Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk Kommunen som Driftsherre Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk

Kommunen som Facilities Manager KUBEN’s domicil, hovedkontor, Ragnagade 7, 2100 København Ø Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk

Facilities Management er en strategisk ledelsesdisciplin

Facilities Management = Ledelse af faciliteter

Facilities Management Ledelse: = Ledelse af faciliteter Organisering og forvaltning - at skabe resultater gennem andre Faciliteter: Virksomhedens omgivelser og infrastruktur

Facilities Management What’s a facility? Something, supporting something else. In the 1850’es railway stations in the USA were equipped with waiting room room and other ”facilities”. Facilities Management = Ledelse af faciliteter ”noget, der understøtter en funktion” ”noget, der faciliterer noget andet”

Facility => Facilities => Lethed Færdighed Føjelighed Let adgang Gyldendals Røde Ordbøger: Facility => Lethed Færdighed Føjelighed Let adgang Facilities => (Hjælpe-)midler Faciliteter Anlæg Bekvemmeligheder

At etablere og drive en virksomhed kræver Dertil skal bruges faciliteter: et sted at være Ejendom: Grund, bygninger, lokaler noget udstyr at virke med Hardware: Inventar, maskiner, blyanter, papirclips m.v. Software: Renhold, post, sikkerhed og vagt, mad, forsyninger, IT og telekommunikation m.v. nogle services, der betjener virksomheden

At etablere og drive en virksomhed kræver Dertil skal bruges faciliteter: et sted at være Ejendom: Grund, bygninger, lokaler noget udstyr at virke med Hardware: Inventar, maskiner, blyanter, papirclips m.v. Enorme omkostninger Software: Renhold, post, sikkerhed og vagt, mad, forsyninger, IT og telekommunikation m.v. nogle services, der betjener virksomheden - ikke core business!

Facilities Management er koordineret styring af alle former for fysisk, teknologisk og servicemæssig støtte til virksomhedens primære arbejdsprocesser

the integration of processes within an organisation ”Facilities Management” is the integration of processes within an organisation to maintain and develop the agreed services which support and improve the effectiveness of its primary activities. CEN - 2006 The European (EuroFM) definition (term) of FM – one among other definitions.

”Facilities Management” er en ledelsesfunktion ansvarlig for håndtering af virksomhedens omgivelser Facilities Management er en strategisk ledelsesfunktion

Hvad er udbyttet af Facilities Management? Reducere omkostninger Mål Tilføre merværdi Kun det nødvendige Øge produktiviteten Strategi Indkøbe rigtigt Videndeling - kreativitet Synliggørelse Egnede omgivelser Metoder Faste omk. => Variable Benchmarking Indeklima Funktionsdygtigt marked Oplevelser Organisering af FM – Forankret i top-ledelsen Betingelser Dygtige, veluddannede, erfarne Facilities Managere Moderne mennesker kræver kvalitetstid Handler om mennesker => Kvalitetstid Hvad bliver resultatet på bundlinien? Økonomisk resultat – Brugertilfredshed

Formålet med Facilities Management = Ledelse af faciliteter Virksomhedens mål Medarbejderne Faciliteter

Tilfredse medarbejdere (trivsel) Bedre økonomi Resultater Tilfredse medarbejdere (trivsel) God Intern service (Facilities Management)

Tilfredse medarbejdere (trivsel) Bedre økonomi Resultater Tilfredse medarbejdere (trivsel) God Intern service (Facilities Management)

FM P P P Facilities Management handler om de 3 P’er: eople laces Faciliteter Mennesker FM Virksomhed P rocesses

Facilities Management Investerings forvaltning Finansiel forvaltning Areal forvaltning Drift forvaltning Service forvaltning Service forvaltning Areal forvaltning Investerings forvaltning Finansiel forvaltning Drift forvaltning

Facilities Management Investerings forvaltning Finansiel forvaltning Areal forvaltning Drift forvaltning Service forvaltning Målsætning Finansiering Vedligehold Projekter Space management Eje/leje - OPP Budgetter Terræn Entrepriser Forrentning Regnskaber Bygning Strategiske opgaver Areal udnyttelse IT Strategi Skatter Bygningsinstall. Datanet Målstrategi Nøgletal/ Benchmarking Inventar Telekommunikation Økonomisk strategi Indretninger Forsyning IT-værktøjer Juridisk strategi Forsikring Taktiske opgaver lokaler Varme Internet Kontrakter arbejdspladser El Teknisk strategi Sikring og Vagt Ind-/udlejning Vand Miljø strategi Flytninger Arbejdsmiljø Afløb Image strategi Inventar Kantine Operationelle opgaver Renovation Køb og salg Reception Renhold Nybygning Intern post Terræn Nedrivning Kontorteknik Bygning, udv. Modernisering Biler Indvendig Transport og rejser Vinduespolering Fælles drift Driftspersonale Materiel Ekstern assistance

Kontorudnyttelse 100% 71% 63% 21% 16% 5% Sociale og organisatoriske aktiviteter Kontor tilgængelighed 5 dages uge Ferie helligdage 8 timers arbejdsdag Frokost sygdom

Time is money Oplevelser Time is life!

Kommunens Portefølje Management Der bør gives mulighed for at tænke hele kommunens FM sammen med udgangspunkt i brugernes behov, så brugerne tilføres merværdi gennem bygningerne samtidig med, at bygningernes værdi for kommunen bevares på langt sigt. "Byg huse indefra og ud"

Organisering af FM Fordele Ulemper Eje Leje OPP Profilering af image Samarbejde på tværs Enkel omkostningsfordeling Lette kommunikationslinier Nem styring Stort kendskab til organisation og produktion FM som linieorganisation Ikke egnet for store koncerner Stor personaleorganisation Manglende omkostningsbevidsthed Vanskeligt at udvikle faglig ekspertise Eje FM i selvstændig organisation Egnet for store koncerner Økonomisk styring af egenkapitalen Omkostningsbevidsthed Mulighed for at administrere for andre Stordriftsfordele Mulighed for effektiv organisation Større administration Ressourceforbrug til intern fakturering Nødvendigt med Managementaftaler Længere kommunikationslinier Reduceret internt kendskab Leje OPP Outsourcing/Outtasking Konkurrence på pris Lavere faste omkostninger Nem tilpasning af ressourcer Nem administration Adgang til faglig ekspertise (kerne!) Ressourcer til styring af eksternt firma Nødvendigt med kontrolfunktion Ikke direkte kontakt med brugere/lejere Profilering af image

SLA ServiceLeveranceAftaler (Service Level Agreements) Kr. Beskrivelse af Serviceydelse Kvalitetsniveau Kommunikation Dokumentation Udvikling Hvem vil betale? Udgangspunkt i virksomhedens/brugerens behov Udgangspunkt i behov for funktionalitet af bygninger og services Konkrete og målbare servicekrav/beskrivelse af serviceniveau

Nøgletal - Benchmarking Synliggørelse Hvad laver vi? Hvorfor gør vi det? Til hvis nytte? Er det det værd? (Vil nogen betale?) Kunne vi gøre det anderledes? Hvad koster det? Nøgletal - Benchmarking

Kommunens Facilities Management Der bør gives mulighed for at organisere drift, vedligehold, udvikling og nybygning sammen med kommunens øvrige faciliteringsopgaver. Hvad er kommunens kerneforretning? - og hvad er Facilities Management?

Eksempler – Rollemodeller CPH – Københavns Lufthavne Coloplast

Eksempler – Rollemodeller IBM NOVO SES – (SEA-reformen) CPH – Københavns Lufthavne Coloplast

Barrierer – Udfordringer Kerneforretning eller Facilitering? Central eller decentral Facilities Management og Portefølje Management Brugerdelegering – hvor og hvornår? Økonomistyring – Offentlig/privat – SLA Byggeri kræver eksperter! Drift kan enhver finde ud af. Eller?

Facilities Management Bedre trivsel i vore bygninger gennem bedre ledelse Facilities Management et helhedsyn

Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk Tak for opmærksomheden Det bliver spændende at deltage i udviklingen! 1. maj 2007: KUBEN’s domicil, hovedkontor, Jarmers Plads 2, 1590 København K Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk