Søren Kofoed Weeke Rambøll Management A A R H U S U N I V E R S I T E T Den administrative forandringsproces Justering af programmet På styregruppemøde nummer 6 blev det besluttet at overveje justeringer af roller og arbejdsopgaver i ledelse af programmet. Til brug for styregruppens beslutning om justeringer har Rambøll Management udarbejdet disse anbefalinger. Detaljeret planlægning af initiativer udarbejdes efter vedtagelse af de formelle principper.

Slide 2 Styregruppen fokuserer på effekt ved forandringsprocessen Baggrund Styregruppen er velfungerende med faste møder og fast dagsorden. De fem spor er etableret og sporbeskrivelser er næsten færdigbehandlet. Styregruppens arbejde med håndteringer af afvigelser til de aftalte planer er etableret. Der er statusrapporter og opfølgningsrutiner for afvigelser. Der efterspørges øget fokus på opnåelse af varig og målbar effekt ved forandringerne. Rambøll Management anbefaling Fastholde spor  Styregruppen fastholder stærke, selvstændige spor styret ud fra ”kontrakt” med styregruppen. Opfølgning med afvigelseshåndtering eller krise-reviews. Fokus på effekt af forandring:  Styregruppe tilføjer fokus på effekt. Forandringen planlægges, iværksættes og opfølges.  Spor og initiativer mellem spor justeres undervejs af styregruppen, så den planlagte effekt opnås.  Forhindringer i spor ”løftes op” i styregruppen. Styregruppens sammensætning:  De to sporledere udtræder, så de fem sporledere er ligeligt repræsenteret. Sporlederne inviteres af styregruppen til styregruppemøder. Styregruppens mandat:  Styregruppens opgave er at repræsentere universitetet som ledelse af programmet. Styregruppen har ikke et formelt mandat ud over design og opfølgning på programmet. Styregruppen skal gennem valg af medlemmer og dialog sikre, at den repræsenterer universitetet og kan sikre, at dens oplæg kan få efterfølgende godkendelse i de formelle organer. Særligt kræver planlægning af effekter, at styregruppen har forståelse for ”hvad universitetet vil”.

Slide 3 Et nyt sporlederforum håndterer praktiske udfordringer Baggrund Der er i dag ikke et forum til koordinering af praktiske udfordringer mellem spor eller til erfaringsudveksling. Styregruppen, KIP-møder, styregruppeformand og sekretariat bidrager alle til håndtering af udfordringer. Flere sporledere bidrager til andre spor gennem deltagelse i grupper. Rambøll Management anbefaling Etablering af sporlederforum:  Der etableres et sporlederforum, der håndterer praktisk koordinering mellem spor og erfaringsudveksling mellem spor.  Sporlederforumet har ikke et selvstændigt mandat.  Sporlederforumet ledes af sekretariatet. Forumet mødes hver anden uge, forskudt i forhold til styregruppemøder. Sporledere og sekretariatet er deltagere - sporlederen kan dog sende repræsentant fra sporet. Der skrives beslutningsreferat fra møder.

Slide 4 Styregruppen skaber overblik over programmets aktiviteter Baggrund Sporbeskrivelser giver hver en beskrivelse af aktiviteter. Sekretariatet har udarbejdet overordnet oversigt over hovedaktiviteter og sammenhænge. Rambøll Management anbefaling For at kunne styre forandringsprogrammets leverance af den samlede effekt, er der behov for fælles og koordineret aktivitetsplan. Oversigter til programmet:  Sekretariatet vedligeholder samlet aktivitetsplan for aktiviteter i hele programmet.  Sekretariatet vedligeholder oversigt over væsentlige påvirkning på ressourcer fra programmet, primært på personalegrupper, it og leverandører. Væsentligste påvirkninger uden for programmets regi medtages.  Sekretariatet vedligeholder oversigt over leverancer der er nødvendige for at nå den samlede leverance (kaldet kristike vej)  Sekretariatet vedligeholder oversigt over forhindringer for spor eller projekter. Eksempelvis beslutninger, der skal træffes uden for programmet.  Sekretariatet vedligeholder en liste over nye initiativer (boblere), der kan bidrage til at nå de planlagte effekter.

Slide 5 Effektmål opstilles, prioriteres og vedtages af styregruppen Baggrund Styregruppen valgte i foråret at undlade at planlægge effekter af programmet. De enkelte spor er opfordret til at arbejde med effekter. Der efterspørges nu et stærkere fokus på resultatskabelsen i programmet. Dog skal effektmåling skabes på en måde, der svarer til kulturen på Aarhus Universitet. Rambøll Management anbefaling Effektmål planlægges af styregruppen og vedtages af universitetets formelle fora. Sekretariatet udarbejder bruttoliste med effektmål. Styregruppen prioriterer og bearbejder mål. Aktiviteter for at nå effekter planlægges og implementeres i spor eller som mindre projekter og aktiviteter placeret under sekretariatet. Sekretariatet følger op på effektmål og styregruppen iværksætter eller lukker initiativer, hvis det vurderes nødvendigt for at nå effektmål.

Slide 6 Sekretariatets opgaver udvides med formel programledelse Baggrund Den daglige ledelse af programmet har været leveret af styregruppeformanden. Dette har virket i kraft af sammenfald af roller. I forbindelse med skift af styregruppeformand og i forbindelse med det anbefalede fokus på forandring, mangler håndtering af den daglige ledelse af programmet. Rambøll Management anbefaling Det anbefales at give sekretariatet et stærkere mandat til styring af programmet:  Opfølgning på spor  Håndtering af praktiske udfordringer i programmet  Ledelse af initiativer uden for spor  Rapportering. Sekretariatets opgave bliver dermed formel programledelse med reference til styregruppeformanden, som defineret i MSP-rammen. Den nye rolle anbefales indarbejdet i program- definitionen. Det er ikke nødvendigt at ændre referencen mellem spor og styregruppe/styregruppeformand. Alternativt til sekretariat som programledelse kunne der udpeges fuldtidsprogramleder, eller styregruppeformanden kan indtage begge roller som i opstarten af programmet.

Slide 7 Styregruppe nedlægger selv programmet, når det er relevant Baggrund Det etablerede program har sin berettigelse da:  Der kræves et ekstraordinært fokus på forandring, som basisorganisationen ikke kan levere i dagligdagen.  Der er behov for koordinering af initiativer på tværs af faglige ansvarsområder og mellem centraladministration og fakultetsledelse.  Der er behov for prioritering af indsats over for begrænsede ressourcer, herunder specielt centrale medarbejdere og forandringens økonomiske omkostninger. Selve forandringen skal ske i basisorganisationen. Initiativer til forandring kan leveres af programmet selv eller af basisorganisation. Programmet opbygger ikke blivende kompetencer eller ressourcer, eksempelvis skal it-opgaver løses og driftes af it-afdelingen. Programmet har til ansvar at overvåge den samlede forandring og bistå med støtte eller initiativer, hvis forandringen ikke lykkes. Rambøll Management anbefaling Styregruppen overvåger, hvornår initiativer med lige så stor effekt kan drives af basisorganisationen. Når dette sker, lukker styrergruppen programmet. Programmet lukker dog senest, når de aftalte resultatmål er leveret.

Slide 8 Opsummering af forslag til justeringer Anbefalinger på baggrund af ændringer i administrationen på Aarhus Universitet Anbefalinger på baggrund af ønske om styrket effekt af programmet Anbefalinger på baggrund af input fra sporledere og styregruppe Styregruppen husker jævnligt at vurdere om den skal nedlægge sig selv Sekretariatets opgave formaliseres til programledelse Tilføje effektmål som central del af styregruppens arbejde Vedligeholde påvirkningsoversigt, så initiativers konsekvens kan overskues Samme placering for alle sporledere og etablering af sporlederforum Aktivitetsplan, så man hurtigt kan danne sig et overblik over programmet Kritiske deadlines, der har betydning for andre dele i programmet Forhindringer, primært udestående beslutninger, der forhindrer fremdrift i programmet