HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AARHUS UNIVERSITET

Præsentationer af emnet: "HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AARHUS UNIVERSITET"— Præsentationens transcript:

1 HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AARHUS UNIVERSITET

2 ??? Hvordan fordeler vi midlerne internt mellem vores institutter/campusser? Hvordan fastsætter vi stipendiernes størrelser? Hvilke overvejelser gør vi os? Hvordan følger vi op i løbet af året? Hvordan er vores samarbejde med Økonomiafdelingen? Spørg løs! HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

3 HVEM GØR HVAD? Internationalt Center
Kontakten med Styrelsen, ansøgning, afrapportering osv. Fordeler ALLE stipendier på AU Udformer kontrakter, indsamler dokumentation Registrerer i Mobility Tool Udformer udbetalingsbilag Osv… Økonomi/Lønkontoret Løn udbetaler via SLS (stud) Økonomi omposterer (Staff) Fodrer os med kontoudskrifter HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

4 INTERN FORDELING AF MIDLER
Studerende Alle studerende skal have stipendium Vi nedprioriterer: Ph.d studerende der rejser til deres hjemland praktikanter som får høj løn, gratis bolig m.m. Ansatte Vi sikrer os, at ikke alle stipendier går til f.eks. BSS. Vi ønsker en ligelig fordeling mellem institutter/campusser (afhængig af ansøgere) Vi ser på, om der tidligere er tildelt stipendium til den ansatte Vi har venteliste HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

5 FASTSÆTTELSE AF STIPENDIUM?
BEVILLING Studieophold Praktikophold Und Træ OM Samlet bevilling 13-14 (497) (49) (19) (11) 41.655 (576) 14-15 (531) (75) (17) (24) (647) Kr Eksempel på forbrug ved sats Euro 200/250 pr. måned til studieophold: Nuværende ansøgere Restpladser Forår Forbrug i alt 14-15 45.000 90.000 Mangler vi EUR til studieophold? HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

6 FASTSÆTTELSE AF STIPENDIUM?
Hvad skal vi tage højde for? Vi kan tage 50% fra OM Hvor mange afmeldinger forventer vi? Kan der komme flere ansøgninger end forventet? Skal vi gamble eller være forsigtige? Tror vi på, at vi får nok midler i interim? (vi mangler stadig EUR) I havde vi en runde med efterbevillinger – det var tidskrævende. Det ønsker vi ikke igen. HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

7 OPFØLGNING I LØBET AF ÅRET?
Studieperioder tjekkes Tilbagebetalinger/ekstra udbetalinger? Ved ansøgningsrunder skabes overblik over forbruget Interim Udskrifter fra Løn/Økonomi gennemgås ca. 3-4 gange om året. ALT gennemgås detaljeret inden afrapportering. HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

8 PROGRAM SAMARBEJDET MED ØKONOMI – EN ØRKENVANDRING?
HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014

9 SAMARBEJDET MED ØKONOMI/LØN?
Før Fejl, manglende viden, ingen forståelse for hinandens arbejdsopgaver, skiftende medarbejdere, frustrationer Hvad er +/-, artskonto, projektnumre, aktivitetsnumre? Hvad er Erasmus, Nordplus, Kulturstipendier osv.. Stor oprydning på Erasmus-kontoen Manglende opfølgning på tilbagebetalinger, rettelser af fejlposteringer osv. Efter (næsten) Fast kontaktperson, giver større forståelse Involverede medarbejdere har holdt møde Side om side, opfølgning på fejl og rettelser Énsartethed i udbetalingsbilag, ændrede procedurer Slå projekterne (konti) sammen, færre fejlposteringer HÅNDTERING AF ERASMUS-MIDLER PÅ AU JUNI 2014