Facilitering af møder, der skaber værdi og mening . Facilitering af møder, der skaber værdi og mening Marts 2006 Ib Ravn, Ph.D, lektor Learning Lab Denmark ravn.lld@dpu.dk

1. Learning Lab Denmark og møder Emne: ”Facilitering af videnprocesser” Projekter: ”Det lærende møde” og ”Mere Effektive Møder” Projekt MEM med Elsam, BRFkredit, Jyske Bank, Nokia, Novozymes 5 x 20 ledere, 3 workshops om mødefacilitering, personlig sparring, før- og eftermåling over 10 måneder: Blev de bedre? Hvad virkede?

2. Facts om møder Globalt: Ledere bruger 25-80% af deres tid i møder I MEM, ugentligt: Ledere: 12 timer, 9 møder Andre: 5 timer, 4 møder. Tendensen: stadig mere tid bruges i møder Fordi: projekt, tværfaglig, innovation 11-33% af mødetid vurderes spildt, MEM: 21%

3. Almindelige problemer med møder Starter 5-15 min. for sent Formålet og forventede resultater er uklart Diskussionen er ufokuseret Nogle få taler for meget, andre bidrager ikke Ej: opsamling, beslutning, handlingsansvar Slutter for sent

4. Hvordan er det kommet dertil? Det autoritære møde fra 1950’erne Det demokratiske møde fra 1970’erne Møder på skala fra ”For stramme” til ”For slappe” Mødeledelse opstod for at stramme op på møder Det handlede om: Dagsorden, referat, ordstyrer, talerliste, tids-styring, ”mødedisciplin”. Kedeligt!

5. Data fra MEM Starter 3½ min. for sent, slutter 2½ min. for sent Det står rimeligt klart, hvad der skal tales om (3,8), men ikke hvad der skal opnås (3,3) 89% siger dagsordenen ofte eller altid nås, men kun for 61% står det klart, hvad beslutningen blev Det er kun sådan lidt vigtigt, at jeg er med (3,4) Folk er sekventielt åndsnærværende ”For hvis skyld holder I mødet?” 95%: ”Vores” Kun 52% benægter at mødet er en forstyrrelse

6. Fra autoritær til kundeværdi Den autoritære mødeleders resultatfokus hedder i dag værdiskabelse Service mgt. Kunden i fokus. Skrankepaver. TQM. Værdikæden. Mission. Stakeholder value. New Public Mgt? I mødet: - Mødets berettigelse er som led i værdikæden - Det er for brugerens skyld vi mødes - Mødet skal fremme vores mission

7. Fra demokratisk til personlig mening Den demokratiske mødeleders deltagerfokus hedder i dag personlig meningsfuldhed Fast arbejde vs. et meningsfuldt arbejde. Personlig udvikling. ”Et job hvor jeg kan gøre en forskel.” I mødet: - Man vil være på - Man vil bidrage og bruge sig selv - Ellers er det spild af tid

8. Både værdi og meningsfuldhed Begge poler er mulige: det kan give stor per-sonlig mening at skabe værdi for ens brugere Mening Både-og Demokratisk Autoritær Værdi

9. Udfordringen Hvordan bringe både brugerværdi og mening for medarbjderne langt mere ind i mødet? MEM-virksomhederne gjorde det ikke (se data) Lad os se på facilitering som redskab hertil.

10. Facilitering som møderedskab Facile: let, nemt (jf. facilitet: bekvemmelighed) At guide en gruppes samtale frem mod et resultat ved at styre processen stramt Mødets indhold vs. dets form (proces) Moralske appeller vs. rammer for god adfærd Facilitator kan være leder, medarbejder eller TR

11. At facilitere et møde Lav dagsorden med indhold og form Identificér facilitator (ikke nødv. formand) Start til tiden Indled ordentligt: emne, resultattype, tid Hold indlæg korte og relevante Bevæg mødet fremad – helikopter, proces! Opsamling, beslutninger, handlingsansvar Slut til tiden - el. bliv enige om overskridelser

12. Hvordan skabe meningsfuldhed? Deltagerfleksible indkaldelser Facilitator inddrager de tavse Runden: Alle kommer på Summe med sidemand: Her tør enhver tale Teknik til afdelingsmødet: En nylig succes Den anerkendende vinkel: Folk føler sig set Hver laver personligt referat: Hvad skal jeg gøre? Hvad inspirerede mig i dag?

13. Hvordan skabe brugerværdi? Skriv på dagsordenen: - Hvem har gjort hvad siden sidst? - Hvad skal vi udrette? - Referat med handlingsansvar Brugerens advokat i mødet Runde: Hvordan bliver hvilke kunder glade for X Diskussion vs. konstruktion - i mødediamanten Afbrydelsesøvelsen Ladebygning i stedet for ”Bordet rundt” ”Købe” et tilbud (erfaringer, råd, info)