Skriv tekster, der fænger – 7 tips der toptuner din rapport Rikke Dinnetz

Programmet for den næste time TIP 1: Skriv modtagerorienteret. TIP 2: Tænk på UFE. TIP 3: Strukturér rapporten efter den omvendte nyhedstrekant. TIP 4: Brug konkrete eksempler. TIP 5: Skriv i et klart sprog. TIP 6: Gør dine sætninger enkle. TIP 7: Skab et fængende layout. 2

Hvordan pakker du din rapport ind? 3

Nøglen til at skrive gode tekster er at tænke strategisk 4

“The Power of Words” 5

TIP 1: Skriv modtagerorienteret! Det retoriske kompas hjælper dig til at tilpasse din rapport til din modtagers behov og forståelsesrammer – så du opnår den ønskede reaktion!

Hvordan skriver du en modtagerorienteret rapport? 1) Modtageren skal forstå det, du skriver (du skal skrive til hans/hendes forståelsesrammer). 2) Modtageren skal være interesseret i det, du skriver (du skal skrive til hans/hendes behov). 7

Sæt din modtager i centrum! -Det er ligegyldigt, om du som afsender synes, at du har skrevet en virkelig god rapport. Det er din modtagers reaktion på rapporten, der afgør, om den er vellykket. -Jo bedre du kender din modtager – din målgruppe – jo bedre og mere effektivt kan du planlægge og skrive rapporten. -Når du planlægger og skriver din rapport, skal du hele tiden – ud fra hvert punkt i kompasset – tænke på din modtager: 8

Vær bevidst om din modtager:  Hvem er min målgruppe? (=modtagere/læsere)  Hvis der er flere målgrupper – hvilken er den primære?  Hvad er det for en reaktion, jeg ønsker hos min modtager?  Hvordan kan jeg få den reaktion?  Hvad er hans/hendes behov og forståelsesrammer?  Hvordan kan jeg ”tale” til de behov i rapporten?  Er mine læsere på forhånd enige/uenige?  Hvad ved de om emnet?  Er min modtager på forhånd interesseret i at læse rapporten?  Er det frivillig læsning eller tvangslæsning?  Hvor lang tid vil min modtager bruge på at læse rapporten? 9

TIP 2: Tænk på UFE! U: UDBYTTE F: FORDELE E: EGENSKABER 10

Der er 2 knapper, du kan trykke på! 11

TIP 3: Strukturér rapporten ud fra “den omvendte nyhedstrekant”  Hovedbudskabet skal præsenteres hurtigst muligt for læseren.  Rapporten skal hurtigst muligt hjælpe læseren til at forstå, hvad der er væsentligt og hvorfor.  Det skal stå krystalklart fra starten, hvad I med rapporten kan gøre for hvem.

Den omvendte nyhedstrekant

TIP 4: Brug konkrete eksempler Det konkrete fænger mere end det abstrakte! Brug konkrete eksempler, der illustrerer dine pointer - det gør din rapport overbevisende, klar og levende. Overvej også at vælge det mest konkrete på abstraktionsstigen - ”langhåret gravhund” frem for ”levende væsen”. 14

TIP 5: Skriv i et klart sprog  Undgå for så vidt muligt passive former.  Hold øje med ”verbalsubstantiver” (-ing, -else) De giver abstrakt og kedeligt sprog. Brug i stedet udsagnsord. Skriv “brev” i stedet for “skrivelse”. Skriv “inden jeg sender brevet” i stedet for “forud for afsendelsen af brevet”. Skriv “for at vurdere” i stedet for “til brug for vurdering af”. Skriv ”X estimerer, at” i stedet for ”det estimeres, at...”

Hvis ikke kancellistil – hvad så? - Skriv i stedet aktivt & konkret. Det signalerer handlekraft. - Lug ud i den sproglige arv fra kancellisproget:  Papirord Skriv hellere  Såfremt Hvis  FremsendeSende  HvorledesHvordan  UndertegnedeJeg, mig, vi, os  UnderretteMeddele, oplyse  AngåendeOm

Vær bevidst om brug af fagudtryk -Overvej, hvilke fremmedord og fagudtryk din modtager forstår. -Forklar de ord og begreber, som du estimerer, at din modtager ikke kender. 17

Derfor bliver tekster upræcise Når vi skriver upræcist, er det tit, fordi vi ikke helt ved, hvad vi vil. Så spørg dig selv: - Hvad er formålet med det her? - Hvad er mit budskab? - Hvilke informationer skal min modtager have for at forstå mit budskab? 18

Undgå unødig information - Det kan forvirre læseren og tage fokus fra det vigtige. - Det, der skal med, er det, der støtter dig i at nå dit formål med teksten. 19

TIP 6: Gør dine sætninger enkle Skriv om én ting ad gangen! Er der flere informationer i sætningen, så del den op. Undgå komplicerede, lange, indskudte “run-away-sætninger”. ”Teksten, som han havde skrevet til sin chef, som havde sagt til ham, at han ikke kunne få lønforhøjelse, selv om han havde skabt fremragende resultater, i hvert fald i den senere tid, og ikke mindst når det gjaldt firmaets største kunde, som var et stort flyselskab, var ikke særlig lang, men den fortalte kort, hvorfor han havde valgt at sige op”. Pas på med for lange sætninger (15-18 ord i gennemsnit). Det skaber variation i teksten at veksle mellem korte og lange sætninger. 20

TIP 7: Skab et fængende layout 21

Sådan får rapporten et godt layout Hav fængende overskrifter og mellem-overskrifter, der passer til indholdet – og viser læseren, hvad han/hun nu kan forvente at læse. Hav afsnit, der deler brødteksten ind i mindre dele. Brug punktopstilling, når det giver mening. Skab mange indgange til teksten: Faktabokse, billedtekster, “quote-outs”. Luft er vigtigt for læservenligheden! Skab et lækkert, troværdigt visuelt udtryk – som støtter dit budskab. 22

Tak for i dag – og god fornøjelse med skrivningen Check-out: Hvad er det vigtigste, du har fået med fra oplægget i dag? 23