Step 5: Styring og kvalitetssikring af projektet

Styring og kvalitetssikring af projektforløbet Indhold: Styringskultur Opfølgning Status og ledelsesrapporten Kvalitetssikring og styring af projekter Kvalitetsstyring i projektet Kvalitet via mennesker Kvalitet via faglige metoder DS/ISO 10006 Opbygning af kvalitetssikringsplan The ”Project Excellence” Model Litteratur: Hans Mikkelsen, Jens O. Riis: Grundbog i Projektledelse, PRODEVO 2003 Projektledelsens Grundbegreber, Project Management Institute, 2002 DS/ISO 10006: Vejledning vedr. kvalitet i projektstyring, Dansk Standard www.pm-award.de

Projektstyring og opfølgning - i en foranderlig verden = Planlægning Overvågning Fornøden korrektion

…projektplaner

Interessenters tilfredshed Projektstyring og opfølgning hænger planerne på opslagstavlen? – og hvor længe? Styringskultur: Bevidst prioritering Realistisk ressourceplanlægning Synliggørelse af projektet og planen Planoverholdelsen skal være synlig Fremad melding i projektet Effektivitet Fundamentet Opfølgning Omkostninger Præstationen Fremdrift Interessenters tilfredshed

Projektstyring og opfølgning Det er kun fremtiden, der kan styres, - men man må gerne lære af sine erfaringer Opfølgning: Statusrapportering Logbog Huskeliste Husk at revidere dokumentation løbende ringe Petersen ringefirmaet vedr.. pakninger udsende mødeindkaldelse give besked vedr. kørsel til styringsmappe

Projektstyring og -opfølgning Hvad skal der følges op og evalueres på? Resultatbillede 5x5 modellen Projektledelse Ledelse (udad, indad) Fremgangsmåde, plan og styring Organisering og samvirke Håndtering af opmærksomhedsområder Læring Ressourcer Kompetencer (personale m.m.) Økonomi Faciliteter Interessenter Interessenternes engagement og tilfredshed Interessenternes forståelse og accept Ejernes sponsorat Omgivelser Samklang med omgivelserne Sammenhænge med omgivende systemer Overholdelse af normer Projektopgaven Nyttevirkning, lønsomhed Omfang (scope, aftale) Produkt (funktioner, egenskaber, kvalitet) Driftskompetence Timing (levering, ibrugtagning) Kilde www.prodevo.dk

Projektstyring og opfølgning Statusrapporter - hvad skal opgøres? Vigtige begivenheder siden sidst, opfølgning på sidste rapport Projektopgaven, faglige/tekniske resultater og problemer Omgivelserne, systemsammenhænge, betingelser Interessenterne, kunde/bruger, kontakter, adfærd, problemer Ressourcerne, behov, planlagt/forbrug Tid og økonomi, fremdrift, budget Projektorganisation, bemanding, strukturændring Kontraktforhold, afvigelser, tilføjelser Den næste periode, nøglepunkter

Projektstyring og opfølgning Ledelsesrapporten Forventet projekt slut: opfyldelse af formål og succeskriterier? Interessenternes tilfredshed opfyldelse af krav til slutprodukt terminsoverholdelse budgetoverholdelse ressourcer udgifter/investeringer Væsentlige problemstillinger og handling desangående Ønske om ledelsens beslutning/handling Projektstyring og opfølgning Ledelsesrapporten

Projektstyring og opfølgning Opgørelsesmetoder for projektets stade Færdiggjort arbejde arbejdsmængden kan udtrykkes kvantitativt (antal meter, antal tegninger etc.) Værdisat milepæl hvert arbejdstrin tildeles en præstationsværdi Procent færdiggjort skøn over færdiggjort eller resterende arbejde, udtrykt i % Indsats og skønnet restindsats udtrykt ved måling og skøn af ressourceindsats

Projektstyring og opfølgning Opfølgning på Gantt-kort

Projektstyring – eksempler på styringsprocedure Projekt (nr.)   Opfølgning Dato Ansvarlig Deltagere Dokumentation/Info til

Projektstyring – eksempler på status Projekt (nr.)   Dato Udfyldt af: Deltagere Dokumentation/Info til Statuspunkter Status Bemærkning og nødvendig handling (hvis gul/rød) Deadline Ansvarlig Opfyldelse af formål og succeskriterier Opfyldelse af krav til slutprodukt Interessenters tilfredshed Fremdrift og tidsoverholdelse Budget og ressourceforbrug Kontraktforhold Projektoganisation og bemanding Nøglepunkter i den kommende periode

Kvalitets- og projektstyring Kvalitetsstyring i projektet Tænk ikke kun på om opgaven er nået, - men også om kvaliteten er opfyldt Kvalitetsstyring Produktets egenskaber Produktets påvirkning af omgivelserne Kvalitet Opfyldelse af definerede krav Opfyldelse af brugernes forventninger

Kvalitets- og projektstyring Kvaliteten skabes af mennesker Kvalitet via mennesker: Viden og kunnen er til stede Positiv holdning og adfærd: Vi vil skabe succes! Åben kommunikation og synliggørelse Husk forudsætninger ved fastlæggelse af kvalitetsmål

Kvalitetsstyring og kvalitetskontrol er ikke helt det samme! Kvalitets- og projektstyring - og kvalitet skabes også ved hjælp af gode faglige metoder! Kvalitet via metoder: Faglige metoder såsom beregning, normer, specifikationer Faglig fremgangsmåde: arbejdsmetodik, granskninger Kvalitetssikringplan baseret på analyser og succeskriterier. Dokumentation Kvalitetsstyring og kvalitetskontrol er ikke helt det samme!

Kvalitets- og projektstyring Kvalitetsstyring af projektprocessen – DS/ISO 10006 Strategiske processer Projektstyringen Projektopgaven Tidsrelaterede processer Økonomistyring Ressourcer Kvalitet via mennesker Kommunikation Risiko og usikkerheder Indkøb og logistik Vidensdeling/Erfaringsopsamling

Kvalitets- og projektstyring Budbringere af dårlige nyheder belønnes sjældent - hvad med urealistisk optimisme og tro på mirakler? Reduktion af usikkerheder - ofte et psykologisk problem: Der bliver ikke slået alarm Projektleder ”blind” overfor advarsler For ”travlt” til at reagere (slib saven!) Reagerer mere på tro end på facts Husk at risici og muligheder oftest ændres i løbet af projekter

Opmærksomheds-områder Kvalitets- og projektstyring Opbygningen af en kvalitetssikringsplan (GP, fig. A6.18-03) Projektets Opmærksomheds-områder Forebyggende handlinger Hvem Hvad Hvornår Udført Korrektioner Hvad Hvem Hvornår Udført Information til Kontrolrapport Udført Resultat Afvigelser Information til Kontrolplan Hvad Hvordan Hvornår Hvem

Kvalitets- og projektstyring The ”Project Excellence” Model Project Management Project Results Leadership Customer Results Processes Project Objectives Key Perfomance and Project Results People People Results Results of other Parties involved Resources Innovation and Learning