Projektlederens rolle(r) VELKOMMEN

Program – Workshop Hej – præsentation af dagens program Hvem er vi + dagens forventninger Projektlederens roller Social kapital styrker projektleder + projektets Styr på rollen(erne)… Fastsættelse af fælles mål – mini forandringsteori Hvem er interesseret? Interessentanalyse, inden og udenfor blomsten Hvordan kommer vi mon derhen? Aktionsplan 6. Hvad med mig og mine roller? Drømmeøvelsen / bør og gør. (et udsnit af øvelser/eksemplariske.) : formål, redskaber til projektstyring – mål, vejen derhen og med hvem.. Handout udleveres samt et kompendium, hvor I kan finde flere øvelser og måder at gøre tingene på.

Hvem er vi? Runde: Navn Rolle/projekt Forventninger til dagen Hvorfor: Tjek in, anerkendelse og psykologisk kontrakt

Projektlederens rolle® Projektlederens rolle(er) Fælles brainstorm PROJEKTLEDERENS ROLLER? I projektet Udenfor projektet Personligt og formelt Hvad er en projektleder? Både faglige/formelle roller og personlige roller – spændingsfeltet mellem ledelse, ikke formelt men i praksis, af og til limbo land at navigere i. Hvilke roller har en projektleder? hvordan skaber vi medvind for vores projekt – hvilke roller knytter der sig til dit projekt? Hvad er et projekt: Formål – vil opnå noget, kort/afgrænset - tidsmæssigt, flere interessenter, har en målgruppe/måske flere,

Hvilke roller har jeg? Øvelse Hvilke roller har jeg? Hvilke er jeg rigtig glade for? Hvilke er jeg mindre glade for? Er de mon alle mine? P-plads: lav en p-plads med de roller som ikke er dine Formål: overblik over egne roller og opgaver – nødvendige og udenfor indflydelse Desuden ser vi på om I kan lide dem alle – p-pladsen lader vi stå til senere..

Vi deler roller med naboen.. Del med dine roller med naboen… (5 min. Til hver) Dem du kan lide Dem der dræner energien Dem du har parkeret Formål: erfaringsudveksling og spejling i hinanden… Anerkendende tilgang med lytning..

Social kapital som medvind.. Samarbejde Tillid Det etiske /retfærdige Skaber trivsel: Frivillighed, sjov og glæde Motivation, bedre samarbejde, mere kreativitet Hvad er social kapital så? Og hvorfor skal vi gøre det? Et projekt er ikke statisk og lykkedes ikke uden mennesker og projekter er ikke ens, men har ofte meget til fælles. Tese fra National forskningscenter for arbejdsmiljø – et godt arbejdsmiljø trækkes ikke i en automat, men er noget man skaber.. Tænker vi skal kigge på hvordan vi kan understøtte et godt frivilligt arbejdsmiljø omkring projektet. – Det er nemlig en væsentlig rolle og ansvar projektlederen har.. Ledelse er afgørende… og her er afklaring af projektlederens roller væsentlige. Når jeg bringer det ind her er det fordi at I som frivillige projektleder har med selve ”kerneydelsen” at gøre, nemlig projektet. Social kapital handler ikke direkte om at de frivillige/ansatte skal trives – tillægsgenvinst, men at kerneopgaven der er i centrum: Projektet og projektlederen = vejen til glæde og trivsel går gennem kerneopgaverne = nemlig projektet. Skaber motivation, arbejdsglæde, bedre møder, klarhed, fælles mål, styrker trivsel, engagement Når samarbejde, tillid og retfærdighed stiger så stiger motivation og arbejdsglæden…

SAMARBEJDE Inddragelse, medbestemmelse og klare mål. Fælles klare mål (rammer for møder (tid), fleksibilitet, planer og prioriteringer) Enighed om målene Evt. forskellige interesser/motiver, men anerkender og respekterer hinandens Styrk samarbejdet – Inddragelse, medbestemmelse og klare mål. Uddelegering af opgaver. Udvikle opgaver sammen med frivillige – gå ind i dem. Hvordan kan I i jeres projekt lave klare mål – Enigheden er væsentlig for jeres samarbejde. Enighed om: klare mål og involvere de andre frivillige i projektet? … Hvem er menneskerne i dit projekt og hvilke roller spiller de? Projektet – Forandringsmodel/mini: aktiviteter, resultater,

Forandringsmodel Hvordan skaber vi den største forskel? Aktivitet Resultat/delmål Virkning/mål Fx Socialt samvær Styrker fællesskab/skaber netværk Mindsker social isolation / eksklusion fx Socialt samvær Styrker social kompetencer Etablere nye venskaber, selvværd, mod m.m. Et eksempel kunne være som denne tegning.

Tegn jeres projekt m. naboen – tegn 1 Hvad er projektets navn? Hvad er formålet? – hvilke forandringer vil I skabe Hvilke aktiviteter er der? Hvad skal der til? Hvilke resultater knytter der sig til projektet? Hvilken virkning vil I opnå med projektet? 2 forsk. modeller: Mini Forandringsteori eller Gameplanner – se kompendium

Forandringsmodel Hvordan skaber vi den største forskel? Aktivitet Resultat Delmål Virkning Mål Et eksempel kunne være som denne tegning.

Stil de SMART(e) spørgsmål Specifik Hvad er målet? Målrettet Hvordan ved I at I har nået målet? Accepteret Hvad gør jeres mål accepterede og af hvem? Realistisk Er det realistisk og hvad gør jeres mål realistiske Tid - Hvornår skal I gøre hvad? I kan med fordel bruge disse spørgsmål undervejs i processen.. Den er måske ikke så visuel men det er en god tjekliste, når I har formuleret jeres fælles mål og resultater. Altid godt at tjekke den igennem omkring målgrupperne: LF, Frivilligteamet, børnene/forældrene, kommunen etc.

Hvem er med? Projektleder Frivilligteam Men hvem mere er med? Hvem har I brug for? Hvem er I afhængige af? Hvem har indflydelse? Er projektet attraktivt for de andre? Interessentanalyse – de definerer projektets succes. Medvind: Se også kompendium under interessent analyse hvis I ønsker at fordybe jer lidt mere.. hvem er mere interesseret i projektet? Er der kun medvind eller er der også modvind? Interessentanalyse Interessenter er med til at definere projektets succes..Hvem har indflydelse på projektet? Hvad gør man konkret for hver? Er formålet interessant/ attraktivt  

Tillid 2 væsentlige elementer: Tillid til det der bliver sagt / troværdighed Projektleder har tillid til at medfrivillige gør det aftalte – uden tjek. Tillid : kan ikke forlanges/skal opbygges Via troværdig handlinger og ord vise andre tillid Sig, hvad du gør, og gør hvad du siger PÅ den ene side har vi opgaven m. mål og resultater, planer etc. Men nu bevæger vi os nu væk fra projektets mere formelle del og tager fat på anden væsentlige element i Social kapital – nemlig TILLID.. Tillid I frivilligteamet er altafgørende for et godt samarbejde. Klare mål og interessentanalyse gør ikke arbejdet alene. Tillid har også at gøre med relationer:

Fælles drøftelse Hvordan gør I? Hvad gør I for at skabe tillid? Erfaringer? Hvilke erfaringer har I gjort jer? Gode/mindre gode.. Hvad er vigtigt for mig i et samarbejde? Hvad tror jeg er vigtigt for de andre? (nævn 3 ting) Forventningsafstemning…. Se også kompendium for mulige udkast til at snakke udfra.. Måder at skabe klarhed over roller, få gang i dialog har jeg lagt forskellige ting i kompendium fx teamcharter samt fra AL – hvor frivilligteamet kan afklare forventningsafstemninger, beslutningsformer, også omkring retfærdighed. Forslag til dialog omkring relationer: rollefordeling, fælles / individuelle, hvilke giver uklarheder og uenigheder

Eksempel - Dialog om omgaver Hvad er vores hovedopgave ? – jf. mål Hvilke fælles opgaver har vi ? Hvilke individuelle opgaver har vi? Hvilke samarbejdspartnere har vi ?– jf. interessentanalyse Omkring hvilke opgaver er der uklarhed/uenighed – hvilke er hos leder og hvilke hos resten af teamet? Hvad har vi brug for at få afklaret og aftalt omkring opgaver? Er der noget vi er enige om rimelig hurtigt? – lavt hængende frugter? Eksempel fra kompendium

Det etiske /retfærdige Fordelingsretfærdighed – hvordan forskellige opgaver og gode fordeles. Alle skal ikke nødvendigvis have lige meget – men alle skal vide hvilke kriterier fordelingen er lavet ud fra Procesretfærdighed – hvordan tingene foregår: Bliver alle hørt Er beslutningsgrundlaget i orden Bliver nogle favoriseret når opgaver fordeles? Teamcharter er igen en god måde at sikre gennemsigtighed og beslutninger.. Fælles forventningsafstemninger

En kunst af finde balancen Enighed om: Målet Tidsplanen Organisering/rollefordelingen Kommunikationen En igangsætter og en afslutter – fra ide, til handling og opsamling kvaliteten

Dig som projektleder Sæt et mål hvor du er den bedste udgave af dig selv – skriv det ned og læg det på gulvet hvor du har nået målet m. dato Stil dig på målet – hvordan har du det der? Skru ned for hjernen og op for indre stemme Gå tilbage til NU Skriv ned hvilke steps du skal tage for at nå målet Læg hvert trin på en tidslinie og sæt dato på dem.. Inddrag gerne jeres første 2 og 2 snak om roller.. 2 og 2 går sammen.. Genbesøg jeres roller i definerede i starten og kig også på dem i ikke ønsker – kan de bo nogen steder undervejs på linjen.

Tids, Handle og Aftale plan ´ Tids, Handle og Aftale plan AFTALE / TILTAG ØNSKET FREMTID ANSVARLIG TIDSPLAN STATUS Hvordan kommer vi derhen – hvilke aftaler skal vi lave og hvem gør hvad og hvornår?

Opsamling: BØR & GØR Hvad er det jeg/vi Gør nu som jeg/vi skal blive ved med at Gøre? Hvad Gør jeg/vi i dag, som jeg/vi egentlig ikke Bør gøre? Hvad er det jeg/vi Bør gøre, men som jeg/vi faktisk Ikke Har gjort? Hvad er det, som jeg/vi Ikke Gør i dag, og som vi for alt i verden Heller Ikke Bør Gøre? En god evalueringsøvelse – som I kan bruge i jeres projekt. Her har I mulighed for at lave en slags proces evaluering som giver et godt overblik og som er muligt at gøre uden at det bliver for personligt.

Tak for nu… Sanne L. Gylling, projektkoordinator /frivilligt socialt arbejde, slg@redbarnet.dk

Projektlederens rolle(r) Mini - kompendie