Office Inspirationsseminar 31. oktober 4/2/2017 Undgå email-kaos: Samarbejdsprocesser på tværs af afdelinger og organisationer Office Inspirationsseminar 31. oktober

Dagsorden Forretningsmæssige problemstilling – herunder e-mail kaos Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering Lone

Om FlowIT Mission: Styrke organisationers evne til at samarbejde Effektiv projektgennemførelse Videndeling og dokumenthåndtering HR-Portal med procesunderstøttelse Workflow løsninger 100% specialiseret i SharePoint Portal Server/MS Office Etableret i 1999

Referencer Udvalgte kunder: TV 2 Københavns Kommune Kommunedata (KMD) Svendborg Kommune Gudme Kommune Egebjerg Kommune Kalundborg Kommune... Fødevareøkonomisk institut (FØI) Elsam Engineering NetDesign OBH-Gruppen LO Dansk Sygeplejeråd TietgenSkolen International Business College Odense Staalskibsværft Exhausto VestWood GN Store Nord Kunderne siger: ”Projektportalen sikrer os ganske enkelt det nødvendige overblik og er bare nemmere at gå til”. Niels Tovgaard, IT-chef, Svendborg Kommune ”FlowIT har gennem hele processen vist teknisk og forretningsmæssigt overskud” Pia Flint, projektleder, EXHAUSTO A/S ”Med vores projektportal er det blevet meget lettere at dele viden og understøtte samarbejdet med eksterne partnere”. Kim Reidar Lantz, Business Manager, Elsam Engineering A/S Se cases på www.flowit.dk

Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering Lone

Situation: Medarbejder i organisation Jens arbejder med driftsopgaver og projekter med interne og eksterne samarbejdspartnere

E-mails, møder, fællesdrev, økonomisystem Manglende overblik Tidsspild Manglende videndeling Stress

Organisationsdiagram Direktion sekretariat Direktions Miljø & teknik Veje Affald Ældre & handicap/ leveranceafd. Hjemmeplejeafd. Handicap. Plejecentre. Børn & unge Familieafd. Special personale Løn & Eksterne Projektsamarbejde på tværs

Indbakke analyse d. 21/9

Øvrige roller i projektgennemførelsen Projektleder Ledelse Hvordan ser deres indbakke ud? Hvordan får de overblik?

Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering

Mål med projektportalen Nemt at anvende Effektivt projektsamarbejde Overblik og styring Forankre projektmetoden Fx Prince2 eller egen projektmetode Integreret med øvrige systemer

Midler Projektportalen ProjectFlow til Samarbejde Projektstyring Porteføljestyring

ProjectFlow Overblik Undgå e-mail kaos Understøtte samarbejds- processer Videndeling Se hvert eneste punkt, som en ”folder på en filserver. Men her er det ikke bare en folder til dokumenter, men en hjemmeside programmet eller projektet. Du kan navigere ligesom du navigerer på en filserver. (bullet 2). Skaber overblik: Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes. Søgning og versionsstyring af dokumenter. Får e-mail påmindelser når der sker ændringer. Undgå e-mail kaos: E-mail systemet bliver ikke brugt til fildeling. E-mail systemet bliver brugt til påmindelser men ikke til fildeling. Videndeling: Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgængelig og kan fremfindes. I projektwebs’ne kan du finde din information og besøge andre projekter og se status. Det betyder: Tid spares Fejl mindskes Kvaliteten forbedres

ProjectFlow Overblik Undgå e-mail kaos Understøtte samarbejds- processer Videndeling Skaber overblik: Et samlet sted for projektet, hvor projektdeltageren ved at informationen forefindes. Søgning og versionsstyring af dokumenter. Får e-mail påmindelser når der sker ændringer. Undgå e-mail kaos: E-mail systemet bliver ikke brugt til fildeling. E-mail systemet bliver brugt til påmindelser men ikke til fildeling. Videndeling: Fundamentet for videndeling er at informaitonen er tilgængelig og kan fremfindes. I projektwebs’ne kan du finde din information og besøge andre projekter og se status. Det betyder: Tid spares Fejl mindskes Kvaliteten forbedres

Jobsituation: Ledelse og projektleder Dan dig et overblik på tværs af projekterne Hvad er status i projektgrupperne? Hvad er status på faser, milepæle og opgaver? Hvad er tids- og ressourceforbruget?

Demo ProjectFlow Projektstatus Faser/milepæle Opgaver Økonomi og ressourcehåndtering Gantt kort

KvikGem i SharePoint fra Outlook - Office 2007 og Office 2003 understøttes

Integration med ProjectFlow Økonomi- system Tids-registrering Active Directory ESDH(det offentlige)

Integration ESDH MS Project Server Økonomisystem Afhænger af ESDH type fx FESD, eDoc mv. MS Project Server Projektstyring og tidsregistrering Kræver MS Project web access CAL og MS Project Server Økonomisystem Navision, Axapta, SAP, Movex m.fl.

Situation: Projektdeltager Problem Løsning Dokumentdeling sker via e-mail Dokumenter i projektweb, versionsstyring og send link Opgavehåndtering sker via e-mail Opgaver i fælles opgaveliste, overblik og versionering Manglende arkivering af e-mails, så viden kan deles med kolleger Outlook KvikGem i SharePoint Manglende overblik Nem navigation, standardiseret opbygget, overordnede mål Mange systemer Én samlet indgang til systemerne

Situation: Projektleder/ledelse Problem Løsning Hvordan skal jeg prioritere? Overblik over formål, mål og forretningsområde Mange e-mails med statusrapporter, rapportering mv. Nem kommunikation af status via ProjectFlow, projektmetode understøttes. Svært at overskue tiden Enkel tidsplanlægning og overblik i Gantt kort – integration til MS Project Hvem laver hvad? Hvad når NN er syg? Overblik over alle opgaver, overskredne mv. Hvem arbejder på mit projekt? Hvordan ser økonomien ud? Overblik over planlagt og realiseret ressourceforbrug (kr. og tid)

Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering

E-mails, møder, fællesdrev, økonomisystem Manglende overblik Tidsspild Manglende videndeling Stress

Situation: HR-medarbejder Problem Løsning Mange håndskrevne kørselsbøger – dårligt dokumenteret Understøttelse af workflow med FlowITs HR-Portal og integration med Kraks webservices (samarbejde med A-Ware og Krak) Tung proces når ny medarbejder starter Understøttelse af ”Ny medarbejder” workflow, ændring af medarbejder, fratrædelse af medarbejder Hvor er min ansættelses- kontrakt, MUS doks., løndata mv. Adgang til HR-information fra FlowITs HR-portal Hvilke fortrolige dokumenter og data har vi omkring NN? Rollebestemt adgang til HR-information Integration Integration af lønsystem/HR-system med SharePoint og Active Directory

Workflow Workflow ”ny medarbejder” i SharePoint 2007 I gang ved TV 2 Kørselsgodtgørelse – SharePoint 2007 Med Krak web services til ruteberegning Workflow omkring godkendelse Alle FlowITs produkter er SharePoint 2007 kompatible

FlowIT ”kom i gang” - pakker

Dagsorden Forretningsmæssig problemstilling – herunder e-mail kaos Løsning på samarbejde på tværs af afdelinger og organisationer Øvrige samarbejdsprocesser Opsummering og spørgsmål Lone

Spørgsmål?

Tak for nu Her finder du mere information: www.flowit.dk 4/2/2017 Tak for nu Her finder du mere information: www.flowit.dk XML er fremtiden, læs om Office Open XML formatet: www.microsoft.com/office/preview Vi vil gerne blive dygtigere - udfyld venligst evalueringskemaet