HÅNDTERING AF ERASMUS- MIDLER PÅ AARHUS UNIVERSITET

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU ???  Hvordan fordeler vi midlerne internt mellem vores institutter/campusser?  Hvordan fastsætter vi stipendiernes størrelser?  Hvilke overvejelser gør vi os?  Hvordan følger vi op i løbet af året?  Hvordan er vores samarbejde med Økonomiafdelingen?  Spørg løs!

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET HVEM GØR HVAD?  Internationalt Center  Kontakten med Styrelsen, ansøgning, afrapportering osv.  Fordeler ALLE stipendier på AU  Udformer kontrakter, indsamler dokumentation  Registrerer i Mobility Tool  Udformer udbetalingsbilag  Osv…  Økonomi/Lønkontoret  Løn udbetaler via SLS (stud)  Økonomi omposterer (Staff)  Fodrer os med kontoudskrifter JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET INTERN FORDELING AF MIDLER Studerende  Alle studerende skal have stipendium  Vi nedprioriterer: Ph.d studerende der rejser til deres hjemland praktikanter som får høj løn, gratis bolig m.m. Ansatte  Vi sikrer os, at ikke alle stipendier går til f.eks. BSS. Vi ønsker en ligelig fordeling mellem institutter/campusser (afhængig af ansøgere)  Vi ser på, om der tidligere er tildelt stipendium til den ansatte  Vi har venteliste JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU FASTSÆTTELSE AF STIPENDIUM? BEVILLINGStudieopholdPraktikopholdUndTræOMSamlet bevilling (497) (49)(19)(11) (576) (531) (75)(17)(24) (647) Kr Nuværende ansøgereRestpladserForårForbrug i alt Eksempel på forbrug ved sats Euro 200/250 pr. måned til studieophold: Mangler vi EUR til studieophold?

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET FASTSÆTTELSE AF STIPENDIUM?  Hvad skal vi tage højde for?  Vi kan tage 50% fra OM  Hvor mange afmeldinger forventer vi?  Kan der komme flere ansøgninger end forventet?  Skal vi gamble eller være forsigtige?  Tror vi på, at vi får nok midler i interim? (vi mangler stadig EUR)  I havde vi en runde med efterbevillinger – det var tidskrævende. Det ønsker vi ikke igen. JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU OPFØLGNING I LØBET AF ÅRET?  Studieperioder tjekkes  Tilbagebetalinger/ekstra udbetalinger?  Ved ansøgningsrunder skabes overblik over forbruget  Interim  Udskrifter fra Løn/Økonomi gennemgås ca. 3-4 gange om året. ALT gennemgås detaljeret inden afrapportering.

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU PROGRAM SAMARBEJDET MED ØKONOMI – EN ØRKENVANDRING?

PRE-DEPARTURE ERASMUS INTERNATIONALT CENTER JUNI 2013 AARHUS UNIVERSITET JUNI 2014HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU SAMARBEJDET MED ØKONOMI/LØN? Før  Fejl, manglende viden, ingen forståelse for hinandens arbejdsopgaver, skiftende medarbejdere, frustrationer  Hvad er +/-, artskonto, projektnumre, aktivitetsnumre?  Hvad er Erasmus, Nordplus, Kulturstipendier osv..  Stor oprydning på Erasmus-kontoen  Manglende opfølgning på tilbagebetalinger, rettelser af fejlposteringer osv. Efter (næsten)  Fast kontaktperson, giver større forståelse  Involverede medarbejdere har holdt møde  Side om side, opfølgning på fejl og rettelser  Énsartethed i udbetalingsbilag, ændrede procedurer  Slå projekterne (konti) sammen, færre fejlposteringer