BF’s lederseminar 17. nov. 2006 Hvad er lean og hvordan kan det bruges i en offentlig virksomhed? 10.15-11.15 17. november 2006 | Mikkel Eriksen, me@valcon.dk, 20 10 76 37

Valcon | Lean betyder ”trimmet” og er en vedvarende rejse mod perfektion og reduktion af spild Løbende forbedringer Perfektion Kundeværdi og produktivitet Springvis udvikling Tid

Lean er på alles læber i disse år Valcon | Lean er på alles læber i disse år Tre ud af fem industrivirksomheder har i dag indført lean-principper Nu er turen kommet til service og administration - de første pionervirksomheder er i fuld gang med at indføre lean Resultaterne har været så positive at lean er blevet et buzzword, som mange taler om i disse år

Valcon | Lean stammer fra Toyota og er videreudviklet i mange andre virksomheder Toyota har med Lean over de sidste 40 år skabt et af verdens mest effektive produktionssystemer På trods af denne succes skaber Toyota stadig imponerende årlige forbedringer via Lean Når vi begynder at indføre Lean i offentlige virksomheder og på kontorerne er det principperne bag vi skal lade os inspirere af...

Myter om lean ”Lean er blot et andet ord for rationalisering” Valcon | Myter om lean ”Lean er blot et andet ord for rationalisering” ”Lean betyder at vi skal arbejde hårdere” ”Lean er blot et andet ord for gamle værktøjer som BPR, TQM ”Lean går over som alle andre projekter” ”Lean gør arbejdet kedeligt og trivielt fordi alting standardiseres”

5 grundlæggende trin i lean Valcon | 5 grundlæggende trin i lean 1. Forstå, hvad der skaber værdi for kunden 2. Identificer, hvad der skaber værdi og fjern de ikke- værdiskabende aktiviteter (spild) 3. Skab jævnt flow af værdiskabende aktiviteter 4. Lad kunden ”trække” den ønskede ydelse igennem produktionen 5. Stræb efter den perfekte proces gennem løbende forbedringer

Skab et robust fundament og fjern stress Valcon | Lean-principperne kan illustreres som et hus – 1. prioritet er at få fundamentet på plads... 9. Fokus på kundeværdi 6. Skab flow 7. Forebyg fejl 8.Løbende forbedringer (Kaizen) Skab et robust fundament og fjern stress 1. Forstå kunderne og organiser opgaverne 2. Overtag styringen 3. Skab synlighed 4. Stol på standarder 5. Tydeliggør ansvaret

Valcon | Achieving a targeted lean transformation is dependent on the success of various other and critical subsystems Traditionally companies have not been able to sustain significant improvement activities De vedvarende resultater kommer kun ved systematisk opbygning af lean-kompetencer Resultat Eksempler på virksomheder som har mestret vedvarenhed: Toyota (TPS) Alcoa (APS) Danaherr (DBS) "Flavour of the month" "Just like last time" Danske virksomheder på vej Danfoss (DBS) Novo Nordisk (cLEAN) Andre.. Perfekt Lean-opstart Resultat og motivation på sit højeste Fokus flytter sig mod næste problem Karakteristika for alle nævnte er fokus på opbygning af eget produktionssystem med tilhørende egen kompetenceudvikling Kilde: Artikel af Klaus Godsk i Børsens Bestyrelseshåndbog, september 2005

Grundprincipperne i Lean Valcon | Grundprincipperne i Lean

Kort teori – ”procestankegang” Valcon | Kort teori – ”procestankegang” Fundamentale principper: Alle produkter, leverancer, ydelser er resultatet af en proces Ledelsens primære fokus skal være på værdiskabende processer frem for organisation og budgetter

Processer i en traditionel organisering Valcon | Processer i en traditionel organisering Virksomhed Afdeling A Afdeling B Afdeling C

Den procesorienterede virksomhed er organiseret omkring processer Valcon | Den procesorienterede virksomhed er organiseret omkring processer Virksomhed Proces A Proces B Proces C

Fokus på at reducere spild og øge værdiskabelsen Valcon | Fokus på at reducere spild og øge værdiskabelsen En af hovedidéerne i Lean filosofien er at reducere spild så meget som muligt Lean = Mere værdi og mindre spild Kvalitet Fleksibilitet Service Omkostninger Tid Fejl

Hvad er en spildanalyse? Valcon | Hvad er en spildanalyse? Analyse af procestrin med henblik på at identificere spild En opgaves forløb i eksisterende proces Værdi Proces start Proces slut Spild Samme værditilvækst, men mindre gennemløbstid Forløb efter reduktion af spild Proces start Proces slut

Analyserne skal involvere medarbejderne bredt Valcon | Analyserne skal involvere medarbejderne bredt Eksempel fra offentlig virksomhed: Formål var at samle mange personers fragmenterede kendskab til arbejdsgange for at skabe et overblik over den samlede proces.

Lean handler om at kortlægge processerne og fjerne unødvendigt spild Valcon | Lean handler om at kortlægge processerne og fjerne unødvendigt spild Henvisende læge/patient Henvisende læge/patient = Spild Henvisnings-registrering Under- søgelse Beskrivelse/diagnose Skrivn./ Godk. Aktivitet Visitation Booking Syge-plejerske Ansvarlig Sekretær Læge Sekretær Læge Sekr./læge 17-27 dage 81 min. Total 1 min 30 min 5 min 20 min 2 dage 1-2 dage 10-20 dg. 2-3 dage Gennemløbstid Procestid Symboler: = Aktivitet = Ventetid

Eksempel - sagsgangen i overbliksform Valcon | Eksempel - sagsgangen i overbliksform Indledende sagsbehandling Sagsbehandling Beslutningsproces Afsluttende behandling Ca. 27 indkomne sager pr. dag Skriftlig votering (90%) Retsmøde (10%) ~ 1-2 mdr. ~ 1-13 mdr. ~ ½-6 mdr. ~ 10 dage Total Gennemløbstid: ~2-22 mdr. Procestid: ~ 3-7 dage

Eksempel - sagen ligger stille flere steder Valcon | Eksempel - sagen ligger stille flere steder Indledende sagsbehandling Sagsbehandling Beslutningsproces Afsluttende behandling Skriftlig votering (90%) Retsmøde (10%) Sag venter på fordeling op til 6 mdr. Sag afventer votering (1-3) ~ ½-1 mdr. Sag afventer erklæring fra SKAT ~ 1-2 mdr. Afventer ”høringssvar” (sagsmateriale) fra afgørelsesmyndighed ~ ½-1 mdr. Sag ligger hos sagsbehandler og venter på opstart op til 3 mdr. Sag afventer afholdelse af retsmøde ~ 3-4 mdr. Evt. syn og skøn Sag i bero i op til 36 mdr. Sag venter på drøftelse af sag med klager / repræsentant / venter på supplerende mat. ~ ½-3 mdr. Endeligt kendelsesudkast op til ½ mdr. Kontorindstilling op til 1½ mdr. Total Total Total Total Total Gennemløbstid: ~ 1-2 dage ~ 1-15 mdr. ~ ½-1 mdr. ~ 4-6 mdr. ~ 10 dage Procestid: ~ 1-3 timer ? dage ? dage ? dage ? dage

Hvorfor gør vi det? Rigsrevisor Hensyn til borgerne Valcon | Hvorfor gør vi det? Rigsrevisor Hensyn til borgerne Politisk bevågenhed Egen tilfredsstillelse

Valcon | Eksempel: Københavns Kommune reducerer ekspeditionstiden i ”Byggeri og Bolig” med 80% - fra 21 til 3 dage ”Hej Byggeri og Bolig, Jeg var tirsdag eftermiddag d. 2/11 på Ottiliavej for at ansøge om tilladelse til, at restaurere vores badeværelse. Jeg følte mig rigtig godt behandlet og modtog en fantastisk service lige fra ham som fandt vores sag, over arkitekt til ingeniør. Vi fik at vide at der kunne gå op til 3 uger med behandlingen af sagen, men allerede fredag morgen modtag jeg byggetilladelse dateret 4/11. Sådan, det kalder jeg service, og der skal lyde en stor tak til alle implicerede Jeg kender selv til, at man kun hører når tingene er negative, jeg havde en overordentlig positiv oplevelse, og det vil jeg gerne rose jer alle for. Med venlig hilsen

Valcon | Frederiksborg Amt løfter produktiviteten med 30% og opnår landets korteste ventelister

Skab et robust fundament og fjern stress Valcon | Eksempler 9. Fokus på kundeværdi 6. Skab flow 7. Forebyg fejl 8.Løbende forbedringer (Kaizen) Skab et robust fundament og fjern stress 1. Forstå kunderne og organiser opgaverne 2. Overtag styringen 3. Skab synlighed 4. Stol på standarder 5. Tydeliggør ansvaret

Valcon | Organisering

Måling og styringsdata Valcon | Måling og styringsdata Gennemsnitlig ekspeditionstid: 4 uger

Måling og styringsdata Booking og normtider på operationsgangen Valcon | Måling og styringsdata Booking og normtider på operationsgangen Fokus på: kapacitetsudnyttelse – både af stuer og personale Hurtig omstilling Optimalt case-mix At ”alt” kan planlægges Synkronisering af urene – minimal ventetid

Måling og styringsdata Måling af indgående telefoner og bemanding Valcon | Måling og styringsdata Måling af indgående telefoner og bemanding

Synliggørelse Vælg få relevante mål Valcon | Synliggørelse Vælg få relevante mål Policesager A 32-2002 44-2002

Synliggørelse Måltavle Valcon | Synliggørelse Måltavle Måltavle Status Plan Aktivitet Frist Ansv. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Baseline 7 8 9 10 11 12 Uger Yield Kvalitet Gennemløbstid Produktivitet

Synliggørelse Styringsreol (sundhed) Valcon | Synliggørelse Styringsreol (sundhed) Speciale Status på patienten og journalen

Stol på standarder Brug af simple standarder Valcon | Stol på standarder Brug af simple standarder

Lean tilfører nye værktøjer til mange administrative ledere Valcon | Lean tilfører nye værktøjer til mange administrative ledere Strategisk ledelse Strategisk ledelse Fokus og retning Fokus og retning Personale ledelse Personale ledelse Faglig ledelse Faglig ledelse Sikring af Sikring af Faglig kompetence Faglig kompetence ressourcer ressourcer og kvalitet og kvalitet Driftsledelse Driftsledelse Styring og Styring og optimering optimering Eksisterende ledelsesdisciplin Manglende ledelsesdisciplin

Valcon | Udnyt hvis I allerede tidligere har arbejdet med dele af leanprincipperne Kommunikation og respekt for udgangspunktet er afgørende: Vurdér udgangspunktet og paratheden i organisationen Kommuniker hvorfor I skal arbejde med lean Skab en klar vision - brug billeder til at illustrere hvad I skal opnå Besøg f.eks. andre organisationer eller virksomheder, som allerede har implementeret lean og tal med ledere og medarbejdere Involvér de fremtidige ambassadører tidligt Fokuser på tidligt at skabe en succes!