Statens HR – Implementeringskoncept Februar 2019 Statens HR – Implementeringskoncept

Introduktion Implementeringskonceptet er bygget op over 9 måneder i alt, med 7 måneder før go live og 2 måneder fra go live til løsningen er overgået til drift. I de 9 måneder er der mange aktiviteter, som skal være med til at give institutionerne den bedst mulige samlede implementering af Statens HR.

Generisk implementeringsplan Starter 7 måneder før og overgår til drift 2 måneder efter Go-live

Hvordan skaber vi et samarbejde? Februar 2019 Hvordan skaber vi et samarbejde?

Ansvars- og arbejdsdeling ift. Statens HR Ministerområdets ansvar: Etablere en lokal implementerings- organisation, som understøtter en smidig implementering indenfor ministerområdet som udgangspunkt med departementet som central spiller. Sikre, at organisationen forberedes til Go-live, herunder uddannes og ibrugtager løsningen som intenderet, så gevinsterne ved løsningen indfries. Sikre, at kundens leverancer i implementeringsperioden færdiggøres rettidigt ift. planen. Etablere en lokal driftsorganisation, der kan varetage supportopgave overfor medarbejdere, ledere og øvrige roller indenfor egen organisation. Moderniseringsstyrelsens ansvar: I samarbejde med leverandøren sikre udvikling og opsætning af Statens HR. Sikre grundlag for implementeringen i form af en generisk implementerings-vejledning hvor centrale valg der skal tages er tydelige samt implementeringsplaner. Sikre grundlag for ibrugtagning af løsningen gennem undervisningsmaterialer mv. Sikre fremdrift og kvalitet i kundernes leverancer i samlet implementeringsplan for alle bølger. Sikre etablering af fælles bedste praksis for implementering baseret på erfaringsopsamling på tværs af de enkelte bølger. Etablere support- og driftsorganisation. Figuren viser, hvad kunden skal levere og hvad projektteamet skal levere. Forberedelsesopgaver omhandler data, uddannelse og tilpasning af arbejdsgange – det kommer vi ind på lige om lidt, når vi gennemgår jeres generisk implementeringsforløb Obs det kan med fordel fremhæves, at: Departermentet får en særlig koordinerende rolle – kan uddelegeres til en styrelsen, men en på ministerområdet har bolden ift. beslutninger Ministerområdet er selv ansvarlig for at uddanne egen leder, medarbejdere, effektmedarbejdere mv. Der kommer til at være en projektstyringsopgave ift. kundens aktiviteter på implementeringsplanen Ministerområdet skal opbygge en supportstruktur, som alle rolle indenfor eget områder supporteres af superbrugerne og lokal adm. Det er kun superbrugere og lokal adm der kan oprette sager hos SAM helpdesk

De fire implementeringsområder

Hvad er logikken bag opgavepakkerne? Februar 2019 Hvad er logikken bag opgavepakkerne?

Som det også fremgår i samarbejdsorganisationen er implementeringen af Statens HR opdelt i 4 implementeringsområder: Uddannelse og support, Organisatorisk forandring, Data og system og Kommunikation. Hver opgavepakke består af en overordnet beskrivelse af opgaven med dertilhørende bilag. Den beskriver overordnet formålet med den enkelte pakke, orienterer om møder, mødedeltagere, nødvendige kompetencer og værktøjer.

11 Opgavepakker Organisatorisk forandring Data og system Implementerings- opstart Gapfit Standardskabeloner Gevinstrealisering Data og system Dataindsamling IT opsætning Effekthåndtering Fravær Kommunikation Kommunikation Uddannelse og support Uddannelse + supportforberedelse Go live og drift

Organisatorisk forandring Implementeringsopstart Gapfit Standardskabeloner Gevinstrealisering Ledelsesmæssige beslutninger Påvirkningsanalyse Etablering af implementeringsorganisation Implementeringsplan Samarbejdsaftale Gapfitworkshop Lokale tilpasninger/tilføjelser ift. forretningsgange Værktøjer til tilpasning af processer Prioritering af skabeloner Oprydning i skabeloner Beslutning vedr. tekst til punkt 11 Beslutning vedr. tekst til bekræftelse på opsigelse Lokal gevinststrategi Værktøjer til gevinststrategi Gevinstkatalog

Data og system Dataindsamling IT opsætning Effekthåndtering Fravær Dataoprydning Dataindlæsning Forretningsbehovsanalyse Test af dat og datamiljø samt kvalitetssikring Datavalideringer Forretningsbehovsanalyse Evt. opsætning af lokale integrationer Test af integrationer Beslutning vedr. effekter Effektkatalog Obligatorisk: Barsel Obligatorisk: Anden form for orlov Ikke obligatorisk: Ferieplanlægning Ikke obligatorisk: Sygdom

Kommunikation Kommunikation Kommunikationspakker Lokal strategi for adgang til link og info

Uddannelse + supportforberedelse Uddannelse og support Uddannelse + supportforberedelse Go live og drift Identificering af Superbrugere og undervisere Lokal strategi for undervisning og træningsplaner Gennemgang og evt. justering af vejledninger Undervisning til relevante roller Lokal supportorganisation Go live forberedelse Introduktion til SAMS værktøj

Hvordan formidler vi hele implementeringskonceptet? Først afholdes der opstartsmøde, hvor hele rammen sættes og efterfølgende udsendes opgavepakkerne løbende til projektlederen. Materialet placeres i en CAMPUS-gruppe, hvor projektlederen får adgang. Desuden er der oprettet en CAMPUS- gruppe til koordinatorerne for de kommende bølger. Projektlederen får et digitalt implementeringsdashboard til at holde styr på alle deadlines samt til at rapportere. Opgavepakken sendes Der afholdes præsentations- møde Evt. materiale eftersendes Aktiviteter/ opgaver løses Evt. opfølgnings- møde eller dialog

Netværksmøder på en bølge Februar 2019 Netværksmøder på en bølge

Bølgenetværk og Bølgeforum For hver bølge etableres der et bølgenetværk og et bølgeforum, som løbende indkaldes til møder i Moderniseringsstyrelsen Bølgenetværket består af koordinatoren og projektlederen. Formålet er at udveksle erfaringer på det praktiske og operationelle plan. Der er tale om et arbejdsmøde. Bølgeforummet består af HR-chefer. Formålet er overordnede strategiske drøftelser ift. implementeringen af Statens HR.