Illustrationer til undervisningsbrug Dette sæt indeholder udvalgte illustrationer fra Grundbog i Projektledelse og Projektstyring med enkle midler. Sættet må anvendes af undervisere i projektledelse, med kildeangivelse.

Forankring og forandring

Opfattelser af projekt og forandring Fornyelsesprojekt Implementering Forandringsproces Forandringsopgave og -proces Projektet leverer løsninger og implementeringsmidler og implementeringsstøtte. Det er modtagerorganisationens opgave og ansvar at implementere og anvende løsningerne således, at den ønskede nytteværdi opnås. Forandringsprocessen begynder før projektet og projektet udspringer af den. Projektet omfatter både løsningsfremtagning og sideløbende forandringstiltag. Forandrings-processen fortsætter efter projektet, indtil tilfredsstillende nyttevirkning er opnået. Forandringsopgaven er den overordnede opgave. Et eller flere projekter er praktiske redskaber til at levere løsninger og at eksekvere forandringen. Opfattelser af projekt og forandring

Præ….. Post….. Projekt Formning af udviklingstiltaget og dets projekter Sikring af projektets rigtige værdibidrag Forankring, kompetenceudvikling, forbedring Forandringsledelse hele vejen Tilpasning af tiltaget til ny ekstern udvikling Hvordan skaber vi kvalitet og tempo i denne etape? Organisering? Hvordan fastholder vi fokus og momentum i denne etape?

Nyorganisering Udvikling Forbedring Forandringens omfang og størrelse Forandringsevne og forandringsvillighed Forandringsopgaven Medvirke Træghed Modstand

Typiske roller i forandringsprocessen Forandringsleder Sponsor Change Agent Forandringsejer Hvilken sammenhæng har de med de typiske roller i projektorganisation?

Udviklings- Virksomhedens omverden Organisatorisk forandring Strategisk ledelse (retning og vision) Organisatorisk forandring (parathed, kultur, energi, proces, læring) Interessent- ledelse Ledelse og orkestrering af Udviklingsinitiativ (-program) Udviklings- Virksomhedens omverden

Udviklingsledelse Forandrings- Program- ledelse og Projekt- ledelse Den ledelsesmæssige treklang

Fire opgaver i forandringsprocessen Forståelse for projektet og løsningerne Kompetenceudvikling Accept af projektet Forståelse og kunnen Vilje og engagement Omstilling og ibrugtagning (produkt, processer, systemer, organisation) Anvendelse og drifts-/ forretningsnytte

Forståelsesproces tiltro og kunnen Vedrører problem, mål, løsning og konsekvenser Læreproces Kommunikere, visualisere og opleve

Acceptproces Vilje Vedrører afgrænsning af mål, løsning og konsekvens Håndtering af konflikter og tilpasninger Dialog, påvirkning og indflydelse Acceptproces

Projektets drivkræfter De ydre muligheder (gain) Den ydre nødvendighed (pain) En pålagt opgave Det forventes i lederrollen Den personlige manifestation Ildsjælen Hvad er den brændende platform? Er i mit projekt

Ti årsager til at personer yder modstand mod forandringer Ændringen er en reel trussel Jeg taber ansigt Jeg mister indflydelse og position Der bliver mere at lave Kan jeg udføre det nye arbejde? Min situation bliver mere usikker Hovsa, det kommer bag på mig Det er anderledes Det koster mig........... Jeg har ikke glemt sidste gang.... Ti årsager til at personer yder modstand mod forandringer

Påvirkning af magthavere (1) Magtens logik Situationsfaktorer Timing Person Påvirkningsindsats Vurderingskriterier Faglig kvalitet og vægtning Værdi for virksomheden Konfliktpotentiale Menneskelige konsekvenser Egen position og risiko Form

Påvirkning af magthavere (2) Nogle råd Undgå overflademetoder Undgå at overvælde Fremlæg forståeligt Belys alternativer Tid til overvejelse Iscenesæt tilbagemelding Lyt og forklar Giv indflydelse

Magtens baser Viden om anvendelsesområdet Viden om teknik og muligheder Viden om politik Bred erfaring, se på tværs Stillingsautoritet Bestemme belønning, sanktioner Bestemme ressourcetildeling Personlige forbindelser, forbundsfæller Uddannelsesstatus Personlig gennemslagskraft Kommunikationsevne, syn-lighed Tid, energi Info-kontrol (møder, møde-dagsorden, mødereferater, rapporter) Gruppesammenhold

To slags interessenter Veto interessent Kan blokere en beslutning ved - formel autoritet - ret til at sige nej (kultur, tradition) Indflydelsesinteressent Kan direkte eller indirekte øve indflydelse på veto interessenter ved - at være underordnet - at være overordnet - at være kollega - at have en personlig relation - at udøve gruppe- eller organisationspres To slags interessenter

Projektets spændinger Personlige konflikter hhv. interessekonflikter hhv. faglige konflikter mellem professionelle Projekter som konfliktforum – en arena for konfliktbehandling Politisk studehandel går ikke an Kortlæg synspunkter, holdninger, værdier, interesser Skab forståelse for at der er forskellige udgangspunkter Skab forståelse for at der er fælles mål og resultat samtidig med individuelle interesser Behov for at udøve personlig ledelse Behov for en sponsor med personlighed og autoritet

Faktorer i spændingssituationen Stillingtagen Graden af støtte til eller modstand mod løsningen. Fastheden i stillingtagen. Beslutsomhed Magt Magten til at blokere eller realisere løsningen Prioritet Løsningens/sagens vigtighed for interessenten Faktorer i spændingssituationen

Konflikt spekteret Høj Lav Accept af magtbase Viljen til at udbygge egen Passiv loyalitet Positiv støtte Rivaliseren Skjult modstand

Projektgruppen som forum for konflikter Forskellig faglig kunnen og forskelligt sprog gør det svært at se helheder Fagligt professionelle vil skabe kvalitet på deres område Projektleder og linieorganisationens chefer føler hver især ansvar for kvalitet og faglighed Kunden og produktets brugsverden er måske usynlig for nogle af deltagerne

Strategier ved konfliktløsning Ændre beslutningskredsen Ændre stillingtagen Ændre magt og indflydelse Ændre prioritering Strategier ved konfliktløsning

Metoder til håndtering af konflikter (1) Dominere Undvige Fremgangsmåde Skære igennem Beslutte/handle på egen hånd Bruge magt, true Politisere Bruge særlig viden Sælge/overtale Undgå kontakt Tale udenom Fordreje problemet Forhale Metoder til håndtering af konflikter (1)

Metoder til håndtering af konflikter (2) Fremgangsmåde Fælles drøftelse til enighed Analyse Fornuftigt/rationelt løsningsvalg Mægling Kompromis Studehandel Fokusere på enighedspunkter Betone positive elementer Konfrontere, samarbejde Forhandle Udglatte

Rationalitetsstrategi Søge-lærestrategi Magtstrategi Politisk strategi Fire strategier i fornyelsesprojekter

Kommunikationsplanen Talsmænd og personer med indflydelse Nøglebudskaber Modtagerorienteret Brug af forskellige kommunikationsmidler, nøje tilrettelagt Velvalgte tidspunkter og med passende hyppighed Målbare resultater: Nåede budskaberne helt ud til modtagerne (antal deltagere eller læsere osv.) ? I hvor høj grad bemærker, husker og forstår modtagerne budskaberne ? Har kommunikationen haft effekt og ændret indstillingen og holdningen til forandringerne ? Hvem Siger hvad Til hvem Hvorledes Hvornår Med hvilken effekt Kommunikationsplanen