Ved poul@langagergaard.dk ONLINE MUS-koncept: Kompetenceudvikling og MUS – i anerkendende perspektiv Kort præsentation af musskema.dk Ved poul@langagergaard.dk

Kort og godt: Hvad det handler om?

Helheds-orienteret MUS-koncept, som rummer: Elektronisk MUS-koncept Styrer hele processen for dig – giver sammenhængskraft Fortrolighed og høj sikkerhed uden papir (server/password) Grafer viser anonyme gennemsnits-resultater i afdeling/firma Overblik, hjælp og støtte til Aftaler – deadlines og opfølgning Kompetencekatalog Hjælp til at sikre præcist kompetence-afsæt hos den enkelte Visuel hjælp til at sikre målrettet kompetence-udvikling Et (helt fornyet) GRUS-koncept (GRuppeUdviklings-Samtaler) Inkl. spændende APV (Arbejdspladsvurdering)

Hvad kan Musskema.dk Musskema.dk kan tilbyde dig denne unikke hjælp: Troværdigt dialog- værktøj Overblik: MUS bliver faktisk afholdt! Referat på stedet – sendes automatisk Grafisk overblik over hoved- tendenser Afrapportering til cheflaget Musskema.dk kan tilbyde dig denne unikke hjælp: Afrapportering til medarbejdere Redskab til opfølgning på alle aftaler Leder- evaluering og dialog Tværgående fordel og effekt = fra Kvalitetsre-formen 07, ovk 08 m.v. Trivsels- undersøgelse For alle

Musskema.dk 30 spørgsmål Fordelt på 5 temaer: Jobbet Kollegerne Kunder/Borgerne/Brugerne Virksomheden Fremtiden Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr. afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema. Den tynde blå streg viser hele firmaets gennemsnit. Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!

Alene over for medarbejderen: Synliggøre placeringen i helheden:

Organisations- udvikling Krav og forventninger (Mission) Vision og mål Udvikling af kompetencer Organisations- udvikling Anerkendende dialog- og feedback-kultur Holdning til medarbejderen (Værdier)

Erfaringsmæssige og nødvendige krav til MUS-skemaer: Skemaet skal være enkelt, klart, entydigt, specifikt og uden skjulte dagsordener Skemaet skal være kortfattet - max. på 2 sider! Skemaet skal sikre at vi kommer hele kompasset rundt, som en stille guide Skemaet skal være et håndtag til det afgørende: den konstruktive dialog Skemaet skal være målbart, så de forskellige udsagn siges og høres med samme vægt på begge sider af bordet Skemaet skal være en hjælp til den fundamentale opfølgning Skemaet skal kunne bidrage til en præcis afrapportering af afdelingens MUS-runde for både personalemødet og for det højereliggende cheflag

Hvad får du ud af Værdiskabende MUS?

Fra hjemmesiden kan du hente opdateret viden om og hjælp til MUS!

In English, www.developandperform.com:

Musskema.dk 30 spørgsmål Fordelt på 5 temaer: Jobbet Kollegerne Kunder/Borgerne/Brugerne Virksomheden Fremtiden Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr. afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema. Den tynde blå streg viser hele firmaets gennemsnit. Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!

Fordele ved Værdiskabende MUS Dækker 3 niveauer: Chef Leder Medarbejder Kan udbygges til at dække 15-20 ledelses-lag, hvis det har interesse. Spørg gerne! Egne spørgsmål/temaer kan let justeres og integreres med redskabet Grafisk overblik over medarbejdernes svar – afdelingsvis, over for både leder selv og leders chef (klar til leders egen MUS) Alle aftaler i afdelingen serveres på et enkelt ark i en oversigt Mulighed for at sætte deadline på aftaler, så der følges op med automatisk reminder-mail for både medarbejder og leder Mulighed for at alle aftaler automatisk sendes til HR eller konkret mailadresse – for opload til elektronisk personalesag Mulighed for at benchmarke op mod andre afdelinger Mulighed for at sende grafiske oversigter videre til f.eks. topledelsen og/eller HR-afdelingen Kommer mere i dybden og sparer administrativ tid ved MUS (administrativ tidsbesparelse: ca. 30-45 min. pr. samtale!) Musskema.dk matcher præcist væsentlige opgaver og krav i Kvalitetsreform og Trepartsaftalen fra 2007 og overens-komsterne 2008!

Hvordan kommer man i gang og opretter sig som firma?

Oprettelse af firma Chefen opretter virksomheden i systemet via musskema.dk i højre spalte – og ledes ind på den sikre server: https://secure.musskema.dk/ny/, hvor oprettelsen sker. Når man har accepteret betingelserne for MUS-skema, skal man klikke på organisationstype, privat eller offentlig, og derefter registrere sig med aktuelle data – så får man det rigtige MUS-skema, som kan tilpasses dine ønsker.

Oprettelse af ledere Administrationssiden er chefens side. Her kan chefen oprette (og opdatere) ledere og tildele flere licenser ved flere end 30 medarbejdere pr. leder. Når lederne er oprettet med navn og mail, modtager de en automatisk mail med adgangskoder til hver deres leder-side. Chefen kan også her se statistik pr. afdeling. Ud for den enkelte leder står en ”K” – her kan der lægges en Kontrakt eller Fokusaftale, som også er synlig for Lederen, hvis der står noget i feltet.

MUS statistik Chefen kan se, hvor mange medarbejdere i hver afdeling, der har udfyldt MUS, f.eks. 2 ud af 4, 2/4. Fra Administrationssiden kan chefen også videresende grafer til evt. højereliggende koncern, HR-afdeling o.l..

MUS statistik Hvis man ønsker at opsamle alle aftaler og lægge dem på elektronisk personalearkiv, så kan Chefen indsætte en mailadresse her – og alle aftaler går automatisk dertil direkte!

Oprettelsesbrev Når Chefen har oprettet alle lederne, modtager de hver sin mail som leder med tilhørende adgangskode. Lederen oprettes også automatisk som medarbejder i forhold til chefen og får derfor også en medarbejdermail til MUS med chefen. Mailafsender med koder er vores sikre server, som hedder: auto-email-system@musskema.dk.

Årsskifte Når årets MUS er slut – også selv om de går hen over et årsskifte – skal chefen på administrationssiden med virkning for hele organisationen skifte til et nyt MUS-år… Så kan et nyt års MUS begynde! Og så skal det foregående års MUS være afsluttet, for alle skemaer bliver nu låst!

Hvordan oprettes medarbejdere – og udsendes MUS-skema?

MUS status På lederens side opretter lederen hver enkelt medarbejder med navn og mail. Ved farveskift kan lederen se, når medarbejderen har udfyldt sit skema (Se: Ikke åbnet, Begyndt, Afleveret, Afsluttet) – samt en oversigt over Aftaler og dette års samt 3-års statistik for egen afdeling. Redigering eller tilføjelse af nye medarbejdere: Klik først på Rediger liste – og føj så medarbejder til eller rediger allerede tilføjet! Ud for hver medarbejder er der to knapper/dokumenter: CV til løbende at opdatere medarbejders CV. Note til løbende at notere huskere!

Send MUS-skemaer Enkeltvis – her! Lederen kan udsende MUS-skemaer til alle på én gang (Klik: Send skemaer) eller enkeltvis (Klik: Send)

Forberedelse til MUS Når lederen skal udsende MUS-skemaet/koderne til medarbejderne, kan det ske individuelt ved at klikke på SEND ud for den enkelte medarbejder. Så popper en lille boks op, hvori man kan skrive en personlig meddelelse til netop denne enkelte medarbejder, som bliver indarbejdet i den mail, som medarbejderen får med sit password.

Hvordan forbereder man sig til MUS?

Forberedelse til MUS Gennem tilsendt kode går medarbejderen ind i eget MUS-skema og udfylder ca. 30 spørgsmål, inden for fem temaer. Der scores fra 1 (bund) til 6 (top). Der kan skrives kommentar til hvert enkelt spørgsmål.

Hvordan afvikle MUS og lave referat?

Medarbejders forlods udfyldte Afvikling af MUS Referat skrives her! Medarbejders forlods udfyldte Medarbejderen udfylder sit MUS-skema, så kan lederen se skemaet – og nu kan selve MUS begynde. Udgangspunkt sker i det udfyldte skema, og der frem-kommer en ny kolonne til referat, som skrives på stedet. Når MUS er færdig og referatet skrevet – klik: Afslut, og begge får automatisk mail med referat!

…Afvikling af MUS Gennem selve MUS handler det meget om, at leder har skarpt fokus på, når og hvor der kan laves en konkret aftale – både vedr. medarbejders kompetenceudvikling og mål for det kommende år. De føres straks ned i de to sidste punkter, som således er i spil under hele MUS. Aftaler trækkes automatisk med over til næste års MUS… Under Aftaler for fremtiden – har man mulighed for at sætte en deadline på til de enkelte aftaler. På den anførte dato sender systemet automatisk en reminder til både leder og medarbejder. … og ved næste års MUS placeres dette års aftaler under ”sidste år”, så man ved MUS kan evaluere sidste års aftaler og se, hvad der er sket… Det sker helt automatisk!

? Hvordan følge op på aftaler – og de grafiske resultater over for medarbejdere og din chef?

Aftaler Lederen kan nu på Leder-siden klikke på Aftaler: så fremkommer samtlige aftaler, der er indgået med den enkelte i en overskuelig oversigt, som der nu kan ageres ud fra.

Aftaleoversigt I aftaleoversigten kan lederen afkrydse gennemførte aftaler. Aftaler om kompetenceudvikling kan videresendes til f.eks. HR. Aftaler og deres status trækkes automatisk over i næste års MUS-skema. Opfyldt med grøn farve – uopfyldt med rød.

Grafisk fremstilling af resultater Lederen får 6 grafiske billeder af afdelingens resultat efter MUS: En for hver af de 5 temaer som den, der vises her. Og endelig en samlet oversigt, som viser karakter-spredningen for hele afdelingen på samtlige spørgsmål. De 5 drøftes ved et medarbejdermøde med handlingsplan.

Fortrolige MU-samtaler Fortrolige MU-samtaler bliver …Grafisk fremstilling af resultater Medarbejder Lederen tager de 6 grafiske billeder med til sin egen MUS med Chefen, som anvender dem til overblik og som basis for lederudvikling. Chefen har adgang til de grafiske oversigter. Fortrolige MU-samtaler bliver mellem medarbejder og leder Fortrolige MU-samtaler bliver mellem leder og chef Leder Chef

Chefen kan plukke relevante spørgsmål ud – på tværs Musskema.dk er bygget op til at håndtere meget store koncerner med en lang række ledelseslag. Uanset mange eller få ledelseslag, så kan topchefen gå ind og udvælge ønskede spørgsmål på tværs af temaer i en afdeling, flere afdelinger eller hele koncernen – og køre en grafisk statistik ud på pdf for netop disse spørgsmål…

Etik, rettigheder og økonomi ? Etik, rettigheder og økonomi

Etik og rettigheder Mus-skemaerne ligger på en sikker server (derfor er adressen: https://secure.musskema.dk) Selve samtalen og referatet er internt og fortroligt mellem den enkelte medarbejder og dennes leder Hvis lederen stopper – er ingen anden berettiget til at få adgang til de fortrolige udsagn i MUS-skemaerne – men den nye leder får adgang til grafer og statistik Bl.a. derfor er det vigtigt, at gennemsnitsgraferne og Aftalerne fra årets MUS netop går videre i systemet, så opsamlet viden ikke går tabt Chefen har kun adgang til gennemsnitsgraferne

Økonomi Det netbaserede MUS-skema koster 1.499,- kr. pr. leder med op til 30 medarbejdere, inkl. rettelser/justeringer af op til 5 spørgsmål. Beløbet gælder oprettelse og 1. års licens. Heri er integreret GRUS-koncept Efterfølgende års licens koster også 1.499,- kr. - med gratis rettelser af op til 5 spørgsmål/år Yderligere ønsker til rettelse og justering af spørgsmålene, kan ske for 275,- kr. pr. spørgsmål Der er hurtig og effektiv support, hvis man løber ind i noget… Enhver er velkommen til at trække på vores betydelige erfaring og ekspertise inden for udvikling af ledere og medarbejdere. Afregnes særskilt. Alle priser er 2011-priser og er ekskl. moms.

Spørgerammen Firma-niveau: Fastlåst – for alle Firma Sektions-niveau: Fastlåst for den enkelte sektion Fag-niveau: Fastlåst for fag-niveauet Afdelings-niveau: Fastlåst i afdelingen Individ-niveau???: Henter automatisk de ting ind, som skrives når leder sender MUS-skema ud Firma (ekstra): Kunne f.eks. være særlig udvidelse mhp. tilfredshedsundersøgelse o.l. Firma (ekstra) Sektion Fag Afdeling Individ

Kompetencekatalog – med grafisk spindelvæv

Vores styrke - fællesmængden De reelle krav og forventninger til organisationen De umiddelbare kompetencer p.t. Vores udfordringer – uoverensstemmelsen mellem reelle krav/forventninger og forhåndenværende kompetencer

Medarbejder-udvikling arbejderen Relationel udvikling Personlig udvikling Faglig udvikling

Medarbejder-udvikling arbejderen Relationel udvikling Personlig udvikling Faglig udvikling

Organisations-niveau Tre niveauer: Person-niveau Gruppe-niveau Organisations-niveau Adfærd Kan udvikles Kompetencer Færdig- heder Viden Vanskeligt påvirkelige Individuelt fundament Personlige karakteristika Talent (Christian Brosolat og Anders Thorup: Kompetenceudvikling i praksis, JP 2004)

Kort fortalt om Kompetencekataloget Dette netbaserede kompetence-redskab er fuldt integreret i musskema.dk Det hjælper organisationen med at definere de ønskede kompetencer – fagligt som personligt Og det bidrager til, at den enkelte leder/afdeling herefter opstiller de ønskede niveauer for de enkelte kompetencer Og endelig hjælper dette redskab den enkelte medarbejder med at score sin egen indplacering på de enkelte kompetencer Det hele præsenteres grafisk i et overskueligt spindelvæv pr. afdeling og samlet – lige til at præsentere internt som eksternt

Kompetencekatalog begynder med Chefen ? Kompetencekatalog begynder med Chefen

Oplistning af de faglige og personlige kompetencer, I vil måle på Fra Chefens indgang/kode klikker man til venstre på Kompetencekatalog – og herefter definerer man, gerne i samspil med ledere og evt. medarbejdere fx 10-12 kompetencer hhv. faglige og personlige, som I gerne vil måle på. Der er plads til max. 20, men færre anbefales.

Herefter sætter den enkelte leder det ønskede niveau pr. kompetence ? Herefter sætter den enkelte leder det ønskede niveau pr. kompetence

Lederne sætter herefter deres ønskede niveau pr. kompetence Chefen sender herefter kompetence-oversigten til alle ledere, som nu individuelt ud fra netop den enkelte afdelings behov sætter de ønskede værdier på fra 0 til 5 (se forklaringen på den enkelte score på næste slide).

Niveau-sætning følger denne forklaring Forklaring på tallene: 0,0 Trækker sig, melder fra, yder ikke noget nævneværdigt på området 1,0 Yder en smule, men mere kunne ønskes 2,0 Håndterer området rimeligt - skal dog løbende have støtte 3,0 Behersker området selvstændigt og uden støtte 4,0 Behersker området og kan motivere andre 5,0 Mestrer området, kan hæve sig over det og bidrage til at udvikle det med nye vinkler.

? Nu sender Lederen Kompetenceoversigten til den enkelte medarbejder, som udfylder den forud for dialog med lederen

Medarbejderen udfylder sit udspil til score pr. kompetence: Når Lederen ved et enkelt klik sender videre til medarbejderne, får hver enkelt medarbejder automatisk sendt en mail med særlig adgangskode til netop kompetence-kataloget. Medarbejderen går ind og sætter sin score på og klikker på afslut, hvorefter dialogen med Lederen herom kan begynde.

Dialogen mellem Leder og Medarbejder: Dialogen tager udgangspunkt i medarbejderens score – sammenholdt med forklaringen på tallene (til højre). Det er en gylden mulighed for på to-mands-hånd at komme i dybden med så vitale individuelle kompetencespørgsmål – og derefter sætte retning for en ønsket og ønskelig udvikling. Dialogen skal nå frem til en score, som er udtryk for et fælles billede fra begge parter efter en god og konstruktiv dialog. Lederen justerer tallene på stedet. Dialogen kan også allerede tage hul på drøftelsen om initiativer til konkret og individuel kompetenceudvikling for medarbejderen.

? Herefter genereres en række grafiske oversigter for hhv. faglige og personlige kompetencer

Afdelingens ønskede – og gennemsnitlige score fagligt/personligt

Alene over for medarbejderen: Synliggøre placeringen i helheden:

Chef og leder skal hele tiden holde En organisation har f.eks. 3 afdelinger med fagligt blandede miljøer. Det går fint med alm. MUS, men ved integration med kompetencekatalog og handlinger på kompetence-gennemsnit for afdelingen har man behov for at samle faggrupperne på tværs. Det håndterer MUS-konceptet fint, men man skal som leder holde tungen lige i munden: Man opretter f.eks. tre ”fiktive” afdelinger alene til kompetencebrug. I hver sin ”afdeling” placeres de specifikke fag-grupper. De tre ”rigtige” afdelingsledere deler alle de tre ”fiktive” afdelingskoder. Herefter kan man stille skarpt på de faglige kompetencer og udvikle præcist! Chef og leder skal hele tiden holde sig klart, at det RIGTIGE MUS – alene skal køre fra de ”rigtige” afdelinger! Og herfra skal man ALDRIG udsende kompetenceskemaer! Lige så vigtigt er det, at fra de ”fiktive” afdelinger skal man KUN udsende kompetenceskemaer – og ALDRIG MUS-skemaer (eller GRUS-skemaer)! Aldrig! Det vil nemlig kun skabe bruger-problemer!

Faglige og Personlige pr. afdeling og for hele organisationen: Graferne generes for både Faglige og Personlige kompetencer Og for både den enkelte afdeling – og for hele organisationen samlet (sidstnævnte genereres fra Chefens side/kode) De individuelle med den enkelte medarbejder kun på afdelingsniveau Og man kan som leder både få den grafiske visning og en oversigt med tallene alene Efterhånden som kompetenceudviklingen slår igennem for den enkelte kan tallene justeres, så man synliggør udviklingen…

Spændende online GRUS-koncept... Med bunker af anvendelsesmuligheder med GRUPPE-udvikling.

Hvordan kan GRUS-konceptet f.eks. bruges? Alm. GRUS Naturligvis kan det primært bruges ved virksomhedens alm. GRUS (GRuppeUdviklingsSamtaler)… Ellers ved: Talent-udvikling eller udviklingsgrupper Her kan man gennem en særlig spørgeramme skabe grobund for virkeligt overblik og systematisk, individuel vækst Projekt-evaluering Når man skal evaluere projektet systematisk Lederevaluering Det vil kunne ske her med en særlig dagsorden, som netop passer til dette projekt. De almindelige afdelingsmøder eller ledermøder? Ja, også disse vil kunne køres her og derved give de muligheder, som automatik og det digitale giver.

Grupper Opret alle de grupper, du ønsker – og sæt kryds ved dem, der hører med i gruppen.

Grupper Du kan også trække folk fra andre afdelinger ind, ja, folk helt uden for jeres organisation, hvis de er oprettet i musskema.dk

Spørgerammen Rediger spørgerammen, klik på SKEMA.

GRUS-samtale Når de enkelte har svaret og ratet spørgsmålene, begynder selve GRUS og I skriver ind i referatskabelonen og kan under mødet se gennemsnitsgrafen øverst…

Grafer Gruppens gennemsnits-grafer fra de enkelte spørgsmål.

Referater og opfølgning Når GRUS er færdig, kan du fra Ledersiden se alle referaterne fra de enkelte grupper og indgåede aftaler – samt opfølgning på indgåede aftaler: 2/6 = 6 aftaler, 2 er opfyldt.

Aftaler og deadlines I en oversigt kan lederen se referat og alle aftaler fra gruppen med deadlines.

Spændende online APV-koncept... Nu også Arbejdspladsvurdering integreret med musskema.dk. Til samme pris!

APV med Arbejdstilsynets ramme-spørgsmål Født med Arbejdstilsynets anbefalede spørgeramme for ”kontor” – kan ændres til at passe netop hos dig Giver super overblik Klar stillingtagen: Lovkrav – eller ønske Aftaler fremstår klart med deadline – og farveskala: Hvid, gul, grøn – eller rød… Påmindelser automatisk med mail på dagen Løbende opfølgning…

Spørgerammen Med CHEF-koden går man ind og sikrer, at APV-spørgerammen er OK. Slet, ret, flyt rundt…

APV-skema Med leder-koden sender man ud til sin afdeling og den enkelte går ind med fremsendt kode, rater fra 1-6, skriver evt. kommentarer… Og så følger samtalen!

Overblik Lederen får overblik over, hvor langt den enkelte er kommet – kan se kommentarer, ratings, aftaler og handlingsplan…

Aftaler Lederen ser straks med farveskalaen – om aftalen er sat i gang (gul), fuldført (grøn), tidsplan overskredet (rødt).