Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft FASE 3 - bemandingsproces Styregruppemøde 25. maj 2018

Tidsplan fase 3: bemanding af opgaver Fredag den 25. maj: Styregruppen vedtager arbejdsgruppernes indstillinger om placering af opgaver og organisering. Institutterne modtager ”opgavepakke”, dvs. materiale med overblik over de opgaver som skal placeres ved institutterne. HSU behandler kriterier for placering og tidsplan Mandag 28. maj – fredag 1. juni: Tilbud til institutledere og deres sekretariatsledere om et fælles møde med gennemgang af krav til organisering. Materiale, der beskriver krav til organisering udarbejdes og udleveres. Tilbud til institutledere og deres sekretariatsledere om informations- og dialogmøder med arbejdsgruppeformændene: Institutterne overvejer deres organisering og melder tilbage med behov for kompetencer til at løse instituttets opgaver. Frist 1. juni. Arbejdsgruppeformændene gennemgår kompetencekort og opgaver der er placeret i Fælles Service. Ikke en ”førstevælgerret”. Der nedsættes 4 placeringsudvalg: arbejdsgruppeformændene, de nuværende områdeledere ved fakultetskontorene (indenfor området) og relevante institutledere.

Tidsplan fortsat Mandag 4. juni – onsdag 13. juni: Placeringsudvalgene beslutter placering af medarbejdere.  Torsdag 14. juni: Deadline for at aflevere indstillinger om bemanding til projektleder. Mandag 18. juni: Styregruppen behandler og godkender indstillingerne om placering af medarbejdere - indstiller videre til direktionen. Fredag 22. juni: Direktionen beslutter efter indstilling at godkende bemandingsplan for fremtidig organisering. Mandag 25. juni: Tillidsrepræsentanter adviseres i fortrolighed af HR-afdelingen Onsdag 27. juni: Udmelding til de berørte medarbejdere om fremtidig placering i organisationen.  

Kriterier for placering og øvrig proces Omplacering af medarbejdere vil ske ud fra en samlet ledelsesmæssig vurdering af strategiske og driftsmæssige hensyn med udgangspunkt i følgende kriterier: Hensynet til den fremtidige opgavevaretagelse i FS og på institutter At sikre de rette kompetencer i forhold til den fremtidige drift og udvikling i FS og på institutter Vurderingen skal sikre det bedste match mellem den fremtidige opgavevaretagelse og medarbejderens kompetencer. Hvis en medarbejder i dag løser opgaver indenfor flere forskellige områder, vil det indgå i vurderingen hvordan medarbejderens kompetencer bedst kan anvendes i ny organisering. Medarbejderens ønsker indgår i vurderingen men hensynet til opgavevaretagelsen vejer tungest. Endvidere indgår det som hensyn, såfremt den fremtidige opgavevaretagelse tillader det, at EST-medarbejdere flyttes til EST-institutter/FS og HS-medarbejdere flyttes til HS-institutter/FS. Vurdering sker med udgangspunkt i kompetencekort, der er udarbejdet for alle medarbejdere ved fakultetskontorene. Placering sker på sagligt grundlag og ud fra en samlet vurdering af de fastlagte kriterier. HR-afdelingen understøtter processen med oplysning om vilkår, proceskrav og hensyn, overenskomstmæssig indplacering, evt. skånehensyn og særlige vilkår, begrundelse for funktionstillæg og proces for varsling af væsentlige ændringer i ansættelsesvilkår.