Forløbsbeskrivelse for indkaldelse til og afholdelse af koordinerende møde Kontakt til borger – Kender borger tovholder? Figur forklaring » 7 7 Ja 7.2 Ja Nej Behov for yderligere information Hvem har del i borgerens forløb? Er der behov for koordine- rende møde? Hvem skal deltage? Dagsorden udarbejdes Hvem skal ellers informeres? Indkaldelse Dagsorden Deltagerliste Tid og sted Indkaldelse Dagsorden Deltagerliste Tid og sted Info om møde Tovholder kontakter yderligere samarbejds- parter Borger oplever behov for koordinerende møde Tekst Borger Det professionelle system Kommunikation med samarbejdsparter Der er ikke oplysningskort på borgeren Indkaldelse Dagsorden Deltagerliste Tid og sted Indkaldelse Dagsorden Deltagerliste Tid og sted Referat skrives Referat Samtykke Indkaldelse udsendes Afholdelse af koordine- rende møde Der følges op med borger 2 2 Behov for koordinerende møde Samtale med borger 3.2 Kan der opnås samtykke? Ja Mulighed for begrænset samtykke? Ja Nej Ja Nej Kan der opnås samtykke til at kontakte tovholder? Samtale med borger Kan der opnås samtykke? Nej Ja Nej Kan der opnås samtykke til at kontakte forvaltningen? 3.4 Skal der kontaktes alligevel? Nej Ja Mulighed for begrænset samtykke? Ja 9 9 Deltagelse drøftes med borger 13 Borger forberedes på mødet Referat udsendes Samtykke Nej Er der tovholder? Initiativtager fungerer som tovholder Det aftales hvem der fungerer som tovholder KMD-sag tjekkes, og initiativtager fungerer som tovholder Nej Ja Nej Ja Tovholder informeres om behov Borger kontakter selv tovholder Forløbet afsluttes Evt. samtykke

Tilbage 1.Nogen oplever behov for koordination af indsatsen for relevante borgere (se ’Vurderingskriterier’). Det kan være: Borger Myndighedssagsbehandler (Social- og psykiatriteam, kontanthjælp-sygedagpengeteam, jobcenter, børnefamiliesagsbehandler) FKRC Eksterne samarbejdsparter (Psykiatrien, botilbud, bostøtte, gadeplansindsatsen, pårørende, beskæftigelsestilbud, hospital, hospitalssocialrådgivere og kriminalforsorgen) Behovet kan opstå som følge af: Borgers overgang til nyt tilbud Uforudsete hændelser Uhensigtsmæssige forløb Overgang fra Familieafdelingen til voksenområdet Behov for yderligere udredning af borgers situation 4.Næste skridt er at skabe sig overblik over, hvilken støtte og hjælp borgeren allerede modtager. Hvis den, der oplever koordinationsbehovet (initiativtager), arbejder på rådhuset, så kan man slå op på borgerens sag i Workbase, hvor der er oprettet et ”oplysningskort” som journalnotat til sagen. Af dette fremgår, hvem der leverer ydelser og støtte til borgeren. Hvis man ikke har adgang til Workbase, så kontaktes en sagsbehandler på rådhuset, der har adgang til Workbase. 4.1 Hvis der ikke er et oplysningskort på borgeren, tjekkes KMD-sag. Det undersøges, hvor mange sager borgeren har, og hvor disse sager er forankret. De pågældende afdelinger noteres. Initiativtager fungerer som tovholder, indtil andet er aftalt på et koordinerende møde. 5.Oplysningskortet tjekkes for at se, om der er udpeget en tovholder for borgerens sag. 5.1 Hvis der ikke er udpeget en tovholder for borgeren, fungerer initiativtager som tovholder, ind til andet er aftalt på et koordinerende møde. 6.Tovholder kontaktes og informeres om behovet for koordination. 7.Behovet for et koordinerende møde drøftes. Det drøftes hvorvidt mødet skal afholdes. 7.1 Hvis det vurderes, at der ikke er behov for et koordinerende møde afsluttes forløbet. 7.2 Hvis der er behov for yderligere information fra andre aktører, for at vurdere om der er behov for et koordinerende møde, kontakter tovholder disse aktører og indhenter den nødvendige information. Dette gøres så vidt muligt med samtykke fra borger, og uden samtykke kun i det omfang loven tillader dette. 8.Tovholder og initiativtager drøfter, hvem der skal deltage på mødet. 10.Tovholder og initiativtager drøfter dagsorden for mødet, og tovholder udarbejder denne. Der tages udgangspunkt i Standard-dagsorden for et koordinerende møde (findes i Workbase og på Tovholder vurderer, hvem der bør informeres om mødet ud over mødedeltagerne. Tovholder udsender kortfattet informationsmail om at mødes afholdes til disse. Husk borgers samtykke til dette. 12.Tovholder indkalder til mødet – med assistance fra den centrale indkalderfunktion. Tovholder udpeger referent. Denne opgave går så vidt muligt på skift. Indkaldelsen indeholder: Tid og sted for mødet Dagsorden Deltagerliste 14.Det koordinerende møde afholdes. Tovholder er mødeleder. Der tages udgangspunkt i den udsendte dagsorden. Vær opmærksom på inddragelse af borger på mødet. Samtykkeerklæring skal eventuelt fornyes. Dato for næste møde aftales – senest 12 måneder det aktuelle møde. 15.Referat fra mødet skrives. Dato for næste møde skrives ind i KMD-sag med advis-funktion. Oplysningskortet opdateres i Workbase. 16.Referat udsendes til alle deltagere, og dem der blev udsendt info til under punkt 8 (forudsat, at der er samtykke til dette). Referatet udsendes senest en uge efter mødet er afholdt. 18.Hvis der opleves behov for yderligere koordinering omkring borgeren, tager tovholder initiativ til næste planlagte koordinerende møde. 2.Borger kontaktes angående behovet for koordination. Borger spørges om vedkommende kan oplyse hvem der er tovholder på borgers forløb. 2.1 Hvis borger kan oplyse sin tovholder opfordres borger til at kontakte tovholder angående behovet for koordination. Hvis borger ikke ønsker at kontakte tovholder, eller initiativtager er usikker på, om borger vil kontakte tovholder, søger initiativtager at opnå samtykke til at kontakte tovholder angående muligheden for et koordinerende møde. 2.2 Hvis der ikke kan opnås samtykke, til at kontakte tovholder, gennemføres en samtale med borgeren, hvor initiativtager tydeliggør hvilke konsekvenser, det kan have for borgeren, hvis borgerens forløb ikke koordineres med andre aktører. Der skal i samtalen være fokus på at fremlægge konsekvenserne på en så konkret måde som muligt, og på at et eventuelt koordinerende møde skal gennemføres for hjælpe borger bedst muligt. 2.3 Der skal på baggrund af denne samtale igen søges at opnå et samtykke. 2.4 Hvis samtykke stadig ikke kan opnås, søges det at opnå et begrænset samtykke, til at kontakte en navngiven aktør og oplyse om behovet for koordination. 2.5 Hvis borger fastholder at ingen andre skal kontaktes angående behovet for koordination, skal initiativtager, hvis vedkommende er ansat i Frederiksberg Kommunes SSA-område, overveje om vedkommende skal kontakte tovholder uden samtykke. Uanset om initiativtager vælger at kontakte tovholder eller ej, skal borger oplyses om dette. Hvis initiativtager ikke er ansat inden for kommunens SSA-område, kan initiativtager ikke gøre mere. 3.Hvis borger ikke ved, hvem der er tovholder for borgers forløb, søger initiativtager at opnå samtykke til at kontakte en sagsbehandler ansat inden for kommunens SSA-område med henblik på, at indhente oplysninger om relevante aktører i borgers forløb for at finde ud af, hvem der skal kontaktes angående muligheden for et koordinerende møde. 3.1 Hvis der ikke kan opnås samtykke, gennemføres en samtale med borgeren, hvor initiativtager tydeliggør hvilke konsekvenser det kan have for borgeren, hvis borgerens forløb ikke koordineres med andre aktører. Der skal i samtalen være fokus på at fremlægge konsekvenserne på en så konkret måde som muligt, og på at et eventuelt koordinerende møde skal gennemføres for hjælpe borger bedst muligt. 3.2 Der skal på baggrund af denne samtale igen søges at opnå et samtykke. 3.3 Hvis samtykke stadig ikke kan opnås, søges det at opnå et begrænset samtykke, til at kontakte en navngiven aktør og oplyse om behovet for koordination Hvis der opnås begrænset samtykke, kontaktes den aktør, der er givet samtykke til at kontakte. Det aftales med denne aktør, hvem der går videre med forløbet, og dermed hvem der påtager sig rollen som tovholder, indtil andet er aftalt. 3.4 Hvis borger fastholder at ingen andre skal kontaktes angående behovet for koordination, skal initiativtager, hvis vedkommende er ansat i Frederiksberg Kommunes SSA-område, overveje om vedkommende skal kontakte en sagsbehandler ansat i kommunens SSA-område uden samtykke. Uanset om initiativtager vælger at kontakte tovholder eller ej, skal borger oplyses om dette. Hvis initiativtager ikke er ansat inden for kommunens SSA-område, kan initiativtager ikke gøre mere. Handlevejledning for indkaldelse til og afholdelse af koordinerende møde 9.Tovholder og borger drøfter, hvem der skal deltage på mødet. Her under hvad mødet skal dreje sig om, og det afklares om borger deltager på mødet. Hvis borger ikke deltager indhentes samtykke til at gennemføre mødet med pågældende deltagere. Tovholder spørger til borgers ønsker til dagsorden for mødet. 13.Tovholder informerer borger om dagsorden for mødet og forklarer borger, hvordan mødet kommer til at forløbe. 17.På det afholdte møde blev det besluttet, hvem der efterfølgende kontakter borger for at følge op på mødet, og sikre sig, at borger har modtaget referatet. Vedkommende gør dette.

x x Hvad betyder de forskellige figurer? x x x x x x x x Start/afslutning I det professionelle system Start/afslutning Samarbejdspartnere/ borger Skriftlig kommunikation fra det professionelle system til samarbejdspartnere/ borger Skriftlig kommunikation fra samarbejdspartnere /borger til det professionelle system Aktiviteter i det professionelle system Aktiviteter hos samarbejdspartnere/ borgere Skillevej/beslutnings- punkter Sekvensflow Informationsflow Afgrænsning af organisatoriske enheder/borgeren Tilbage