Porteføljestyring: ledelse af besparelse og innovation - fem styringsmæssige problemer i en dansk kommune

Intro Danske kommuner er i forandring og bliver mere offensive i deres brug af IT - Fire former for styring, der indbefatter alle tiltag der har som formål at få individer/enheder til at arbejde mod de samme overordnede målsætninger Om oplæget perspektivet IT Projekt portefølje management (IT PPM) Kontekst Intro Teori om styring i IT PPM Oplæg Min undersøgelse Et generelt billede? Anbefalinger Resultater 30 interviews To workshops Tre observationsstudier Læsning af 70 dokumenter Et dækkende billede for den offentlige/private sektor? konceptet ”styring” og ”IT PPM” i en offentlig kontekst . Tilhørernes erfaringer og refleksioner - Hvordan foreslår vores teori at løse de 5 problemer - 5 styringsmæssige problemer i IT PPM i Newport

Intro IT Projekt Portefølje Management (IT PPM) Dækker over organisationens styring og koordinering af alle projekter, der har et IT indhold, herunder: IT infrastruktur-projekter og digitaliseringsprojekter Analogi: IT PPM kan sammenlignes med de processer, der foretages af kontroltårnet i en lufthavn. Hvis der ikke er nogen overordnede styring, der koordiner flys afgange og ankomster, så vil denne være mindre effektiv på trods af at piloterne og medarbejderne i lufthavnen er dygtige. (IT- projekterne kan så sammenlignes med fly i luftrummet, som lufthaven har ansvar over)

Intro Om oplæget Varer 30 minutter – afbryd gerne! Omhandler Newport - en dygtig dansk kommune – når men leder efter problemer, så finder man problemer Oplæget bygger i store træk på en publiceret artiklen af Hansen and Kræmmergaard (2012)* *Transforming Local Government by Project Portfolio Management: Identifying and Overcoming Control Problems. Published in Transforming Government: Processes, People and Processes

Konteksten for IT PPM i en dansk kommune

Kontekst

Kontekst Nolan and Mcfarlan (2005)

Kontekst Spørgsmål: Der er bred enighed om at vores nuværende IT systemer og services er kritiske i dagligdagen Antal af borgere I høj grad I nogen grad I mindre grad Total/Antal Under 40.000 (lille) 89% (17) 5% (1) 100% 19 40.001-100.000 (medium) 90% (28) 6% (2) 3% 31 100.000- (stor) (5) 0% (0) 5 Total 91% (50) (3) 4% 55 DISIMIT (2012) N=55

Kontekst Spørgsmål: Der er bred enighed om at det er strategisk vigtigt at udvikle nye IT systemer og services Antal af borgere I høj grad I nogen grad I mindre grad Slet ikke Total/Antal -40.000 (lille ) 37% (7) 47% (9) 11% (2) 5% (1) 100% 19 40.001-100.000 (medium) 42% (13) 55% (17) 3% 0% (0) 31 100.000- (Stor ) 80% (4) 20% 5 Total 44 (24) 49 (27) (3) 2 55 DISIMIT (2012) N=55

Kontekst

Kontekst

Teori om styring af IT PPM

Teori om styring af IT PPM Hvordan styres der mellem de hierarkiske niveauer og hvordan kan styring være problematisk ? Hierarkisk niveau 1 Typer af styring Outcome Behavior Clan Self Hierarkisk niveau 2 Typer af styring Outcome Behavior Clan Self Hierarkisk niveau 3 Typer af styring Outcome Behavior Clan Self Hierarkisk niveau N

Casen –Newport en dansk kommune Local government of Newport

Min undersøgelse

Resultater Hvilke hierarkiske niveauer er vigtige i Newport ift. IT PPM? Level Authority Knowledge Resources Political organization Authority to take major decisions regarding the organization’s strategic direction IT PPM considered as less relevant Allocate money resources via budgets Director level Authority to take major decisions regarding major initiatives in the administrative organization Large knowledge regarding most important strategic IT projects Allocates resources via approving recommendation IT executive level Authority as a level 3 executives Knowledge regarding content in IT PPM and how IT PPM can be improved Most of IT executives’ resources are bound to maintaining the current systems IT project level No authority without steering group Lack of knowledge regarding IT project management is pronounced in unit based projects Internal resources are held by units and subunits

Political organization Resultater Political organization Typeraf styring Konkrete mekanismer Outcome Det årlige budget der godkendes af byrådet har nogle tal for brug af IT Behavior Generelle procedure for kommunikation mellem den politiske og den administrative organisation Clan Daglige kontakt mellem rådmænd og direktørerne Self Direktørniveauet har mindre præferencer for IT PPM og har incitament til at bibeholde organisationens silostruktur Director level Type af styring Konkrete mekanismer Outcome Kun få konkrete måltal er identificeret Behavior IT grupper, med formelle procedure og rutiner Clan Ofte tætte samarbejdsrelationer med stor tillid og fælles perspektiv på IT PPM mellem IT chefer og direktørerne Self IT cheferne har præferencer for IT PPM og deres selvkritik driver udvikling af IT PPM IT executive level Typeraf styring Konkrete mekanismer Outcome Det er ofte vanskeligt at specificere operationelle mål i projekter Behavior Bruger dokumentet ”projektaftalen” til at formalisere projekt ledelses procedurer Clan Brug af uformelle sanktioner til at sikre interne ressourcer Self IT projektlederne sætter egne standarter for brug af projektledelses metoder IT project level (Hansen and Kræmmergaard 2012)

Political organization Resultater Fem styringsmæssige problemer i Newport Political organization P1: Weak accountability processes between the political and administrative level Director level P2: Weak accountability between the director level and the IT executives P3: IT projects established based on incomplete information about internal resources IT executive level P4: Lack of operational goals to hold IT projects accountable. P5: No account of actual IT project costs. IT project level (Hansen and Kræmmergaard 2012)

Anbefalinger til at imødekomme problemer

Anbefalinger Type af styring Potentielle fordelle Potentielle problemer Formel styring (Adfærd eller output) Kan kommunikeres og genbruges på tværs af tid og rum I nogle tilfælde er det vanskeligt eller upassende at lave formaliserede mål eller regler Uformel styring (Klan- eller selv-styring) Kan reducerer bureaukratisk overhead i komplekse og hastig ændrende opgaver Stiller store krav til de individuelle ledere og/eller medarbejdere (Hansen and Kræmmergaard 2012)

Anbefalinger (Hansen and Kræmmergaard 2012)

Opsummering Mine tre pointer Forandringer sætter pres på den eksisterende styring af IT i kommunerne Casens tiltro til uformelle styringsmekanismer er problematisk Mere formel styring af IT bør tilføjes de eksisterende uformelle mekanismer

Opsummering - Danske kommuner i forandring - Bliver offensive i deres brug af IT - Fire former for styring, der indbefatter alle tiltag der har som formål at få individer til at arbejde mod de samme overordnede målsætninger Om oplæget Hvad er IT PPM Kontekst Teori om styring i IT PPM Intro Oplæg Min undersøgelse Et generelt billede? Anbefalinger Resultater 30 interviews To workshops Tre observationsstudier Læsning af 70 dokumenter Et dækkende billede for den offentlige/private sektor? konceptet ”styring” og ”IT PPM” i en offentlig kontekst . Tilhørernes erfaringer og refleksioner - Hvordan foreslår vores teori at løse de 5 problemer - 5 styringsmæssige problemer