Projektledelse To timer på anerkendende vis…

Velkommen Navn og spejderfunktion Hvorfor er du her i dag?

Plan for modulet 1.Hvad er et projekt? 2.Om formål og mål 3.Sådan kan vi forstå et projekt 4.Sådan fuldfører vi et projekt 5.Værktøjer til at hjælpe os undervejs

Hvad er et projekt?

Definition af et projekt Tidsbegrænset midlertidig indsats. Skaber et veldefineret unikt produkt. Forbruger ressourcer. Er typisk tværorganisatorisk. Skaber et billede af en ønsket fremtid!

Om formål og mål

Fra formål til effekt Formål LeverancerEffekt Projektet

Hvad ønsker vi os? Begynd med slutningen! Formål Hvorfor dette projekt? Problem der skal løses. Ønsket udbytte. Visionen. Leverancer Hvad skal vi levere? Produktet. Succeskriterier Hvad blev effekten? Effektmål.

Formål beskriver noget om hvor vi vil hen og hvad udbyttet af projektet skal være. skal skabe mening og fortælle hvorfor projektet er en god ide. For at formulere formålet kan man spørge: Hvorfor skal projektet gennemføres?

Leverancer beskriver hvordan vi har tænkt os at opnå formålet. beskriver det vi har leveret (produktet) når projektet er slut. Leverancerne formuleres ved at spørge: Hvordan opnår vi formålet

Succeskriterier beskriver den effekt vi ønsker at projektet skal give. det er en måde at måle at formålet er blevet opfyldt. Spørg: ”Hvordan kan vi måle at formålet er opfyldt?”

SMARTe mål! Specifikke Målbare Accepterede (og attraktive) Realistiske (og ambitiøse) Tidsfastsatte

Formål og mål Snak sammen to og to om hvad formål og mål skal være for det projekt I skal lave her I weekenden.

Sådan kan vi forstå et projekt

Projekt-trekanten Tid Specifikation Ressourcer Kvalitet

5*5 En projektledelses model

5 * 5 Projektledelse Projekt opgaven OmgivelserRessourcerInteressenter

5 * 5 Projektledelse Projektopgaven Behov og nyttemål Omfang og indhold Mål og produkter Forandringen Tidsramme OmgivelserRessourcerInteressenter

5 * 5 Projektledelse Projekt opgaven Omgivelser Markedet Teknologi Omgivende systemer Fysiske miljø Regelsæt, normer RessourcerInteressenter

5 * 5 Projektledelse Projekt opgaven Omgivelser Ressourcer Kompetancer Personer Faciliteter Materialer Penge Interessenter

5 * 5 Projektledelse Projekt opgaven OmgivelserRessourcer Interessenter Ejerskab Vilje og drivkraft Ressourceydelser Formel godkendelse Accept

5 * 5 Projektledelse Lede og styre Fremgangsmåde og plan Organisation Samarbejde Opmærksomhedsfelter Læring Projekt opgaven OmgivelserRessourcerInteressenter

5*5 projektmodellen Øvelse: Beskriv de 5 elementer i det specifikke projekt du skal lave i weekenden.

Sådan udfører vi et projekt

Forløbstanken Kan I huske den…?

Idegenerering Grundlæggende ide Formål Mål Værktøjer: –Brainstorming –Associationsmetoden –Mindmaps –Co-kasse kort –Tænk stort

Planlægning Organisering Fremgangsmåde Indsatsområder Tidsplan Hovedaktiviteter Milepæle Værktøjer: –Organisationsdiagram –Tidsplan –Interessentanalyse –Kommunikationsplan –SWOT analyse –Budget –Milepælsplan –Opmærksomhedsfelter –WBS

Udførsel Ansvars og arbejdsfordeling Ressourceforbrug Rapportering Opfølgning Værktøjer: –Ansvarsskema –Mødeledelse –Konflikthåndtering –Opfølgnings logs –Tidsstyring

Evaluering Forskellige formål: Læringer frem Aflevere rapport Personlig udvikling Afrunding Kvalitativ og kvantitativ evaluering Værktøjer: Forskellige evalueringsmetoder: –Bedstemors lov –Evaluering på linje –Slik-evaluering –Anonym evaluering –Anerkendende evaluering

Værktøjer til at hjælpe os undervejs

Der findes mange værktøjer… Vi vil fortælle om følgende: Interessentanalysen SWOT/SOAR Risikoanalyse/Succesanalyse Projektplan

Interessentanalysen 4 trin! Trin 1 Hvem er interessenterne? Interessenterne identificeres. Trin 2 Hvem er vigtigst? Sortering og prioritering af interessenterne. Trin 3 Hvad er deres behov og hvordan kan de påvirke os? Hvilket udbytte og fordele vil de opnå? Trin 4 Hvordan håndterer vi den enkelte interessent? Hvilken strategi skal vi vælge?

Trin 2: Hvem er vigtigst? Lille indflydelse på projektet Stor indflydelse på projektet Aktiv medvirken i projektet er ikke vigtig Aktiv medvirken i projektet er vigtig Ressource- person Gidsel Grå eminence Ekstern

Trin 3 – interessenternes behov Belyses bedst ved at spørge: –Hvad er interessentens interesse i projektet? –Hvilket motiv driver interessenten og hvad er hans mål? –Hvilke fordele og/eller ulemper får interessenten af projektet? –Hvad kan interessenten bidrage med? Både positivt og negativt.

Trin 4 – Strategi og håndtering Hvad kan vi gøre for at opfylde interessenternes behov. Er der interessenter der skal have en særlig opmærksomhed? Hvordan skal vi kommunikere til interessenterne?

Hjælper projektet til at nå sine målHindrer projektet i at nå sine mål Internt rettet Projektet Eksternt rettet Omgivelserne Strengths / Styrker Weaknesess / Svagheder Opportunities / mulighederThreats / trusler

Strategisk udforskning Anerkendende hensigt Strengths / Styrker Opportunities / Muligheder Aspirations / BestræbelserResults / Resultater

Risikohåndtering Trin 1 Identificer risici Trin 2 Analyser risici Trin 3 Afbød risici Trin 4 Overvåg risici Risici findes overalt i projektet. Brug fx SWOT analysen til at finde dem. Beskriv og grupper risici. Risikotal = Sandsynlighed * konsekvens Lav en strategi for at afbøde og mindske konsekvenserne af risici. Risikohåndtering skal ske i hele projektets levetid. Gør det til en del af opfølgningen!

Risikoanalyse - eksempel RisikoKonsekvenserSandsynlighedAktionerAnsvalig For få tilmeldinger Turen aflyses5%Mere reklameTL Ingen hytteKold telttur50%Kontakt til nabogrupperne GL Mangel på hjælpere Natløb aflyses20%Spørg seniorerne om hjælp TA

Succesanalyse Trin 1 Identificer succes Trin 2 Analyser succes Trin 3 Beskriv aktioner Trin 4 Overvåg succeserne Hvad er de bedste og vildeste succeser vi forestiller os? Beskriv og grupper succeserne Sandsynlighed * konsekvens Beskriv og grupper succeserne Sandsynlighed * konsekvens Hvad kan vi gøre for at opnå succeserne? Gør vi stadig det rigtige for at opnå succeserne?

Succesanalyse - eksempel SuccesKonsekvenserSandsynlighedAktionerAnsvalig Alle tilmelder sig Godt sammenhold og god tur 90%Mere reklame og fortæl om hvor hyggeligt det bliver, hvis alle kommer TL Lækker ny hytte Fokus på sjove aktiviteter og hygge 50%Kontakt til gruppen i Birkerød, som har en super hytte GL Rigeligt med hjælpere Det fedeste natløb i 10 år 50%Spørg seniorerne om hjælp, læg en vild og kreativ plan TA

Projektplan Uge 1Uge 2Uge 3Uge 4Uge 5Uge 6Uge 7 Idegenerering Planlægning Udførsel Evaluering

Krav til den gode projektplan Planen: Er lavet af projektdeltagerne for at give kvalitet, forståelse, accept og ejerskab Viser sammenhængen mellem målet, vejen og den nødvendige indsats

Spørgsmål

Evaluering Hvad var det bedste ved modulet? Hvad var det vigtigste, du lærte i dag?