Få styr på projektet PV 7 Efteråret 2010 Medialogi Bachelor i IT og informatik Software Datalogi Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Billede: http://www.bvs.zh.ch/ © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Dagens indhold Struktureringsværktøjer - Brainstorm, fremtidsværksted, struktur- og flowdiagrammer Værktøjer til ressourcestyring – Traditionelle tidsplaner, ressourceplaner, milepælsplaner. Gruppearbejde Fremlæggelse af gruppearbejde Projektledelse Logbog Gruppearbejde – de sidste kræfter…. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Læringsmål På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Værktøjer til strukturering Et kort ville hjælpe Billede: www.debanae.net/ clipart/choice.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Brainstorm Brainstorm er et værktøj til IDEgenerering Spillereglerne er (Asborn, 1941/1948) Det definerede tema/problem skal være velkendt for alle deltagere. Lad tankerne ”flyde over”. Kritik finder først sted senere. Jo flere ideer jo bedre. Bliv inspireret undervejs. http://perspectives-la.com/images/img.brainstorm.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Post-It brainstorm Bliv enige om, hvad udgangspunktet for brainstormingen skal være Generer ideer hver for sig og skriv dem på Post-it sedler Læs hinandens ideer og strukturer ideerne i fællesskab ved at flytte lapper indenfor samme kategori sammen Diskuter og vurder forslagene ud fra valgte kriterier, f.eks. interesser, realiserbarhed, ressourcer eller relevans. http://www.cs.kuleuven.ac.be/~eddy/IMAGES/postit.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Struktur og flowdiagrammer http://www.nicolaiwallner.com/pictures/csr2004/flowdiagram.jpg © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Mind-map Skaber overblik og ideer ved at: Skrive et aktuelt spørgsmål på midten af et stort stykke papir Brainstorme ud fra dette spørgsmål og marker dem som hybrider til spørgsmålet. Tegne grene imellem spørgsmål og ideer, og brug forgreningerne til at detaljere forslagene. http://www.brainboxx.co.uk/A3_ASPECTS/images/JFmindmap.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Eksempler på mind-map Kilde: http://www.emu.dk/gym/projektarbejde/vaerktoej/mindmap5.html © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Kilde:P2 procesanalyse B214, juni 2004 © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Trædiagrammer © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Årsags-virkningsdiagrammer Reference: Mikkelsen & Riis (1998:424) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Mål middel diagrammer Reference: Mikkelsen & Riis (1998:421) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Flowdiagrammer HUSK: Elementerne skal være på samme niveau Ovenfor er det processer og til højre er det komponenter © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Få styr på ressourcerne http://www.primus.com.gr/images/library/timemanagement.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Projektledelse (management) Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker

Projektarbejde Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat.

Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!

Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger

Tidsplaner Deadline is deadline !

Ressourceplanlægning Fordél ressourcer – hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet – lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter – tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Aktivitetsplaner Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = ’at gøre’ liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = ’at gøre’ liste på grafisk form) http://www.impactconsulting.co.uk/Img/planning-operational-activity.jpg © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Eksempel på aktivitetsplan

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Tidsplaner Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: Kortsigtet – fra milepæl til milepæl - detaljer Langsigtet – hele projektperioden - overblik Fire typer af milepæle: Koordinationsmilepæle Vejledermøder Færdiggørelse af arbejdsblade Aflevering http://www.caravantelecom.com/timeplanning_files/image002.jpg © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Gantt-kort X-aksen er en tidsakse –een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug http://www.ganttchart.com/Baseline%20Gannt.png © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Eksempler på tidsplaner Tegnet af Helle Algreen Ussing © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004

Eksempler på milepælstidsplan

Eksempel på personlig ugeplan Reference: Mikkelsen & Riis (1998:347) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Opgaver i grupperum Brug et struktureringsværktøj til at lave et strukturdiagram over jeres projekt Diskuter hvilke niveauer af tidsplaner i vil anvende i jeres projekt Lav en af planerne Planlæg hvordan i sikrer at tidsplanerne holdes opdaterede Forbered en kort (2 min) præsentation

Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller

Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver? Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal – vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Projektledelse - citater ”Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager!” Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195

Hvorfor er projektledelse relevant?

Projektledelse Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - en funktion Projektlederen – en person

Hvad er ledelse? Tannenbaum 1961 ”Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål”

Hvad er ledelse? Blake og Moutons def. fra 1985 ”Ledelse vil sige at opnå resultater – målt if. Organisationens mål – gennem og ved hjælp af medarbejderne”.

Lederegenskaber Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikations-evne Tåler stress

Klip fra rejseholdet Møde i ledelsesgruppe

Klip fra møde i ledelsesgruppe Hvad foregik der ? Hvordan praktiserede man ledelse ? Hvordan var stemningen ? Hvordan var kulturen ?

Lederopgaver Agne Lundquist Instrumentelle Emotionelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne

Lederopgaver Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil.

Lederroller Adizes´lederroller Producentrollen (P) Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til ”mismanagement”.

Producentrollen Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater

Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer.

Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler

Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde.

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Logbog http://www.richardrussellgallery.com © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Logbog Logbogen dokumenterer gruppens væsentligste aktiviteter/beslutninger - kort og præcist Logbogen er arbejdsblade til procesanalysen Logbogen skal være nem tilgængelig!! Få i samarbejdsaftalen hvem der skal have ansvaret for at skrive i logbogen http://www.pharm.kitasato-u.ac.jp/kps_online/image/hints.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Brug logbogen …… Punkter der blev afklaret Punkter der skal afklares og ansvarlig Væsentlige ændringer I projektets forudsætninger og konsekvenser for indhold, mål og plan Status, afvigelser og fremdrift I forhold til tidsplan Bemandingsændringer Reference: Mikkelsen & Riis (1998:354) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Opgave i grupperne Identificer hvilke ledelsesroller jeres gruppe har behov for. Diskuter hvordan rollerne/opgaverne skal varetages (hvem? hvor længe ? Rotation ?) Brug evt. Adize’s ledelsesstilstest: http://www.dyring-larsen.dk/test/adizes/adizes.asp til at fordele opgaverne. Synliggør jeres projektledelsesplan i grupperummet