PRojects IN Controlled Environments En introduktion

Hvad er et projekt Projekter adskiller sig fra virksomhedens almindelige drift på væsentlige områder: Forandring: Projekter er et middel til at indføre forandringer i organisationen Midlertidig: Projekter bør have en klart fastlagt begyndelse og afslutning Tværfunktionel: Projekter involverer personer på tværs af funktioner, fagligheder og organisation Unikt: Der er altid nye elementer såsom teknologi, kunde og bemanding. Usikkerhed: Projekter er mere usikre og dermed mere risikable end normal drift Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge ”En midlertidig organisation, der etableres for at levere ét eller flere forretningsprodukter i henhold til en aftalt business case”

Hvorfor anvende en metode Man kan drage fordel af erfaringer, som er indsamlet fra mange andre projekter Man får en struktureret tilgang, som hjælper en til at huske de vigtigste aktiviteter og muliggør læring Man får en fælles forståelse af, hvem der gør hvad og hvad man kan forvente Man får et fælles begrebsapparat, som gør det nemmere at kommunikere Det gør det nemmere at anvende fælles værktøjer Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Uden metode bliver det ”lone cowboy”

PRINCE2 metoden PRINCE2 baserer sig på best practice og erfaringer fra en lang række virksomheder, projektkontorer, projektledere og kunder. Metoden er helt generel og kan anvendes uanset projektets størrelse, type, organisering, geografi og kultur. Den stiller ikke krav om bestemt dokumentation eller bestemte værktøjer Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Det primære mål med metoden er at sikre, at de rigtige personer til enhver tid har tilstrækkelig information til at træffe de nødvendige beslutninger – og træffer dem

Opbygning Principperne beskriver, hvad vi ønsker at opnå gennem projektstyring Hvordan vi sikrer de gode intentioner i principperne beskrives i metodens temaer. Hvornår vi skal gøre det, beskrives i metodens processer. Endelig skal man tage hensyn til projektmiljøet, når metoden tilpasses. Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge PRINCE2s opbygning med projektmiljø, principper, temaer og processer

Principper Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Begrundelse for igangsætning Begrundelse forbliver gyldig Begrundelse dokumenteres og godkendes Projektet giver mening Fortsat forretningsbegrundelse Erfaringer opsøges, registreres og anvendes gennem hele projektforløbet Vi bliver hele tiden klogere og dygtigere Tage ved lære af erfaringer Fastlagte roller og ansvar Inddrager forretnings-, bruger- og leverandørinteressenter Ting bliver gjort Fastlagte roller og ansvar

Principper Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Inddel projektet i ledelsesfaser Flere planniveauer: ledelse, styring og leverance Planlæg, overvåg og styr faseopdelt Styregruppen informeres og tager stilling med passende mellemrum. Giver projektlederen en overskuelig planlægningshorisont. Faseopdeling Fastlagte tolerancer for hver af projektets målsætninger Grænser for uddelegerende myndighed Beslutninger kan træffes på passende niveau Afvigelsesstyring Fokusér på at definere og levere produkter Især fokus på produkternes kvalitetskrav Tiden går med at levere projektets output frem for ”udenomsaktiviteter” Fokus på produkter

Principper Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Anvendelsen af PRINCE2 skal tilpasses projektets miljø, størrelse, kompleksitet, betydning, formåen og risici Man har de nødvendige styringsredskaber, uden at lave unødig administration Tilpasning til projektmiljøet

Temaer Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Levedygtigt investeringsforslag Business case Roller og ansvar Organisation Kundernes krav til projektet produkterne Kvalitet Planer for projekt, fase og team Planlægning Risikostyring: både trusler og muligheder Risiko Problemer, ændringsønsker og kvalitetsfejl Ændringer Sammenhold virkelighed med plan Fremdrift

Udvalgt tema: Organisation Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Styregruppen Repræsenterer bruger-, forretnings- og leverandørinteresser Sikrer en fortsat forretningsbegrundelse Sikrer definition og afstemning af brugerkrav Sikrer ressourcer Er ansvarlig for projektet Leder projektet Projektlederen Udarbejder faseplaner Styrer fasen indenfor de givne tolerancer Leder og motiverer projektorganisationen Sikrer kommunikation mellem projektdeltagere og styregruppe Rapporterer fremdrift Teamleder(ne) Modtager arbejdspakker Udfører arbejdspakker Rapporterer fremdrift

Processer Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge PRINCE2 processer fordelt på styringsniveau og fase

Ledelsesprodukter Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Form og omfang af det enkelte ledelsesprodukt tilpasses projektets miljø! Baselines (skal godkendes og er underlagt ændringsstyring) Dokumentation af fremdriftRapporter ArbejdspakkeDagslogAfvigelsesrapport Business caseEmneregisterEmnerapport KommunikationsstyringsstrategiErfaringslogErfaringsrapport KonfigurationsstyringsstrategiKonfigurationsposterFaseafslutningsrapport KvalitetsstyringsstrategiKvalitetsregisterKontrolpunktsrapport Planer (projekt-, fase-, og team) Produktstatusrapport Plan for udbyttereview Projektafslutningsrapport Produktbeskrivelse Statusrapport Projektgrundlag Projektinitieringsdokumentation Risikostyringsstrategi Slutproduktbeskrivelse

Sammenhæng med andre metoder Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge Managing Succesful Programmes (MSP), Portfolio Programme and Project Management Maturity Model (P3M3) og Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) eller andet. SCRUM, KANBAN, vandfaldmodel eller andet. Der kan være et eller flere teams bestående af enkeltpersoner, selvstyrende teams og eller interne og eksterne underleverandører.

Kom i gang med metoden Metoden har principper, temaer og processer, som kan bruges på mange niveauer: På virksomhedsniveau På programniveau På projektniveau Ved at tage enkelte elementer ud for at forbedre sig på konkrete områder (et brud med metoden – men effektivt, hvis det ikke er muligt eller ønskeligt at implementere metoden bredere) Udarbejdet af Christian Hemmeshøj Runge