PERSONLIG EFFEKTIVITET
TIDSRØVERE Overspringshandlinger Mailkultur Ineffektive møder Det kræver ressourcer at indføre Lean, der skal derfor frigøres tid. Hvordan frigøres tid i en presset hverdag? Start evt. med at kigge på jeres personlige effektivitet, for at få mere styr arbejdsdagen. Hvor er dine tidsrøvere? Overspringshandlinger Mailkultur Ineffektive møder Manglende arbejdsro Uorden og manglende systematik
TIDSRØVERHJUL Ingen oversprings- handlinger God mailkultur Orden Værdiskabende møder Arbejdsro
Overspringshandlinger Overblik – Prioritering - Planlægning 1. Skab overblik Hvilke opgaver skal du have gennemført i løbet af ugen 2. Prioritering Brug prioriteringsmatrix 3. Planlæg Brug time slots Vær realistisk 4. Visualiering
VISUALISERING AF DIN HVERDAG
PRIORITERING HASTER IKKE HASTER VIGTIGT B-opgaver Planlægge, udvikle Forebygge, forbedre Andre vigtige opgaver med mindre stram deadline A-OPGAVER Vigtige for målet Tram deadline Kræver din ekspertise MINDRE VIGTIGT C-OPGAER Ren rutine Blyfri for hjernen Kan evt. delegeres Oase i en travl hverdag (U)D-OPGAVER Tidsrøvere – mange mails, post og telefoner Visse møder Andres arbejde Kilde: www.planlaeg.dk
Analyse af afbrydelser www.planlaeg.dk http://www.planlaeg.dk/Analyse_af_afbrydelser.html
Mailkultur Indfør ”regler” om mails Slå ”signal” fra Mail-fri arbejdstider Sortering/behandling, når du har fat i mailen
Undgå ineffektive møder Mødeindkaldelse Evaluering af møde Beslutningsreferat Stående møder Tavlemøder
MØDEINDKALDELSE Dagsorden Delmål Varighed Emne: Formål med mødet: Anvendelse af mødets resultat: Data om mødet Mødedeltagere: Dato Tid Sted Forbered Medbring Dagsorden Delmål Varighed
Orden og systematik 5S
Din personlige handlingsplan Aktivitet Deadline