Akkrediteret certificering af ledelsessystemer Vejen til certificering af ledelsessystemer* Et oplæg fra ACS Registrars Denmark. ACS Registrars er akkrediteret af UKAS *) Eksempler er baseret på certificering af kvalitetsledelsessystemer For andre ledelsessystemer kan de angivne tider og priser variere.

Hvad er en certificeringen ? En certificering betyder grundlæggende blot, at du får et uvildig organ til at vurdere om dit ledelsessystem behandler alle kravene i en given certificeringsstandard - og at systemet er effektivt implementeret. Hvis certificeringsorganet vurderer, at dit systemet lever op til kravene udstedes et certifikat. Certifikatet er gyldigt i 3 år, forudsat at fornyet vurdering minimum hvert år kan bekræfte, at ledelsessystemet fortsat lever op til kravene – herunder at det løbende evalueres og søges forbedret. Læs mere om certificeringsprocessen på www.acsregistrars.dk

Parathed og tilbud Vurdering af parathed Du kan selv vurdere om dit ledelsessystem er klar til certificering, eller du kan få en konsulent til at gennemgå dit system. Du kan også bede et certificeringsorgan om at lave en ”screening”, før du går i gang med selve certificeringsprocessen. Før du kan indhente tilbud om certificering, skal du have klarlagt hvilket certificeringsområde, der tales om – dvs. hvilke kerneområder i din virksomhed dækker dit ledelsessystem ? Du skal også kunne dokumentere hvor mange medarbejdere, der er ansat inden for certificeringsområdet . Det kan også være nødvendigt for det certificerende organ at få et indtryk af kompleksiteten af dit ledelsessystem før de kan give et fornuftigt tilbud på en certificering. Tilbud fra certificeringsorgan Før eller efter en evt. screening, bør du indhente tilbud på certificering fra et akkrediteret certificeringsorgan. Der kan være meget stor forskel på prisen - og ikke mindst skal du sikre dig, at du er fortrolig med dit certificeringsorgan – Du bør sikre dig, at dit certificeringsorgan er indstillet på at bidrage til værdiskabelse , så du får andet end blot et certifikat på væggen for dine omkostninger.

Certificerings cyklus Indledende certificering Opfølgende audit første år Opfølgende audit andet år Recertificering(audit 3. år) Indledende certificering. 2 besøg på virksomheden Dokumentgennemgang (Fase 1) Tilretning af evt. mangler Certificeringsaudit (Fase 2) Evt. korrigerende handlinger Evt. verifikation af handlinger Udstedelse af certifikat Opfølgende audit. Forberedelse (fremsendelse af relevant dokumentation) Audit på virksomheden Evt. korrigerende handlinger Evt. verifikation af handlinger Ved 1/1-årligt opfølgende audit anvendes ca. 1/3 af den tid, der anvendes ved certificeringsaudit Recertificering. Forberedelse (fremsendelse af relevant dokumentation) Audit på virksomheden Evt. korrigerende handlinger Evt. verifikation af handlinger Udstedelse af fornyet certifikat Tid: ca. 2/3 af certificering

Indledende certificering Trin 1 Første besøg og dokumentgennemgang Trin 2 Certificeringsaudit (Ved under ca. 10 ansatte kan trin 1 og 2 ofte slås sammen) Fase 1 omfatter besøg på virksomheden, med gennemgang og prøvning af dokumentation og certificeringsduelighed, udarbejdelse af rapport samt indledende registrering. Usikkerheder: Hvis fase 1 medfører, at der er forhold, der skal tilrettes (korrigerende handlinger), skal disse håndteres før man kan gå videre til fase 2. Korrigerende handlinger skal kunne verificeres og godkendes forud for start på fase 2. Ved mindre end ca. 10 ansatte kan fase 1 ofte gennemføres samtidig med fase 2 – forudsat, at der ikke konstateres mangler (afvigelser). Fase 2 omfatter auditors planlægning og efterfølgende gennemførelse af certificeringsaudit på virksomheden. Vurdering af evt. korrigerende og forebyggende handlinger. Udarbejdelse af rapport. Udstedelse af certifikat (A4), samt registrering. Usikkerheder: Hvis der under certificeringsaudit konstateres afvigelser, skal disse almindeligvis håndteres, før der kan udstedes certifikat. Hvis der er tale om væsentlige afvigelser, kan det være påkrævet, at verificere håndteringen af afvigelserne ved et fornyet besøg, eller en ny audit på virksomheden

Hvordan prissættes certificering Auditortid Variabler Auditortiden er som udgangspunkt baseret på antallet af medarbejdere i virksomheden, men kan variere meget afhængig af en række forhold som fx: Hvilken ledelsesstandard der er tale om. Ledelsessystemets størrelse og kompleksitet (fx antal kerneprocesser, proceskompleksitet og dokumentationsomfang) Omfang af evt. outsourcing inden for certificeringsområdet Eksisterende certificerede ledelsessystemer (fx integreret ledelsessystem) Udeladelser fra standarden (fx udeladt konstruktion og udvikling - ISO9001 afsnit 7.3) Antal lokaliteter der omfattes af certificeringen Der er en række forhold, der kan gøre prissætningen usikker. Det er derfor vigtigt at være sikker på, at dit ledelsessystem er klar til certificeringen. Få en aftale der er gennemskuelig så du undgår dyre overraskelser. Eksempler på variabler Transport og evt. ophold for auditorer vil oftest ikke være en del af fastprisaftaler Konstateres afvigelser kan det påvirke de aftalte tidsplaner. I værste fald kan det medføre ekstra besøg ud over det/de planlagte. Det vil meget ofte betyde ekstra omkostninger der dig! Vær til stede ! Hvis ledelsen ikke er til stede under audit, kan audit ikke gennemføres fuldt ud, og der skal planlægges nyt besøg.

Certificering af integrerede ledelsessystemer Integrated Management System (IMS) Hvad er et integreret ledelsessystem ? Hvilke fordele er der ved IMS frem for enkeltstående ledelsessystemer ? Et integreret ledelsessystem (IMS) er i princippet blot et sammenhængende ledelsessystem, der er opbygget efter flere ledelsesstandarder. Fx: Kvalitet (ISO9001), Miljø (ISO14001) og Arbejdsmiljø (OHSAS18001). Et IMS kan certificeres, forudsat at systemet samlet opfylder kravene til de ledelsesstandarder , der ønskes dækket af certificeringen. Et IMS behøver ikke at omfatte kravene til kvalitetsledelse, men der er rigtig mange fordele ved at opbygge et integreret ledelsessystem med udgangspunkt i standarden for kvalitetsledelse . Et integreret ledelsessystem giver overskuelighed for både ledelse og medarbejdere. Flere processer skal kun laves og vedligeholdes én gang og udvikling af tværgående processer optimeres. Evaluering og forbedring af systemet bliver overskuelig, sammenhængende og der vil oftest være højere implementeringsgrad af forbedringer. Risikovurderinger vil i højere grad blive et naturligt og effektivt grundlag for beslutninger. Ofte en mangel i selvstændige kvalitetsledelsessystemer.

Den praktiske proces Fase 2 Fase 1 Dokumentgennemgang og første besøg Planlægning, audit og rapportering Der indgås aftale og fastlægges tidsplan for certificeringsprocessen (trin 1 + 2). Der gennemføres evt. screening efter nærmere aftale. (Denne kan evt. gennemføres som ”fjernaudit” hvis certificeringsorganet kan håndtere denne tilgang). Dokumentation fremsendes efter aftale til certificeringsorganet før første besøg, eller der gennemføres et besøg på virksomheden hvor dokumentationen gennemgås. Godkendelse af dokumentationen - eller evt. afvigelser meddeles fra certificeringsorganet. Virksomheden er forpligtet til at håndterer evt. afvigelser så disse kan godkendes før certificeringsaudit (trin 2) Dokumentation for håndtering af evt. afvigelser efter trin 1 fremsendes elektronisk til certificeringsorganet til godkendelse. Når dokumentationen af ledelsessystemet er gennemgået og godkendt til trin 2 planlægger certificeringsorganet den kommende certificeringsaudit i samarbejde med virksomheden. Certificeringsorganet sender en dagorden (program) for audit. Der bl.a. indeholder: Certificeringsområdet som aftalt på forhånd Åbningsmøde Tidsplan for auditinterview (hvem/hvor/hvornår) Opfølgende møde (hvis audit over flere dage) Afsluttende møde Forklaringer til forløbet (Håndtering af afvigelser, udstedelse af certifikat etc.) Audit gennemføres og der udarbejdes rapport til ledelsens. Evt. afvigelser håndteres (efter nærmere aftale og tidsplan) Virksomhedens certificering registreres hos certificeringsorganet sammen med registreringer fra certificeringen. Certifikat udstedes og sendes til virksomheden

Priseksempler fra ACS Registrars Denmark En virksomhed med indtil 10 ansatte Fase 1 og fase 2 kan ofte gennemføres på kun én dag på virksomheden. Certificeringsorganet anvender ca. 2 dage i alt – eksklusiv transport og administration mv. - Gennemføres kun trin 1* betales en aftalt pris for trin 1 (Vejledende standardpris 4.900,- ex. Moms og transport) - Gennemføres trin 1 + 2 ** betales aftalt pris for en samlet certificering (Vejledende standardpris for trin 1 + trin 2 ex. moms og transport mv. ca. Kr. 14.000,-) - Årlig opfølgende audit ca. 1 dag på virksomheden (Vejledende standardpris ex. moms og transport mv. ca. 9.000,-) B ) En virksomhed med indtil 25 ansatte Fase 1 ca. ½ dag og fase 2 ca. 1½ - 2 dage på virksomheden. Certificeringsorganet anvender ca. 3 dage i alt – eksklusiv transport og administration mv. - Gennemføres trin 1 + 2 ** betales aftalt pris for en samlet certificering (Vejledende standardpris for trin 1 + trin 2 ex. moms og transport mv. kr. 19.850,-) - Årlig opfølgende audit ca. 1 dag på virksomheden (Vejledende standardpris ex. moms og transport mv. kr. 9.850,-) C)) En virksomhed med ca. 65 ansatte Fase 1 ca. 1 dag og fase 2 op til 4 dage på virksomheden. Certificeringsorganet anvender ofte 5-6 manddage i alt – eksklusiv transport og administration mv. - Gennemføres trin 1 + 2 ** betales aftalt pris for en samlet certificering (Vejledende standardpris for trin 1 + trin 2 ex. moms og transport mv. kr. 38.400,-) - Årlig opfølgende audit ca. 2 dage på virksomheden (Vejledende standardpris ex. moms og transport mv. kr. 15.750,-) *Ledelsessystemet er ikke klar og virksomheden dropper certificeringsaftalen, eller virksomheden ønsker at skifte certificeringsorgan efter trin 1. ** Forudsætter at ekstra besøg ikke er nødvendigt. ACS Registrars Denmark tilbyder næsten altid fastprisaftaler. Fastprisaftaler ligger ofte væsentligt under vejledende priser og giver større sikkerhed mod uforudsete udgifter.

ACS Registrars Denmark De angivne priser og tilbudspriser i denne præsentation er eksempler fra ACS Registrars Denmark. Udstedelser og registrering af certifikater, styring af evt. afvigelser mv. indgår i prisfastsættelsen for den enkelte virksomhed, når du laver aftale med ACS Registrars Denmark. Som tidligere nævnt – indhent tilbud - og vær sikker på du kender betingelserne, især hvis der viser sig afvigelser i forbindelse med den indledende certificering. Ved afvigelser, der medfører ekstra tid eller fornyet besøg, afregnes supplerende omkostninger direkte med virksomheden. Vær godt forberedt og få eventuelt en screening af certificeringsorganet eller en konsulent - inden der ligges endelige planer for indledende certificering. Det kan ofte også give mulighed for bedre pristilbud, hvis certificeringsorganet kender jer i forvejen! Husk – samlet tidsplan binder jer, på godt og ondt. Også i forbindelse med tidspunkt for årlige opfølgende audit. Ved ændringer af tidsrammer, kan det ændre på priserne ! VIGTIGSTE: Vær sikker på at dit certificeringsorgan er akkrediteret og din(e) auditor(er) er dygtig(e) nok til at bidrage til værdiskabelse. Du skal helst have mere end et certifikat for pengene”. Læs mere om ACS Registrars Denmark på www.acsregistrars.dk