Fælles regional indkøbspolitik - gældende for alle ansatte og alle arbejdspladser i Region Midtjylland… Indkøb og Logistik www.regionmidtjylland.dk

Indhold Ny indkøbspolitik Proces og tilblivelse Vision Overordnet strategi Indhold Udmøntning og implementering Indkøb og Logistik

Proces og tilblivelse 1. kvartal 2007: Intern høring i Region Midtjylland af forslag til indkøbspolitik samt internt temamøde herom. 28. marts 2007: Regionsrådet vedtager en foreløbig indkøbspolitik som et arbejdsgrundlag for administrationen. 28. marts 2007: Regionsrådet nedsætter et midlertidigt politisk udvalg. April-juni 2007: Udvalget udarbejder udkast til endelig indkøbspolitik. 7. juni 2007: Offentligt høringsmøde. 12. juni 2007: Direktionen fremlægger udkast for regionens MED-udvalg. Udvalget drøfter udkastet 25.-26 juni. 22. august 2007: Regionsrådet vedtager politikken. Indkøb og Logistik

Politikken skal støtte visionen. Region Midtjylland vil skabe en moderne indkøbsorganisation, der løser opgaverne effektivt og professionelt, og samtidig tage hensyn til bæredygtighed i forhold til eksempelvis arbejdsmiljø, miljø og etiske forhold. Politikken skal støtte visionen. Indkøb og Logistik

Overordnet strategi Bæredygtige udbud og indkøb Udbuds- og indkøbsprocesser som samlet helhed Standardisering, effektivitet og professionalisme Miljø, arbejdsmiljø og etik. Involvering af brugerne Høj faglighed ved valg af produkter. Inddragelse af eksperter. Digitalisering Innovativ på det digitale område. Udnyttelse af teknologiske muligheder. Effektiv implementering af indkøbsaftaler. Indkøb og Logistik

Overordnet strategi Kommunikation Samarbejde Redskab til at udbrede kendskabet til indkøbsaftaler og resultater. Skabe grundlag for effektiv implementering af indkøbsaftaler. Samarbejde Konstruktivt samarbejde med leverandører og øvrige partere. Sikre de bedst mulige betingelser for indkøbs- og forsyningsprocesser. Indkøb og Logistik

Indhold Gyldighed og omfang Gælder hele Region Midtjylland og omfatter alle køb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver inkl. leje og leasing. Alle udbud og kontrakter med leverandører, tjenesteydere og entreprenører skal koordineres med Indkøb og Logistik. De enkelte afdelinger og institutioner er selv ansvarlige for at efterleve indkøbspolitikken samt kasse- og regnskabsregulativet. Indkøb og Logistik

Indhold Indkøbsorganisation Enstrenget organisation, hvor Indkøb og Logistik koordinerer alle udbud og udbudsafviklingen heraf (herunder procesunderstøttelse og rådgivning). Indkøb og Logistik refererer ledelsesmæssig til Jens Anton Dalgaard (udredningsarbejde er sat i gang). Indkøb og Logistik refererer organisatorisk til Regionsøkonomi. En tværgående styregruppe for indkøbsområdet drøfter den årlige indkøbsstrategi – herunder indsatsområder og ressourcebehov, som godkendes af direktionen. Indkøb og Logistik

Indhold Bæredygtige indkøb Udbud og indkøb skal ske ud fra forretningsmæssige kriterier, hvor der ved det konkrete indkøb anlægges en helhedsbetragtning, der sikre bæredygtige indkøb i forhold til: Miljø Arbejdsmiljø Etik Totaløkonomi Indkøb og Logistik

Indhold Miljø Hensyn til at mindske miljøbelastningen. Vægte produkter som i fremstilling, distribuering anvendelse og bortskaffelse, belaster miljøet mindst muligt. Tilstræbe anvendelse af økologiske fødevarer. Vægte produkter, der kan genanvendes. Vægte energibesparende produkter. Nærmere retningslinjer afventer en miljøpolitik. Indkøb og Logistik

Indhold Arbejdsmiljø Ved valg af leverandører vægtes et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Ved valg af produkter og leverandører vægtes hensynet til arbejdsmiljøet for medarbejderne (brugerne) i Region Midtjylland. Ved valg af produkter og leverandører vægtes logistiske hensyn. Nærmere retningslinjer afventer en politik for arbejdsmiljø. Indkøb og Logistik

Indhold Etik Krav om, at ethvert arbejdsforhold hos leverandører, tjenesteydere og entreprenører samt deres underleverandører sker på et etisk forsvarligt grundlag, hvor de grundlæggende menneskerettigheder overholdes. Ingen anvendelse af ulovligt børnearbejde. Krav om, at der i samarbejdsrelationerne mellem regionen, leverandører, tjenesteydere, entreprenører og deres underleverandører ikke forekommer nogen form for korruption. Indkøb og Logistik

Indhold Totaløkonomi Alle udbud vurderes ud fra en totaløkonomisk betragtning således at logistiske hensyn, prisen på tilknyttede serviceydelser, betingelser for levering og fragt, implementeringsomkostninger, leverandørskift m.v. inddrages. Indkøb og Logistik

Indhold Udbudskriterier Ved udbud skal det sikres at der opnås: De bedst mulige priser for den rette kvalitet. Stor leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser. Bedst mulige service. De bedst mulige betalingsbetingelser. De bedst mulige arbejdsmiljø- og miljøforhold. Afhængigt af det konkrete udbud vil forholdene have forskellige vægtning… Indkøb og Logistik

Indhold Aftaleformer Obligatoriske O- og K-aftaler. Direktionen fastsætter retningslinjer for anvendelse af indkøbsaftalerne efter indstilling fra styregruppen. Alle aftaler skal dokumenteres skriftligt i en kontrakt. Indkøb og Logistik

Indhold Brugerinvolvering Digitalisering Krav om inddragelse af brugere for at sikre høj faglighed og effektiv implementering af aftalerne. Digitalisering Krav om udbredelse af e-handel. Størst mulige del af udbuds- og indkøbsprocessen skal foregå digitalt. Obligatorisk at bruge e-handel i takt med at det udbredes. Vægt på digitale analyser af indkøbsdata. Indkøb og Logistik

Udmøntning og implementering Vejledninger og samarbejde på vej… Retningslinjer for brugerinddragelse Beskrivelse af udbudsproces Samarbejde med Regionsforeningen, Udvikling og Arbejdsmiljø, Regional Udvikling, Hospitalernes hygiejnefolk, eksterne eksperter m.fl. Indkøb og Logistik

Udmøntning og implementering Brugerinddragelse Retningslinjer er udarbejdet (formidles internt og eksternt) og omhandler: Indledning Gyldighed og omfang Brugergruppens ansvar og beføjelser Indkøbs- og udbudslederens/indkøberens ansvar og beføjelser Den lokale ledelses ansvar Udvælgelse og sammensætning af brugergrupper Brugergruppens opgaver - arbejdsprocessen Indkøb og Logistik

Udmøntning og implementering Politikker på vej Logistikpolitik Servicestrategi (og udbudspolitik) Miljøpolitik Arbejdsmiljøpolitik Indkøb og Logistik

Udmøntning og implementering Anbefaling fra det politiske udvalg: At der stilles krav om at leverandører skal leve op til FN’s børnekonvention og FN’s menneskerettigheder At Region Midtjylland tilslutter sig Elsparefondens vejledninger At der ved udbud tages hensyn til, at der fortsat er mulighed for at samarbejde med inovative leverandører om eksempelvis produktudvikling – eksempelvis ved ikke altid at udbyde hele regionens forbrug af en bestemt vare. Indkøb og Logistik

Udmøntning og implementering At man ved udbud, hvor eksempelvis hurtige leverancer er afgørende, overvejer at opdele udbuddet i flere geografiske områder af regionen, således at også mindre/lokale virksomheder har mulighed for at byde på opgaven. At der fra udvalget side opfordres til, at der af folk med viden på miljøområdet udarbejdes en årlig handlingsplan med fokusområder for miljøområdet. At der fra udvalgets side opfordres til, at man også igennem vækstforum søger at skabe bedre rammer for produkt- og idéudviklingen i regionen idet viden og innovation er en vigtig ressource. Indkøb og Logistik

Udmøntning og implementering Øvrige tiltag: Kommunikation (specifikt): Præsentation på hjemmesider og intranet Kommenteret udgave med relevante links Trykte og elektroniske vejledninger Møder og seminarer Kommunikation (generelt): Overordnet kommunikationsstrategi Generel markedsføring af IKL (og servicedesken) Årsrapport for Indkøb og Logistik Indkøb og Logistik