØLGENDE MØDE MED ALLE DINE UNDERORDNEDE Dialog med dine underordnede er et væsentligt led i ledelsesevalueringen. Det er din/jeres beslutning, hvordan dialogen skal bruges. Brug møder, der allerede eksisterer, som f.eks. et personalemøde for at begrænse ressourceforbruget. Dialogmødet holdes for hele personalegruppen - og ikke kun for gruppen af udvalgte respondenter. Mødet kan give dig eller jer (hvis I er et ledelsespar, der holder mødet sammen): en dybere forståelse af de underordnedes besvarelser, og hvordan resultaterne kan anvendes i den daglige ledelsesudøvelse en fremadrettet dialog om god ledelse hos jer med udgangspunkt i feedback fra de underordnede muligheden for at fortælle, hvad der er vigtigt for dig i din ledelse, og hvilken adfærd du gerne vil udvikle 21

OPFØLGENDE MØDE MED NÆRMESTE LEDER ELLER LEDELSESUDVIKLINGSSAMTALE En samtale med din nærmeste leder om din ledelsesevaluering afslutter dialogforløbet. Hvis din MUS ligger i umiddelbar forlængelse af ledelsesevalueringen, kan rapporten danne udgangspunkt for den del af MUS, der handler om din ledelse. Hvis ikke, skal I aftale en samtale om rapporten. Nogle virksomheder afholder særlige lederudviklingssamtaler, LUS. Her skal din ledelsesevaluering bruges. Mødet kan give dig: en dybere forståelse af din nærmeste leders besvarelser muligheden for at drøfte din ledelsesstil og dine mål som leder en dialog om, hvordan ledelse skal være i jeres enhed en udviklingsplan med konkrete initiativer til din ledelsesudvikling 22