SLP foråret 2011 MedIS og Medicin Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Projektledelse SLP foråret 2011 MedIS og Medicin Lars Peter Jensen, lpj@es.aau.dk Billede: http://www.bvs.zh.ch/ © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Læringsmål På kort sigt at blive i stand til at afprøve en række redskaber til projektstyring og projektledelse På længere sigt at kunne redegøre for redskabernes anvendelse i gruppen og reflektere over potentialerne i forhold til jeres fremtidigt projektarbejde. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Fokus: Få styr på ressourcerne http://www.primus.com.gr/images/library/timemanagement.gif © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Projektledelse (management) Projekteter og deres mål og rammer Management af tid (tidsplaner) Management af mennesker

Projektarbejde Et projekt er karakteriseret ved: En unik engangsopgave, som indeholder mange og komplekse aktiviteter og derfor kræver mange projektmedarbejdere med forskellige kompetencer. Projektet er målorienteret, begrænset i tid og ressourcer, og ender op med et færdigt resultat.

Vær sikker på at i er enige om målet, ellers når i det ikke!

Tag hensyn til jeres forskellige forudsætninger

Tidsplaner Deadline is deadline !

Ressourceplanlægning Fordél ressourcer – hvem gør hvad hvornår? Estimér et realistisk tidsforbrug for hver enkelt aktivitet – lad personen selv være med til at gøre det! Lav en tids- og ressourceplan, inkl. milepæle og delprodukter – tag hensyn til ferier, fravær, sygdom etc. © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Aktivitetsplaner Bestem de nødvendige aktiviteter (aktivitetsliste = ’at gøre’ liste) Skriv aktiviteterne på Post It lapper, og sortér i nødvendig rækkefølge (aktivitetsdiagram = ’at gøre’ liste på grafisk form) http://www.impactconsulting.co.uk/Img/planning-operational-activity.jpg © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Eksempel på aktivitetsplan

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Tidsplaner Skéln mellem kortsigtet og langsigtet tidsplan: Kortsigtet – fra milepæl til milepæl - detaljer Langsigtet – hele projektperioden - overblik Fire typer af milepæle: Vejledermøder Koordinationsmilepæle (statusseminar) Færdiggørelse af arbejdsblade Aflevering http://www.caravantelecom.com/timeplanning_files/image002.jpg © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

© SLP-gruppen, Aalborg Universitet Gantt-kort X-aksen er en tidsakse –een enhed per projekt minimodul Y-aksen er aktivitetslisten En kollonne til start-sluttidspunkt En kolonne til tidsressourcer En kolonne til arbejdsressourcer En kolonne til bemærkninger Deadlines/milepæle er klart identificerbare Forskellige signaturer for planlagt og aktuelt tidsforbrug http://www.ganttchart.com/Baseline%20Gannt.png © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Reference: Mikkelsen & Riis (1998:379) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Eksempler på tidsplaner Tegnet af Helle Algreen Ussing © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

Kilde:P2 procesanalyse B212, juni 2004

Eksempler på milepælstidsplan

Eksempel på personlig ugeplan Reference: Mikkelsen & Riis (1998:347) © SLP-gruppen, Aalborg Universitet

The canoe race

Management af mennesker Projektledelse, hvorfor og hvad? Ledelsesopgaver Ledelsesformer Ledelsesroller

Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Med hensyn til bedre projektstyring og strukturering har vi i gruppen diskuteret, hvilke forbedringer, der evt. kunne afhjælpe samme problemer i kommende projekter. Vores problemer har primært drejet sig om strukturering af arbejdet: Hvem sørger for mails og dagsordner til vejlederne? Hvem sørger for at tidsplanen bliver overholdt? Hvem sørger for kontakten ud af huset? Uddelegering af opgaver? Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Gruppen blev enige om, at en projektleder kan afhjælpe problemer af den slags. Lederrollen er så at stå for alle praktiske opgaver, samt at bevare overblikket over projektet. Ved praktiske opgaver menes eksempelvis mail- og telefonkorrespondance ud af huset, kontakt med vejlederne og ansvar for at holde gruppen underrettet om møder. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

I gruppen har vi diskuteret os frem til tre mulige former for lederskab. En lederrolle kan både gå på skift i gruppen eller varetages af én enkelt person gennem hele forløbet. En tredje mulighed er, at de nævnte lederopgaver bliver uddelegeret til forskellige individer, for på den måde at undgå, at en person sidder med presset. Som eksempel kan nævnes, at en person kan koordinere vejledermøder, en anden kan stå for kontakten ud af huset, og så fremdeles. Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Projektledelse - citater Vi vil ikke have nogen projektleder til at bestemme hvad vi skal – vi ønsker en demokratisk ledelse ikke nogen bussemand! Citat af en projektgruppe på Tek.-Nat. basis

Projektledelse - citater ”Det er som at være en lus mellem 2 negle. Ledelsen vil have at jeg skal være leder i traditionel forstand. Projektdeltagerne vil have, jeg skal være praktisk gris. Og jeg selv har mest lyst til at være almindelig projektdeltager!” Citat: Projektledelse – i tværfaglige teams af Michael Karø s. 195

Hvorfor er projektledelse relevant?

Projektledelse Skelne mellem 2 begreber: Projektledelse - en funktion Projektlederen – en person

Hvad er ledelse? Tannenbaum 1961 ”Ledelse er den proces, hvor personlig indflydelse udøves i en situation, og som ved hjælp af kommunikation går mod opnåelse af specifikke mål”

Hvad er ledelse? Blake og Moutons def. fra 1985 ”Ledelse vil sige at opnå resultater – målt if. Organisationens mål – gennem og ved hjælp af medarbejderne”.

Lederegenskaber Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social interesse for andre mennesker Kunne motivere Faglig kunnen Kommunikations-evne Tåler stress

Klip fra rejseholdet Møde i ledelsesgruppe

Klip fra møde i ledelsesgruppe Hvad foregik der ? Hvordan praktiserede man ledelse ? Hvordan var stemningen ? Hvordan var kulturen ?

Lederopgaver Agne Lundquist Instrumentelle Emotionelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet herunder planlægning og kontrol Vedrører forholdet til og mellem medarbejderne samt deres forhold til arbejdsopgaverne

Lederopgaver Repræsentative Består i at repræsentere firmaet, afdelingen eller arbejdsgruppen udadtil.

Lederroller Adizes´lederroller Producentrollen (P) Hør ham selv forklare sine ideer. Producentrollen (P) Administratorrollen (A) Entrepreneurrollen (E) Integratorrollen (I) Hvis en af disse roller ikke varetages fører det til ”mismanagement”.

Producentrollen Lederen skal skabe resultater Må være i besiddelse af viden og handlekraft og have en stærk præsentationstrang Indgående kendskab til branchen, virksomheden og markedet samt den teknolog, der skal til for at skabe resultater

Administratorrollen Lederen skal opstille retningslinier for arbejdets udførelse, udarbejde detailplaner og koordinere og kontrollere aktiviteterne Må besidde sans for systematik, orden og detaljer.

Entrepreneurrollen Lederen skal tænke langsigtet, sætte mål og udforme strategier. Dette kræver kreativitet, risikovillighed samt et vågent øje for nye muligheder og trusler

Integratorrollen Skabe samarbejde, enighed og effektive grupper til at løse nye opgaver. Lederen må have interesse og sans for mellemmenneskelige relationer, indfølingsevne samt lyst og evne til at få andre til at samarbejde.

Opgave i grupperne Identificer hvilke ledelsesroller jeres gruppe har behov for. Diskuter hvordan rollerne/opgaverne skal varetages (hvem? hvor længe ? Rotation ?) Brug evt. Adize’s ledelsesstilstest: http://www.dyring-larsen.dk/test/adizes/adizes.asp til at fordele opgaverne. Synliggør jeres projektledelsesplan i grupperummet og send dem til lpj@es.aau.dk