Juli 2013 Dialog i udbudshjulet 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET 22-09-2018

FORANALYSE Formål: Opnå markeds- og produktkendskab gennem formøder med leverandørerne indenfor udbudsområdet. Indkøber opnår en grundlæggende forståelse af markedet. Afklaring af hvad markedet kan tilbyde, produktstandarder, innovation samt miljøforhold. Hjælp til udbudskonstruktion og logistikløsning. Opnår kendskab til tidl. udbudsmateriale, og leverandørernes holdning til disse. Tiden er givet godt ud, da der kan opnås bedre løsninger 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET Vejledende forhåndsmeddelse fremsendes Dele af udbudsmaterialet offentliggøres Potentielle tilbudsgivere kommer med input enten skriftligt eller på dialogmøder. Tilbudsmateriale tilrettes hvor det findes hensigtsmæssigt Input behandles efterfølgende sammen med brugergruppe 22-09-2018

HØRING Formål: Få input fra leverandørerne, der kan sikre et kvalitativt godt udbudsmateriale. Eksempler: Undgå krav der favoriserer én bestemt leverandør. Undgå uhensigtsmæssig opdeling af delpakker. Få input til oversete krav . Afklaring af uklarheder inden udbud, så mængden af spørgsmål reduceres. 22-09-2018

Høringsmodeller - Skriftlig høring (anonymt - så alt kan komme frem). - Høringsmøde i plenum (god synergi hvis leverandørerne åbner op for diskussion, men også stor risiko for ”larmende tavshed”). Høringsmøde med firmaerne enkeltvis (tidskrævende men her kan alt komme frem, og man har mulighed for at diskutere med leverandørerne). Se i øvrigt ”Guide til den praktiske gennemførelse af høring” 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET Eks. udbud af plastposer mm hvor det oplyses hvordan den enkelte position vægtes på kvalitet. Samt oplysninger om nuværende leverandørs produkt/varenr. for klarhed om, hvad der efterspørges. 22-09-2018

UDBUDSMATERIALE Formål: Give tilbudsgiverne det bedste grundlag for at afgive tilbud og dermed få de skarpeste tilbud. Grundig beskrivelse af ydelse og omfang. Grundig beskrivelse af hvordan tilbuddene evalueres; hvilke delelementer der indgår, og hvordan de vægtes. 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET 22-09-2018

INFORMATIONSMØDE Formål: Klæde leverandørerne på til at afgive tilbud, således at ukonditionsmæssige tilbud undgås. Leverandører orienteres om hvordan tilbud skal afgives; gennemgang af udbudsmateriale. Opmærksomhed på de klassiske fælder. Tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål inden/til informationsmødet. Indkøber og tilbudsgiver får mulighed for at se hinanden i øjnene. Fast punkt siden 2009. 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET 22-09-2018

SPØRGSMÅL/SVAR Formål: Oplevelsen af en god og professionel udbudsproces, der giver et godt grundlag for at afgive tilbud. Spørgsmål besvares med fokus på at understøtte Tilbudsgiver i udarbejdelsen af tilbud. Tilbudsgivere opfordres til at stille spørgsmål tidligt i processen. Vi har fokus på at give hurtige svar – så Tilbudsgiverne kan komme videre med deres arbejde. Hvis der er spørgsmål, der ikke kan besvares hurtigt offentliggøres disse - Tilbudsgiver ved at svar er på vej. Mange spørgsmål er afklaret i høringsperioden, hvorfor tilbudsperioden bliver mindre presset både for Tilbudsgivere og os. 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET 22-09-2018

TILDELINGSBREVE Formål: Give tilbudsgiverne en tilbagemelding af høj kvalitativ værdi til evaluering af deres proces og produkter. Der meldes åbent ud til alle tilbudsgivere. Uddybende forklaring med alle brugergruppens kommentarer. Telefonisk ”føler” ud til kritiske tilbudsgivere. Møde for at afklare evt. uenigheder inden udløb af stand-still. Effekt 1 – signalerer åbenhed, og ikke noget at skjule – accept af afgørelsen! Effekt 2 – Værdifuld viden til virksomhederne til deres produktudvikling. 22-09-2018

Eksempel på bilag til tildelingsbrev PKT. Krav (ønsker) Bemærkning (hvis afvigelse fra 5 point) 22.3 På inderpakningen og kateteret bør være en tydelig angivelse af CH- størrelse og ballon indhold i form af tal samt farvekodning. Kravet ikke helt opfyldt, da 5 cc er ikke entydigt. 22.4 Indpakningen bør være brugervenlig - nem at håndtere og åbne. Den er dårligere at håndtere end forventet grundet dårlig indpakning 22.5 Der bør være glatte dræn-huller og afrundet glat fast spids. som forventet 22.6 Kateteret bør være let at indføre i patienten. 22.7 Kateteret bør være nemt og sikkert at håndtere. Risiko for kontaminering, da kateterets tunge ende falder ud ad ved åbning. Baseret på ovenstående kommentarer/vurdering opnår tilbudet den samlede kvalitets karakter: 2,5 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET Citat: Der var en meget åben og ”nysgerrig” dialog op til udbuds-processen skulle sættes i gang. En proces der helt givet må være enhver leverandørs ønske. 22-09-2018

TILFREDSHEDSANALYSE Formål: Input til hvordan vi kan forbedre vores udbudsproces. Elektronisk spørgeskema til alle Tilbudsgivere. Hvordan har de oplevet udbudsprocessen? - Spørgsmål vedrører: Annonceringen af udbuddet. Processen ved høringen og informationsmøde. Udbudsmaterialet og spørgsmål/svar. Implementering. 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET Resultater: Bedre udbudsmateriale og kravspecifikation. Færre klagesager. Færre spørgsmål i tilbudsfasen. Tilbudsgivers feedback indtænkes i vores proces. Kontrakter med kvalitet og innovative løsninger. Uhensigtsmæssigheder opdages tidligt i forløbet. Forbedret konkurrencesituation. Udvikling af udbudsprocessen. Færre ukonditionsmæssige tilbud. 22-09-2018

INNOVATION Formål: Kontinuerligt at udvikle og optimere udbudsprocessen for alle involverede parter. Gennem vort arbejde med dialog har vi udviklet følgende redskaber: Dialogmøder. Høringer. Informationsmøder. Detaljerede tildelingsbreve. Opfølgningsmøder. 22-09-2018

DIALOG UDBUDSHJULET 22-09-2018

Link: http://regionsyddanmark.dk/wm408430 Til Region Syddanmarks pressemeddelelser om dialog ved udbud samt guide om gennemførelse af høring. http://regionsyddanmark.dk/wm408430 22-09-2018