Ny proces for mellemværende Netværksmøde, Odense den 23. november 2018 Oplæg v./Pernille Saul

ØiR Debitor version 3 Anvendes af KMD, Fujitsu og EG ØiR Debitor version 3 er en ny integration til de kommunale debitorsystemer ØiR version 3 planlagt til idriftsættelse på Serviceplatformen i 2019 Med ØiR Debitor version 3 kan FBS hente status på mellemværende i debitorsystemet (2-vejskommunikation) ØiR Debitor version 3 er nemmere at konfigurere i FBS end version 1, og det bliver fremover ukompliceret at skifte til ny leverandør af debitorsystem KMD, Fujitsu, EG Anvendes af KMD, Fujitsu og EG

Ny proces for mellemværende - baggrund Processen for mellemværende i FBS bærer præg af, at bibliotekerne historisk set selv har stået for opkrævning af lånernes mellemværender med biblioteket. Med den nye integration til debitorsystemet bliver det nu muligt at overdrage ansvaret for opkrævning af mellemværender til kommunens opkrævningsafdeling.

Ny proces for mellemværende Håndtering af mellemværende overgår til kommunes debitorsystem Kommunens opkrævningsafdeling varetager fremover opgaverne med opkrævning, rykkere og eventuel overdragelse af ubetalte regningskrav og restancer til Gældsstyrelsen

Ny proces for mellemværende - fordele Sikrer, at håndtering af mellemværender altid sker efter gældende lovgivning Giver bedre mulighed for at få pengene ”hjem” (modregning i visse ydelser og i overskydende skat) Sikrer, at borgere med samme forhold behandles ens (retssikkerhed) Samlet overblik over borgerens gæld til det offentlige (mitbetalingsoverblik.dk, ”mit overblik”) Mindre ressourceforbrug på biblioteket til behandling mellemværender

Ny proces for mellemværende – fremover i FBS Når et mellemværende oprettes i bibliotekssystemet afgøres det, på baggrund af beløbsstørrelsen (konfiguration i FBS), om mellemværendet skal oprettes i kommunens debitorsystem. Mellemværende under beløbsgrænse forbliver i FBS Der er ingen yderligere proces for mellemværendet i bibliotekssystemet Forsat muligt at udsende saldoopgørelser fra bibliotekssystemet

Ny proces for mellemværende - oprettelse Aflever materiale dækker også over materiale, der ikke afleveres og skal erstattes. Send til debitorsystem afgøres på baggrund af minimums beløbsgrænse.

Ny saldoopgørelse i FBS Afsendelsen af saldoopgørelsen automatiseres og baseres på følgende parametre: - Automatisk send saldoopgørelse (ja/nej) - Interval i dage - Samlet mellemværende med biblioteket (alle aktive mellemværender inkluderes i denne optælling) Saldoopgørelsen i FBS ændres til at indeholde lånerens samlede mellemværender   Muligt manuelt at fremsende en saldoopgørelse til låneren Saldoopgørelsen vil ikke længere være den besked, som advarer låneren om udelukkelse fra at låne materialer på biblioteket Saldoopgørelsen ændres, så den udsendes automatisk baseret på periode siden sidste saldoopgørelse og lånerens samlede udestående (konfigurerbare værdier). Udelukkelsesnotifikation oprettes som en ny beskedtype. Notifikationen udsendes automatisk, hvis en låner skylder mere end tilladt (konfigurerbar værdi, eksisterer i dag). Notifikationen indsætter en spærring på låneren efter samme principper, som saldoopgørelsen gør i dag.

Udelukkelsesnotifikation Ny notifikation, som varsler låneren om udelukkelse Notifikationen kan sendes via SMS, e-mail og Digital Post

Rykker Rykkerfunktionen fjernes fra FBS og kan udelukkende ske fra kommunens debitorsystemet Mulighed for automatisk fremsendelse af saldoopgørelser fra FBS Rykkere fra debitorsystemet forudsætter ikke, at der er fremsendt saldoopgørelse fra FBS

Gennemgang af ny proces for mellemværende - Oprettelse Saldoopgørelse udsendes fra bibliotekssystemet Ikke et krav at udsende saldoopgørelse Udsendes automatisk baseret på låners gæld og tid siden sidste saldoopgørelse Udsendelse af opkrævningsmateriale Proces i debitorsystemet

Betaling i FBS Betaling kan fortsat finde sted i bibliotekssystemet (dog ikke ”Sendt til inddrivelse”) Tilbagebetaling sker i form af nedskrivning, hvorefter udbetalingen sker fra debitorsystemet til lånerens NemID-konto Betalingsaftale stadig en mulighed, men skal aftales med opkrævningsafdelingen Hvis integrationen ikke tages i brug: - Saldoopgørelser kan fremsendes automatisk fra FBS - Mellemværende og erstatning skal overføres manuelt til debitorsystemet - Manuel opdatering af systemerne ved betaling

Mellemværende - ”Sendt til inddrivelse” Mellemværende der, af debitorsystemet er markeret til at være sendt til inddrivelse, vil få tilstanden ”Sendt til inddrivelse” Herefter vil det ikke være muligt at registrere indbetalinger på mellemværendet ”Sendt til inddrivelse” kan ikke afsluttes manuelt

Fremsøgning af mellemværende i FBS Ændres til at være en søgning på lånere med følgende parametre: • Lånernummer • Regningsnummer • Samlet mellemværende for låneren (restbeløb) • Materialenummer • Mellemværende oprettet i periode

Statusser for mellemværende Færre statusser for mellemværende i FBS Statusserne mellem tilstandene ”Oprettet” og ”Sendt til inddrivelse” udgår i FBS

Værge Aldersgrænse 18 år Saldoopgørelse sendes til barn Opkrævning fra debitorsystemet sendes til værge, hvis denne er indtastet i FBS, Værgen slettes ikke i FBS, når barnet fylder 18 Umyndige voksne: - Håndteres via lånergrupper - Økonomisk værge har adgang til post Inddrivelses aldersgrænse 18 år. Konfigurerbar i FBS, inden inddrivelse under 18 år

EAN og P-nummer FBS udvides med felter til inddatering af EAN og P-nummer Muliggør elektronisk fakturering til biblioteker og institutioner

Erstatninger - automatisk prisforespørgsel Webservices til prisforespørgsel - Flere leverandøraftaler og angivelse af rækkefølge Udvidelse af standardpriser BEMÆRK: Prisforespørgsel starter med at spørge FBS

Før ibrugtagning af ØiR v3 KOMBIT udsender implementeringshåndbog KLIK-opgaver Eksempler på opgaver: Nye serviceaftaler med Serviceplatformen Aftale forløb for påmindelse, rykkere osv. med opkrævningsafdelingen Aftale tekst omkring henvendelse Ændre tekst på saldoopgørelsen

Opsummering Ny integration (ØiR version 3) mellem FBS og kommunens debitorsystem (2-vejs), 2019 Ny proces for mellemværende i FBS Opkrævning og udsendelse af gebyrrestancer mv. overgår til den kommunale opkrævningsafdeling og debitorsystemet, når der er truffet aftale om debitorintegration Beløbsgrænse for hvornår mellemværende overføres til debitorsystemet, konfigureres i FBS Mellemværende under beløbsgrænsen forbliver i FBS Saldoopgørelser kan forsat udsendes fra FBS og kan ske automatisk Søgning på mellemværende sker fremover med udgangspunkt i låner Færre statusser for mellemværende (Oprettet og Sendt til inddrivelse) Betaling kan fortsat ske i bibliotekssystemet FBS udvides med mulighed for inddatering af EAN og P-nummer Ny notifikation til udelukkelse pga. gebyrrestance, udsendes automatisk ud fra værdien, gebyrbeløb for blokering (konfigurerbar) i FBS Automatisk prisforespørgsel ved erstatninger P.t. ingen ændringer i værge-funktionaliteten i FBS Inden ibrugtagning udsender KOMBIT implementeringshåndbog og KLIK-opgaver Dialog med kommunens opkrævningsafdeling inden opstart (tekster kontakt, flow, m.m.)

bibsys@kombit.dk