”NYT IT” PROGRAMMET - BAGGRUNDEN FOR OUTLOOK-UDDANNELSEN

INTRODUKTION TIL HK Kort om HK: Stiftet i 1897 Har over medlemmer, hvoraf 75% er kvinder Opdelt i 7 administrative afdelinger og 4 faglige sektorer Har et fælles administrationscenter, som omfatter it – her hører Nyt it hjemme

BAGGRUNDEN FOR NYT IT Formål: At forny HKs it-platform og sikre det bedst mulige udbytte af den. Helt konkret betyder det at: HKs medarbejdere oplever en øget it-kvalitet i dagligdagen systemerne bliver hurtigere, kører mere stabilt og er lettere at supportere HK opnår øget standardisering og uafhængighed på teknologiske løsninger der etableres et bedre fundament for hurtigere udvikling og indføring af nye systemer HK opnår besparelser på de samlede it-omkostninger

DET STORE BILLEDE Notes er ikke kun mail, så projektet er inddelt i tre spor: Mailmigrering – fra Lotus Notes mail til Outlook 2003 Migrering starter ultimo november og forventes afsluttet medio december Serverkonsolidering (projektstart primo 2010) Reducere antallet af servere Placere servere centralt hos NNIT Lukke og slukke regions Notes-servere Notes applikationsmigrering (projektstart i 2010) Analyse af applikationsmigrering pågår Projektstart forventes i 1. kvartal 2010 Det er planen at flytte applikationer fra Notes til Microsoft og andre platforme

MAILPROGRAMMET UDSKIFTES Overgangen 1:1 migrering er valgt (samme funktionalitet som HK har i dag) Selve migreringen sker i december, efter kursusforløbets afslutning Migreringen sker trinvist, så i en periode vil HK have både Notes og Outlook Mail, kalender, kontakter, to-do lister migreres til ny platform (Outlook/Exchange) Herunder håndteres systemer med afhængighed af/integration til mail, kalender, journal m.m. Eksempelvis: Fax, LMI/Fakturascan, MKC/AGF, Jass, EDH, PDA, Fælles kalender, Booking og OVD

OUTLOOK BLIVER NYT MAILPROGRAM NotesEDH OVD Kalender MKC Jass Callisto AGF Booking OutlookEDH OVD Kalender MKC Jass Callisto AGF Booking I dag integrerer Notes med en række applikationer: Outlook skal kunne integrere på samme måde:

UDDANNELSESFORLØBET Outlook-kurserne dækker standardopsætningen af Outlook, mens HK-specifikke tilpasninger meldes ud af projektet Nyt it producerer en ’pixi-bog’ med de elementer, brugerne selv skal sætte op, eksempelvis: Signaturfiler Værd at vide: Same-time chatfunktionen kommer ikke i HKs Outlook (OCS er fravalgt)

POLITIK (I) Retningslinjer for besvarelse af henvendelser til HK Elektroniske henvendelser bekræftes, besvares eller videresendes så vidt muligt samme dag – og senest dagen efter - de modtages Er en medarbejder væk fra sin arbejdsplads i mere end to arbejdsdage, skal autosvar-funktionen aktiveres, for at overholde svarfristen Alle medlemmer skal have svar på henvendelse efter senest tre arbejdsdage

POLITIK (II) E-postregler Personlig elektronisk post: Medarbejderen er forpligtet til at åbne sin postkasse dagligt Privat elektronisk post er omfattet af de almindelige regler om brevhemmelighed, og i det omfang den elektroniske post kan ses at være af privat karakter, undlader man at gøre sig bekendt med indholdet Fællespostkasse Hver afdeling/sekretariat har en fælles postkasse, som tømmes dagligt af den/de udpegede medarbejdere Meddelelser til alle ansatte i HK sendes til fællespostkasserne – kun i særlige tilfælde sendes de til hver enkelt ansat

PRAKTISK Husk: VEU-blanketter skal udfyldes af alle kursister og sendes til HKs HR straks efter afslutningen af hvert kursus Adressen er: HK/Danmark HR-afdelingen, att. Charlotte Thorning Weidekampsgade København C