STABE 2015 Stabsfunktioner version 2.0 Oplæg af Chr. Wang – v.8 ǀ UC Lillebælt ǀ Juni 2010 Imagination is more important than knowledge… Albert Einstein US (German-born) physicist ( )

Dagsordenens spørgsmål Er gevinsterne ved stabsfunktionerne tydelige ? Er forudsætningerne til stede for at stabsfunktionerne kan levere de ydelser der efterspørges - hvis ikke - hvilke forudsætninger skal være opfyldte ? Er der faglige og kompetencemæssige udfordringer der skal adresseres? 2 Christian Wang, UC Lillebælt

Baggrund – hvor er vi nu? Fusionen pr skabte ”version 1.0” af stabene Stabene er på forskellige modenhedsniveauer Vision 2015 er klar, nu skal den implementeres Ny ledelsesorganisation er på plads Nu skal stabene videreudvikles til ”version 2.0” 3 Christian Wang, UC Lillebælt

4 Christian Wang, UC Lillebælt STABE ver funktionsområder 3 kulturer DRIFT & SERVICE Tilfredshed  Nul-fejls-kultur RÅDGIVNING Situationsforståelse  Kritisk kultur KONTROL Hændelsesrapportering  Læringskultur

5 Christian Wang, UC Lillebælt STABE ver. 2.0 – udadvendt fokus Drift & Service Råd- givning Kontrol 1UC Lillebælts kerneydelser og strategierxx 2Kunder og brugere – opsøgende/proaktivxx 3Dialog om behov - erkendte og latentexx 4Sagshåndtering, opgaveløsning og hjælpxx 5Aftaler med kunder, fx drifts- og serviceaftalerxxx 6Foranalyser, indstillinger og projektplanerxx 7Ydelseskataloger og kvalitetx 8Standarder, dvs. fælles løsningerxxx 9Politikker, retningslinier, regler og lovexx

6 Christian Wang, UC Lillebælt STABE ver. 2.0 – indadvendt fokus Drift & Service Råd- givning Kontrol 1Dialog, kommunikation og synliggørelsexxx 2Ydelser, forventninger og tilfredshedxx 3Sagshåndtering og opgaveløsningx 4Struktur, systematik, procedurer og processerxx 5Øget selvbetjeningxx 6Dokumentation og ledelsesinformationxx 7Projektplaner og projektstyringxx 8Balance mellem standard- og specialløsningerx 9Specialisering, generalisering og kompetencerxxx

STABE ver. 2.0 Forandring gennem PROJEKTER Tværgående tidsbegrænsede opgaver – ofte med stor kompleksitet – må ikke forstyrre driften Projektejer og projektleder Projektplan SKAL! udarbejdes (stor eller lille) - og den SKAL bruges, dvs. følges op, løbende … Klare aftaler om: Hvem gør hvad, hvornår, og hvem betaler? Ændringsstyring + Risikostyring + Kommunikation Opprioritering af kompetencer i projektledelse og projektstyring 7 Christian Wang, UC Lillebælt

STABE ver. 2.0 – GRUS, et eksempel Gruppeudviklingssamtaler i ITA Gør vi det rigtige? (Efficiens = Input/Output) Gør vi det på den rigtige måde? (Effektivitet = Input/Mål) Opgaver, processer og projekter: Er gruppen gearet til at løse de løbende opgaver? Er der etableret effektive processer og procedurer? Er gruppen i stand til at håndtere større projekter på en professionel måde? Samarbejde og organisation: Er gruppens samlede arbejdsområde præget af godt internt samarbejde og er gruppen hensigtsmæssigt organiseret? Hvordan kan gruppens samarbejde med ITA’s øvrige kolleger og med koncernen løbende udvikles og forbedres? Synlighed: Hvordan kan gruppen bidrage til yderligere at synliggøre it-ydelser og it- service overfor hele koncernen? Og herunder: Hvordan forvalter vi vores dobbeltrolle som leverandør og kontrollant? Kompetencer: Har gruppen de kompetencer som er nødvendige for at løse gruppens samlede opgaver, samt udvikle gruppens arbejdsområder i forhold til UCL’s strategier og givne rammer? Konklusioner, aftaler, aktiviteter, opfølgning, … 8 Christian Wang, UC Lillebælt

STABE – vilkår Stabene MÅLES på det som ledelsen ønsker skal ha’ opmærksomhed (fx økonomi og ”effektivitet”): Efficiens, dvs. input/mål Stabene STYRES på det som kunder og brugere har behov for (fx at brugerne siger at ”Det skal bare virke!”): Effektivitet, dvs. input/output Resultatlønskontrakter og nøgletal for stabene bør afspejle begge perspektiver! 9 Christian Wang, UC Lillebælt

Krav til koncernen BRUG STABENE! EFTERSPØRG hjælp, støtte – og kritiske synspunkter RESPEKTÉR FÆLLES løsninger - helheden RESPEKTÉR årets cyklus – planlægning af processer Overvej (på sigt fælles) ServiceDesk for alle stabe Brug dine dygtige kolleger i hele koncernen En del af koncern-kulturen er flittig brug af stabene. Mange delfunktioner i stabene er ikke alene serviceydelser, de er en del af forretningen! 10 Christian Wang, UC Lillebælt

Krav til stabscheferne – fokus på: Proaktivitet overfor kunder, brugere og partnere Synlighed og kommunikation Ydelser, forventninger og tilfredshed Tæt opfølgning på store opgaver/projekter Personaleudvikling: Kompetenceudvikling, specialisering og generalisering Dokumentation, formidling og ledelsesinformation Stabens indflydelse på forretningens drift og fremdrift – og lønsomhed 11 Christian Wang, UC Lillebælt

STABE – Præstationer 12 Christian Wang, UC Lillebælt F = ( Indflydelse 2 x Produktivitet) Kilde: ”Den succesfulde stab” - – Download bogen hérwww.ActVal.comDownload bogen hér

STABE – Lønsomhed 13 Christian Wang, UC Lillebælt Kilde: ”Den succesfulde stab” - – Download bogen hérwww.ActVal.comDownload bogen hér

De 9 anbefalinger 1.Håndtér stabenes dobbeltrolle som tjenere og betjente 2.Skab balance mellem forretningsforståelse og faglig integritet 3.Allokér omkostninger på baggrund af tæt dialog 4.Mål stabenes produktivitet, indflydelse og lønsomhed 5.Etablér tæt dialog og struktur 6.Ansæt chefer der både har overblik og indblik 7.Skab sunde slanke stabe 8.Skab helhed med kulturbærende stabe 9.Minimér klassiske faldgruber 14 Christian Wang, UC Lillebælt Kilde: ”Den succesfulde stab” - – Download bogen hérwww.ActVal.comDownload bogen hér

Yderligere 2 anbefalinger.. 10.Brug stabene, og respekter de fælles løsninger 11.Mere fokus på forretningens drift og fremdrift, og stabenes synlighed 15 Christian Wang, UC Lillebælt Kilde: ”Den succesfulde stab” - – Download bogen hérwww.ActVal.comDownload bogen hér

Dagsordenens spørgsmål Er gevinsterne ved stabsfunktionerne tydelige ? Er forudsætningerne til stede for at stabsfunktionerne kan levere de ydelser der efterspørges - hvis ikke - hvilke forudsætninger skal være opfyldte ? Er der faglige og kompetencemæssige udfordringer der skal adresseres? 16 Christian Wang, UC Lillebælt

17 Christian Wang, UC Lillebælt STABE – ITA Nøgletal, ekspempler … IT-omkostninger i % af UCL’s omsætning IT-årsværk pr. STÅ IT-årsværk pr. UCL-årsværk IT-omkostninger pr. STÅ IT-omkostninger pr. UCL-årsværk Tilfredshedsindex – studerende Tilfredshedsindex – ledere Tilfredshedsindex – medarbejdere Antal PC’ere pr. medarbejder (kun medarbejder-pc’ere) Antal PC’ere pr. STÅ (kun studie-pc’ere)

STABE – næste skridt … Fælles og stabsspecifikke metoder og kriterier for måling af stabenes performance og lønsomhed. Videreudvikling af stabene bør foregå på alle 3 funktionsområder, og som en iterativ proces afhængig af den enkelte stabs modenhed. Løbende opfølgning i stabsforum. Klargør/definér snitfladerne mellem stabene, og mellem stabe og studieadministration. Overvej (på sigt fælles) ServiceDesk for alle stabe. 18 Christian Wang, UC Lillebælt

19 Christian Wang, UC Lillebælt STABE ver funktionsområder 3 kulturer DRIFT & SERVICE Tilfredshed  Nul-fejls-kultur RÅDGIVNING Situationsforståelse  Kritisk kultur KONTROL Hændelsesrapportering  Læringskultur

Slut! Imagination is more important than knowledge… Albert Einstein US (German-born) physicist ( )