Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling BIPS 6.9.2010 Hvem er ”vi” /Stor kreds af personer der er involveret. (udviklingen – 117 byggesagsbehandler og administrative medarbejder i kommunerne) WEB, GIS og IT personer KL EBST GMCB + NNIT + DevoTeam

Michael Larsen Projektchef Cand. Arch/MAA og E*MBA Vejle Kommune Teknisk Forvaltning TF-Udvikling

Der var en gang….. Vi har mellem 81.00 og 118.000 sager om året. 50% er ikke fyldestgørende Borgerne ansøger få gange i livet Byggelovgivningens stigende kompleksitet Politik og praksis er forskellig i hver kommune Digitalisering af borgerbetjeningen er i rivende udvikling

Byggeri fra vugge til grav Samspil med: Det Digitale Byggeri Registre, arkiver, kort Love og regler Ide & Planlæg- ning Projek- tering Bygge- sagsbe- behand- ling Anlæg Demon- Drift, vedligehold og renovering (ejerskifte) Domænebestyrelsen for bygning bolig og forsyning er etableret i forlængelse af den fællesoffentlige strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007-2010 Formålet med etableringen af domænebestyrelsen er at udbrede det fællesoffentlige samarbejde på området og herved medvirke til at den offentlige service omkring bygninger, boliger og forsyning fungerer som et samlet hele for borgere og virksomheder. Konference Hvis jeg skal komme med et eksempel på områder, hvor vi allerede er i gang, så kan jeg nævne byggesagsbehandling. Her er vi i gang med et demonstrationsprojekt, som tager fat på at opbygge et digitalt flow der skal understøtte dels ansøger i at udarbejde den gode ansøgning og dels sagens håndtering og behandling i kommunen frem til sagen afsluttes. Undervejs i denne proces skal sagen tjekkes op imod gældende rådighedsindskrænkninger, planoplysninger mm I et af vores andre projekter DIADEM – digital adgang til oplysninger i forbindelse med ejendomshandel – skal vi netop i gang med at digitalisere og skabe digital adgang til alle disse oplysninger. Når disse oplysninger er digitalt til rådighed, så kan borgeren eller ejendomsmægleren få adgang til alle nødvendige oplysninger ved et tryk, i stedet for, som i dag, at vente op til 14 dage (og betale en del gebyrer) på at få alle oplysningerne fra diverse myndigheder. Dette projekt er et eksempel på, at der skal engangsinvesteringer til, men at det hurtig tjener sig hjem igen. Hvorfor vil laver projektet (bedre digital service, øget effektivisering og stærkere samarbejde) (byggeri fra vugge til grav – medvirker til at bane vejen for implementering af digital offentlig byggesagsbehandling på landsplan) … også relevant for: Energi og klima Fejl og mangler Indeklima Byggematerialer ….. og meget mere!

Udgangspunktet for samarbejdet (Video fra de 4 kommuner + min bolig 2012, byggemappen + arbejdsgange kl) Video En gammel vision bliver til virkelighed Flere har prøvet før – vi gør forsøget sammen! 4 kommuner blev til 6 – samt KL og EBST 20 mio. kr. til projektet – støtte fra ABT-fonden Projektperiode på tre år – fra 2009 til 2011

Hvordan vi vil opfylde de overordnet mål? Demonstrere, hvordan det i praksis er muligt at standardisere data og snitflader mellem forskellige systemer, så data kan udveksles digitalt hele vejen fra en byggesag starter til den afsluttes. Påvise det samlede potentiale ved en landsdækkende implementering af digital byggesagsbehandling, herunder at identificere de infrastrukturelle forudsætninger, som skal være på plads. Hvilke handlinger forventer vi skal til for at nå målet? Demonstation / pilotprojekt hvor vi udvikler en række service der skal understøtte den gode ansøgning, gode sagsbehandling og den gode databehandling. For at undersøge om de service vi stiller til rådighed har en effekt laver vi målinger. Hvor vi har valgt forskellige parametre ud at måle på. Dokumentere effekter (før-måling, måling af drift, og efter måling) Det gør vi for at påvise faktiske gevinster for borger, virksomheder og myndigheder. Resultaterne af målingerne vil indgå i en business case. Den vide der genere igennem projektet samles op i rapporter og Bruttoliste over identificerede problemstillinger, barrierer og muligheder og faglige rapporter over de emner vi analyserer nærmere. Nationalt beslutningsgrundlag herunder business case og forslag til finansieringsplan og implementeringsplan.

Uddybning om enkelte handlinger (udviklingsarbejdet med den gode ansøgning) Arbejdsklumper … Rundtur i SOWS (slide med skærmbilleder hentes fra iterationsbilag)

Sagsttyper 7 – 75 – 200 – 332 Stk liste Redegør for x x Regler og vejledninger SBI 216 Sagstyper Fat i data (slide fra Bh) Regler og forklaringer Brugergrænsefladen Modtage og aflevere

Færre henvendelser gennem flere selvbrugerløsninger Forhåndsdialog om elementære informationer mange ufuldstændige ansøgninger

Den digitale byggesagsbehandling Gad vide… - om jeg kan bygge her? - hvad jeg skal tage højde for? - hvordan jeg håndterer denne sag? - om vi kan sagsbehandle mere effektivt? Brugere og deres behov Bygherrer Rådgivere Sags- behandlere Ledere Opstart Ide Specifikation Situationsafklaring Forhåndsdialog Ansøgning Udfyldelse af ansøgning Indsendelse af bilag (tegninger mm) Sagsbehandling Vurdering af teknik, ydre rammer, retlige regler Afgørelse om bygtillad. Afslutning/Opfølgning Arkivering Opdatering af registre Byggesags-proces Service Regler, rådgivning og best practice Interaktive internet-services 3D/CAD systemer Grafiske værktøjer Integrationer og standarder Snitflade ML på banen… Uddybning om enkelt handlinger ( Vejle kommune gør sig klar) En byggesag gennem huset (slide ML) Data Integration KMD ESDH GIS Applikationer Registre/arkiver BBR KKR ESR OSAK PLAN SBI-vejl. Digitalt arkiv OIS SVUR Ting-bogen MATR Tilstands-rapporter Kort LER Retsinfo

Målinger Antal henvendelser (sæt en streg for hver henvendelse) Status på sag/rykker Spørgsmål vedr. kvitteringsskrivelse og mangler Forhånds dialog (vejledning om byggeprojekt) Forespørgsler vedr. procedurer Forespørg-sler til arkiv oplysninger Privat Prof. Mail Skriftligt/ papir og fax Mundtligt /telefon Personlig henvendelse For måling af gevinster, som projektet initierer, er der lagt op til en klassisk fremgangsmåde: måling af udgangssituationen sammenholdt med ’slut-situationen’. Det vil sige, der skal gennemføres målinger før og efter implementeringen af de nye redskaber for dermed at kunne vurdere gevinsten. Mange forhold influerer på realisering af gevinsten, og det kan være vanskelige at påvise en éntydig, kausal sammenhæng mellem før- og eftermålingen. Det skal tages med i valg af indikatorer og dataindsamlingen.

__________________________________ Jan 2009 Jan 2010 Dec 2011 Nationalt beslutning Input Demo Måleprogram Drift Evaluering Planlægning __________________________________ Jan 2009 Jan 2010 Dec 2011 Projektperiode 1/1-2009 til 31/12-2011 Oversigt over milepæle: År 1: Før-måling og ”Den gode ansøgning” År 2: ”Den gode sagsbehandling + den gode databehandling” År 3: Dokumentation af driftsituationen, rapport med faglige udredninger + nationalt beslutningsgrundlag herunder business case.

Hvad så med i morgen?? Bedre digital service Stærkere samarbejde Fokus på et hurtigt resultat - version 1 i 2009 Følge standarder – mulighed for lokale tilpasninger Fokus på det landsdækkende perspektiv Vi skal prioritere vores hjemmeopgaver Fastholde det gode samarbejde! Bedre digital service Stærkere samarbejde Afslutning Projektet vil være med til at bane vejen til landsdækkende digitalisering, der vil gøre byggesagsprocessen mere smidig og sikre en bedre kvalitet af sagsbehandlingen

Hvad er den gode historie? Digital understøttelse ift vejledning af både hr. og fru. Jensen og den professionelle bygherre Fuldt oplyste ansøgninger og mindre spildtid Digital byggesagsbehandling inkl. mulighed for at generere administrationsgrundlag

Digital forvaltning Digitale muligheder/problemer: Ift interne og eksterne services?? Stor forskel på digitaliseringen i de forskellige kommuner!! Hvor er "guldet"?? Lean eller innovation??

Nye krav om effektivisering KL´s fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2010-2015 Skabe råderum gennem effektivisering Udvikle den kommunale service Samarbejde og fælles løft af den kommunale sektor

Parathed og fremtidsperspektiv Hvad skal der til for at kommunerne er klar til DOB?? Hvad siger I??