Vejledning: Publicering af artikler på Kompetenceportalen

Præsentationer af emnet: "Vejledning: Publicering af artikler på Kompetenceportalen"— Præsentationens transcript:

1 Vejledning: Publicering af artikler på Kompetenceportalen
Trin 4: Send artiklen til abonnenter på KP-nyheder (listserver)

2 Trin 4: A. Generelt Da fællespostkassen skal stå som afsender af nyheder, vil out-of-office-meddelelser blive sendt retur til denne Du skal derfor have adgang til l fællespostkassen så du selv kan fjerne out-of-office-meddelelser hurtigst muligt - eller også skal du have en aftale med Kursusadministrationen om at de vil fjerne dem for dig !! Du skal også tilrettelægge tidspunktet, hvor du udsender nyheden. Udenfor arbejdstid og i ferierne kan antallet af out-of-office-meddelser blive ekstremt højt (flere hundreder !) Du skal derfor sende i arbejdstiden, helst midt på eftermiddagen, hvor Kursusadministrationen har tømt postkassen for morgenens s notifikationer m.m. De følgende operationer udføres lettest, hvis du kan kigge på og kopiere fra en tilsvarende udsendelse. På i mappen Indbakke/xxx listserver (jee) HUSK !! Med listserveren er der kun 1 skud i bøssen. Det skal være rigtigt i første forsøg – derfor: kontroller flere gange, før du sender nyheden af sted !!!

3 Trin 4: B. Start ny mail Start ny med Outlook - fjern din egen autosignatur m.m. så mailen er helt tom - Fra-feltet skal udfyldes med - Til-feltet skal udfyldes med (med underscore efter kmd!!) - emnefeltet skal udfyldes med : Nyt fra Kompetenceportalen: <overskrift for nyheden> * (stjernen er af hensyn til eventuelle modtagere med Lotus Notes) - første linie i mailens krop skal være: password kmdkompetence (meget vigtigt !! med lille p og uden underscore efter kmd) - anden linie skal være: viser fra <nyhedens dato> følgende artikel:-

4 Trin 4: C. Kopier artikel fra KP
1. Højreklik på nyheden på KPs forside -2. vælg: Åbn hyperlink i et nyt vindue -3. sæt markøren i det nye vindue med artiklen -4. brug CTRL + A det vil markere hele artiklen med billeder, links m.m. - 5 brug derefter CTRL + C CRTL + A og derefter CRTL + C

5 Trin 4: D. Indsæt artikel i e-mail
-1. Skift tilbage til en -2. Placer markøren i linie eller 4 i mailens krop -3. brug CTRL + V Artiklen vil nu blive indsat i mailen (forudsat at din Outlook er indstillet til html-mail !!) Du skal ikke bruge Microsofts kontrol med design og skriftstyring (den lille firkant nederst i eksemplet)

6 Trin 4: E. Kontroller og send
Kontroller din grundigt - er Fra-feltet udfyldt med ? - er Til-feltet udfyldt med ? (med underscore efter kmd) - er emnefeltet indledt med ’ Nyt fra Kompetenceportalen:’ og afsluttet med en stjerne ? - er første linie i mailens krop password kmdkompetence ( med lille p og uden underscore efter kmd) er anden linie viser fra <nyhedens dato> følgende artikel: - kom hele artiklen med, og står den pænt ? - er artiklen det sidste i mailen ? (der må ikke komme noget efter) Hvis alt er OK, kan du klikke på Send

7 Trin 4: F. Ryd op 1. Gå ind på postkassen og vælg Indbakke 2. Slet Out-of-office-meddelelser som hedder ’Nyheder fra Kompetenceportalen’ De vil komme i flere forskellige strukturer, alt efter modtagerserverens håndtering. De vil fortsætte med at komme ½ til 1 time efter udsendelsen De forstyrrer kursusadministrationen, så få dem væk !! 3. Prøv (før du sletter) at finde en nyhedsmail fra kompetenceportalen til kompetenceportalen I den findes statistiske oplysninger om udsendelsen

8 Trin 4: G. Supplerende oprydning
Det følgende kræver adgang til den gamle fælles-postkasse Kundeservice-uddannelse Her opsamles nyhedsmails, som er blevet afvist af modtageren, fordi adressen ikke kan genkendes af modtagerens server (fejl, rejst ??) Med mellemrum går man ind på denne server og ser, om der er adresser som optræder gentagne gange som afvist. De pågældende adresser afmeldes derefter på listserveren, så man ikke fortsat sender nyheder til dem. Der findes en afmeldingsboks. Afmeldingen findes via samme link på KPs forside som det link man bruger for at melde sig til nyhedsabonnementet.