ITU april 2007 Dainis Krastins PBS Offshore Development Centre

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (2) PBS Offshore Development Centre Agenda  Historie  Hvorfor…  Hvad…  Hvordan…  Læring  Nu  Hvorfor…  Hvad…  Hvordan…  Læring  Fremtid  Planer  Spørgsmål og (forhåbentlig) svar  Leverandør  LTI Spørgsmål / Diskussioner under vejs

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (3) PBS Offshore Development Centre Scope for denne præsentation  Kun IT system udvikling og forvaltning  Intet om…  IT Drift  IT Support  eller anden IT outsourcing  PBS har allerede outsourcet…  IT data scanning  IT PC support …men det er uden for scope for denne præsentation …eller…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (4) PBS Offshore Development Centre Hvorfor startede PBS med at outsource ?  Startede i januar 2002  Stort projekt med at omskrive et lønsystem (stort = 1/3 af PBS’ udviklingskapacitet i 2 år)  Få interne “eksperter” og næsten ingen dokumentation  Ny hardware og software platform  PBS havde ikke nok interne ressourcer med fornødne kompetencer  Ikke nok eksterne ressourcer “near shore” og/eller for dyre  Tiden var kritisk  Prøve om PBS kunne agere som en “IT outsourcing kunde” Ikke kun for at spare omk. Historie

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (5) PBS Offshore Development Centre Hvad outsourcede PBS ?  Front-end del (Web-baseret interface) blev outsourcet  Back-end del (f.eks. lønberegning) blev in-sourcet  Udarbejdelse af Use Cases på “gammelt” og “nyt” system  Detaljeret analyse af det “gamle” system  Design af “nyt” system  Udvikling af “nyt” system  Modul-test af “nyt” system  Dokumentation af “nyt” system Historie

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (6) PBS Offshore Development Centre Hvad lærte PBS ?  Et komplekst system bliver ikke mindre komplekst af at blive omskrevet  PBS skulle være bedre til at specificere krav (f.eks. funktionalitet, teknik, performance, dokumentation, processer)  PBS skulle “opgradere” processer  Husk alle omkostninger når budgettet lægges  Dedikerede ressourcer med “nye kompetencer” til styring af leverandør (f.eks. tæt styring af krav, ændringer, leverancer og accept samt Q&A proces)  Ting tager tid – komplekse ting tager mere tid  Pas på hvad du be’r om – du får det måske  Vælg den rigtige leverandør Historie

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (7) PBS Offshore Development Centre Hvad lærte PBS ?  Der er kulturelle forskelle mellem Indien og Danmark…  Inderne fortæller ikke altid at de ikke forstår dig  Rysten på hovedet betyder ikke nødvendigvis nej – måske ja  En inder vil ikke sige at du ikke har ret  Inderne er meget høflige – til forskel for danskerne  Inderne accepterer den “ulige dimension”… …danskerne synes alle er lige  Inderne sætter deres familie før arbejde  og meget mere…  Indvirkningen er meget afhængig af leverandørens og kundens evne til at håndtere disse forskelle  Du skal lære “Hinglish”  Men… ikke alle indere er ens (ligesom danskere og…) Historie

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (8) PBS Offshore Development Centre Hvad lærte PBS ?  CMMI gør en forskel! - SEI Capability Maturity Model Index (CMMI)  Begge parter bør være på et middel til højt niveau (3-5) Nuværende niv. CMMI niveau Kunde Leverandør God Middel Dårlig Mål PBS Nuværende niv. Historie

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (9) PBS Offshore Development Centre CMMI skala 0 - Incomplete P: No processes B: Have we covered it all? C: No culture 1 - Performing P: Performing the work B: Processes are carried out and results produced C: Hero-focused 2 - Controlled P: Results are controlled B: Know what we’re doing and results are OK C: Project-focused 3 - Established P: Processes defined B: Use documented and common processes C: Process-focused 4 - Predictable P: Measure and control processes B: Know what we want from processes and how it creates results C: Benchmarking 5 - Optimizing P: Change processes, ongoing improvement B: Constantly optimize processes and change to fit req. and goals C: Adaptive The CMM model looks at (1) the company’s processes (2) the employees’ behavior (3) the culture within the company

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (10) PBS Offshore Development Centre Hvorfor outsourcer PBS stadig ?  PBS har haft og har stadig alt for mange opgaver/projekter ift. det antal personer vi er i IT udviklingsområdet  Ved at outsource – hvor det er relevant – kan vi gennemføre flere opgaver og opgaver som vi ikke kunne før, ved at reducere den gennemsnitlige timepris  PBS ønsker at udvide ressourcepuljen som variable omkostninger  Ved at outsource kan vi frigive ressourcer til forbedringstiltag (f.eks. CMMI og testeffektivisering) samt assistere forretnings- områderne ift. kunder og strategier Nu… Ikke kun for at spare omk.

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (11) PBS Offshore Development Centre Fast omkostninger kontra variable omkostninger Projekter PBS ansatte og konsulenter ODC Nu…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (12) PBS Offshore Development Centre Hvad outsourcer PBS ?  IT system udvikling Fra analyse til implementering  IT system forvaltning (ikke kritiske rettelser)  Konsulentydelser på udvalgte CMMI procesområder  Konsulentydelser ift. testeffektivisering Nu…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (13) PBS Offshore Development Centre Sourcing strategi  PBS identificerer den bedste sourcing mulighed på alle projekter baseret på typen af opgave, tid, omkostninger og viden krævet  IT udvikling og forvaltning bliver udført med…  Ressourcer fra PBS IT udviklingsorganisation  Ressourcer fra PBS Offshore Development Centre i India  Eksterne konsulenter (primært danske og engelske)  Standard værktøjer/software/systemer hvor det er muligt  Viden omkring vores systemer skal altid være i PBS Nu…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (14) PBS Offshore Development Centre Hvordan outsourcer PBS ?  PBS har etableret et Offshore Development Centre (ODC)  ODC’et er en udvidelse af PBS’ IT udviklings ressource pulje  ODC’et er etableret hos en indisk leverandør  Bygninger, IT udstyr m.m. er leverandørens  Ressourcerne er ansat hos leverandøren  ODC’et har sit eget kontor med dedikeret…  Ressourcer  LAN, Server, PC’er, sikkerheds set-up m.m. og link til PBS  Ressourcerne er 100% allokeret til ODC’et og dermed 100% allokeret til PBS  PBS har…  3 PBS ansatte allokeret til at styre/administrere ODC’et fra PBS  2 PBS ansatte allokeret til at koordinere projekterne fra leverandørens kontorer (offshore) Nu…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (15) PBS Offshore Development Centre Hvordan outsourcer PBS ? PBS IT Udvikling ODC Eksterne konsu- lenter & leveran- dører “Project board” Nu…  Altid en PBS projektleder på alle opgaver – Ansvaret for opgaven i PBS

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (16) PBS Offshore Development Centre Hvordan outsourcer PBS ?  PBS investerer tid og penge i videns opbygning hos leverandøren som resulterer i…  Viden hos leverandøren om PBS’ systemer og kunder  Videns-database/repository  Certificeringsprogram  PBS har underskrevet en treårs kontrakt som virker som en rammeaftale med understøttende projektaftaler for hver projekt/opgave  Fast pris  Timebasis  Vi har etableret fælles processer, både on-site og offshore, for at sikre et smidigt, effektivt og forudsigeligt samarbejde  Vi har introduceret workshops, håndbøger and projekt introduktioner for at minimere indvirkningen af de kulturelle forskelle  Langsigtet investering Nu…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (17) PBS Offshore Development Centre Indien

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (18) PBS Offshore Development Centre ODC’et

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (19) Betalings formidling PBS Offshore Development Centre Hvor er ODC’et ? SAP Kort

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (20) PBS Offshore Development Centre Hvad har PBS lært ?  Et partnerskab er kun et partnerskab så længe begge parter har samme mål  Inderne bliver opfordret til at søge forfremmelse efter 2-4 år i samme rolle hvilket ikke matcher PBS’ syn på vidensopbygning og fastholdelse af videnspersoner  PBS ansatte offshore giver rigtig god værdi  Estimater og planer kan være svære at få  Gør brug af “morderne teknologier” (videokonf., web chats/videos m.m.)  Behov for endnu flere checklister og processer Nu…  Mange arbejder i weekenden – ekstra timer anses som ”opsparing” ift. avancement  Behov for at sikre fokus på kvalitet, standarder og processer

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (21) PBS Offshore Development Centre Hvad har PBS lært ? Nu…  Mange af ODC ressourcerne kommer oprindeligt fra andre dele af Indien hvilket kan ”ramme” bemandingen  Når kvinderne bliver gift flytter de ind hos svigerfamilien og skal tage sig af alt husarbejde  Risiko for høj udskiftning af ressourcer  Ikke ”opdraget” til at være kreative og udøver derfor ikke kreativitet  Stor iver for at lære nye ting  Stor fokus på deadlines og mindre på kvalitet  Religion betyder meget i indernes liv. Anerkender alle religioner men vanskeligt at anerkende ikke troende  Det at opnå en akademisk grad er vigtigere, end ønsket om viden

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (22) PBS Offshore Development Centre Hvad har PBS lært ? Nu…  Inderne har stor fokus på den rolle, som de har i projektet/organisationen hvilket har indflydelse på:  Fokus ifm læring  Information videregivet fra ledere til medarbejdere  Leverandørens processer er ofte gearet til store opgaver hvor hver person har deres specifikke rolle og ikke mod små opgaver hvor man har flere roller  Følger sig underlegne ift vesten og dermed er de også sensitive overfor kritik  Gode til udenadslære og værktøjshåndtering

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (23) PBS Offshore Development Centre Hvad skal man gøre ? Nu…  Stil tydelige krav. Ønskes innovation så bed om flere løsningsmuligheder  Spørg om de har forstået. De stiller ikke spørgsmål og vil ikke vise svaghed  Brug en ”egen ansat” som ”konverter”. Vil aldrig selv sige direkte til kunden hvis de mener kundens beslutning er forkert. Kommunikerer altid den slags via ”konverteren”  Lyt og spørg ind til deres forslag. Der er som regel en meget rationel forklaring som sjældent vil blive kommunikeret direkte  Bliver nemt afhængige af autoritet. Opfordre til at bruge guidelines og egne ressourcer  Vær sensitiv. De er meget sensitive overfor kritik især offentlig  Men… ikke alle indere er ens (ligesom danskere og…)

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (24) PBS Offshore Development Centre Hvad har PBS lært omkring kommunikation ?  PBS har fokus på den indvirkning som outsourcing kan have på medarbejdere, kunder og partnere  Kommunikation er nøgle til accept og succes af ODC’et  Outsourcing beslutning skal altid komme fra “toppen”  PBS holder ikke noget hemmeligt (næsten ikke)  Kontinuerligt information fra ledelsen  Åben dialog med tillidsmandssystemet  Informations site med sidste nye om ODC’et til brug for alle i PBS  Råb det ud !!  Tag diskussionerne !!  Prøv det = bevis det !! Nu…

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (25) PBS Offshore Development Centre Planer for fremtiden  Nøgletal for 2006  Kapacitet:Forøg udviklingskapacitet med 50%  ODC brug:50% af den totale udviklingskapacitet  Lokation:10% on-site – 90% offshore  Vi tror på outsourcing som et af midlerne til udvidelse af udviklingskapaciteten  Nøgletal for 2007  Kapacitet:Forøg udviklingskapacitet yderligere  ODC brug:50-75% af den totale udviklingskapacitet  Lokation:20% on-site – 80% offshore Fremtid

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (26)  Larsen & Toubro Infotech Limited  100% ejet af Larsen & Toubro Limited  Indiens største ingeniør og konstruktionsfirma, stiftet i 1938  Ca ansatte  Ansætter pt. 100 om måneden  12% personale omsætning  Flere kontorer i Indien samt US, Asien og Europa  Ca. 200 mio. USD i omsætning i 2005  15% afkast efter skat  36% vækstrate LTI PBS Offshore Development Centre Leverandør

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (27) PBS Offshore Development Centre Ikke alt kan outsources

PBS Offshore Development Centre © 2007 ITU, 16. april 2007 (28) PBS Offshore Development Centre Spørgsmål og (forhåbentlig) svar