Informationsmøde Udbud af GLR / CHR 29. august 2016, Glostrup

Præsentationer af emnet: "Informationsmøde Udbud af GLR / CHR 29. august 2016, Glostrup"— Præsentationens transcript:

1 Informationsmøde Udbud af GLR / CHR 29. august 2016, Glostrup
Udbud GLR/CHR / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

2 Agendaen for mødet Velkomst & kort præsentation af Ordregiver
Tidsplanen Den udbudte genstand Udbudsprocessen Dokumentation over GLR / CHR Afrunding med evt. spørgsmål / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

3 Velkomst & kort præsentation af Ordregiver
Ordregiver er NaturErhvervstyrelsen (NAER) og Fødevarestyrelsen (FVST), der ejer hhv. Generelt LandbrugsRegister (GLR) og Centralt HusdyrbrugsRegister (CHR). Begge styrelser er del af Miljø- og Fødevareministeriet. NAER har medansvaret for ministeriets erhvervs- og miljøpolitik, mens FVST har ansvaret for veterinær- og fødevareområdet. Deltagere fra styrelserne: Thorm Bendtsen (NAER) Lene K. Gram (FVST) Malene Sthyr (FVST) Thorkild Bastholm (FVST) Mikael Klint (Konsulent) / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

4 Formålet med Informationsmødet
Formålet med mødet er at orientere om udbudsforretningen samt at give en kort gennemgang af fremgangsmåden for udfyldelse af ESPD dokumentet. Endvidere ønsker Ordregiver at orientere om Udbud med forhandling Dertil vil Ordregiver vise, hvorledes dokumentationen for det samlede system kan tilgås på Ordregivers projektsite. Tilbudsgiver kan stille spørgsmål under informationsmødet. Spørgsmål vedrørende konkrete elementer i udbudsmaterialet skal stilles via - Spørgsmål til konkrete emner i udbudsmaterialet vil ikke blive besvaret. - Præsentationen vil blive tilgængelig på udbudssiden. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

5 Tidsplanen for udbuddet
19. august 2016’ Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende (TED) 29. august 2016 kl Informationsmøde vedr. udbudsstruktur, indhold og ESPD 12. september 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål til prækvalifikation 14. september 2016 Frist for svar på spørgsmål til prækvalifikation 22. september 2016 kl Frist for anmodning om prækvalifikation 6. oktober 2016 Annoncering om prækvalificerede tilbudsgivere 25. oktober 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål til tilbudsmaterialet 31. oktober 2016 Frist for svar på spørgsmål til tilbudsmaterialet 11. november 2016 Frist for afgivelse af tilbud Uge Gennemgang, evaluering af tilbud Uge Forhandlingsforløb med tilbudsgivere Uge Frist for endeligt tilbud Uge Indhentelse og verifikation af dokumentation for ESPD Uge Forventet annoncering af valg af leverandør Uge 5 og Stand-still periode (+ 10 dage efter annoncering af leverandør) Uge Indgåelse af kontrakt Vi har flyttet fristen for afgivelse af tilbud til den 11. november. Udbudsbetingelserne vil blive justeret og lagt på udbudssiden. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

6 Den udbudte genstand Udbuddet vedrører genudbud af drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Generelt LandbrugsRegister / Centralt HusdyrbrugsRegister (GLR/CHR) for NaturErhvervstyrelsen (NAER) og Fødevarestyrelsen (FVST). Leverandøren opnår det samlede ansvar for drift, vedligeholdelse og videreudvikling af den samlede løsning.  Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage i udbuddet, men kun tilbudsgivere, som Ordregiver opfordrer hertil, kan afgive tilbud. Forbehold for at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud. Genudbud Samlet ansvar Udbud med forhandling Jf. udbudsbetingelsernes afsnit 13 forbeholder vi hos retten til at tildele på baggrund af de indledende tilbud såfremt disse er konditionsmæssige. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

7 Udbudsprocessen / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

8 Spørgsmål / svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl eller noget fremstår uklart. Brug tiden allerede i Prækvalifikationsfasen til at afklare eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: med angivelse af ”Spørgsmål til Udbud GLR/CHR” i emnefeltet. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

9 Prækvalifikation – hvad skal vedlægges?
Udfyldt ESPD Udfyldt XML fil (vedlagt på USB) Udfyldt PDF (generes efter at ESPD’en er udarbejdet. Klik print til PDF) Bilag A – Referencer Bilag B – Støtteerklæring Fremsendes i fire eksemplarer og én USB / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

10 Prækvalifikation - ESPD
/ Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

11 Bemærk der er time-out på ESDP Tjek at filnavnet stemmer overens
/ Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

12 Tjek at udbudsnummer samt officielt navn er korrekt
/ Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

13 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

14 Typisk angiv Ja. Typisk angiv Nej
/ Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

15 Udfyld med den person som er beføjet til at repræsentere virksomheden
/ Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

16 - Såfremt man er et konsortium skal man angive navnet samt JA
- Underleverandører skal kun oplyses hvis ansøger på dette tidspunkt ved hvem som skal udføre opgaverne. / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

17 Fortsætter med udelukkelsesgrunde som er afkrydset
Fortsætter med udelukkelsesgrunde som er afkrydset. Det er angivet om NEJ. Hvis ikke i kan svare NEJ skal i naturligvis med fuld ærlighed angive JA. / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

18 Det er angivet – Angiv Ja Egnethed: Der skal angives JA i alle felter
Økonomisk og finansiel formåen: Skal udfyldes i ESPD ift. omsætning Teknisk og faglig formåen: Udfyldelse af Bilag A-Referencer. / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

19 I skal angive JA / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

20 Eksporter til XML som vedlægges på USB
Udskriv til PDF og vedlæg i print / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

21 Prækvalifikation – Bilag A - Referencer
Der ønskes minimum 2 referencer. Hver reference må maksimalt fylde 3 sider inkl. illustrationer. Referencerne skal være leveret inden for de seneste 3 år. Der lægges vægt på teknologier inden for Oracle, Linux og ADF Java. Der vil særligt være fokus på referencer, hvor tilbudsgiver har overtaget applikationsvedligeholdelsen og den efterfølgende videreudvikling af applikationerne. Minimum 2 referencer Fokus på teknologier Drift, vedligeholdelse og videreudvikling af applikationer som er udviklet at tredjepart. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

22 Prækvalifikation – Bilag B - Støtteerklæring
Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt og underskrevet af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). Tilbudsgiver skal også udfylde bilag B – Støtteerklæring for økonomiske og finansielle formåen og / eller tekniske og faglige formåen. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

23 Tilbudsfasen / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

24 Tilbuddets indhold Dokument Vedlægges tilbudsmaterialet
Udfyldes af tilbudsgiver Tilbudsbrev Ja Udbudsbekendtgørelse (via TED) Nej Udbudsbetingelser Kontrakt Bilag 1 - Situationsbeskrivelse Bilag 2 - Aktivitets- og tidsplan for overtagelsesprojektet Bilag 3 – Ydelsesbeskrivelse Bilag 4 - Kravspecifikation Bilag 4.1 – Overordnet beskrivelse af løsningen Bilag 4.2 – Motivation og CV’er Bilag 5 - Vederlag og betalingsplan Bilag 6 - Servicemål Bilag 7 - Samarbejdsorganisation Bilag 8 - Prøver Bilag 9 - Ændringsanmodning Bilag 10 – Overdragelse ved ophør Bilag 11 – Bestillingsblanket til udviklingsydelser Bilag 12 - Standardprogrammel Bilag 13 – Databehandleraftaler / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

25 Tilbudsafgivelse Det indledende tilbud skal afleveres skriftligt i 4 fysiske eksemplarer samt én USB. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

26 Forhandling Formålet med forhandlingerne er, dels at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. Forbehold for at tildele ud fra de indledende konditionsmæssige tilbud. Ordregiver vil inden mødet udsende konkrete spørgsmål som tilbudsgiver bedes uddybe under mødet. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. Ordregiver vil i løbet af uge 46 orientere om det mulige forhandlingsforløb. Kan tildele uden at gå i forhandling. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

27 Revideret tilbud Efter afholdelsen af forhandlingsmøderne, har tilbudsgiverne efterfølgende en uge til at foretage eventuelle justeringer / ændringer i dennes tilbudsmateriale. Ordregiver forbeholder sig ligeledes retten til at foretage mindre ændringer i udbudsmaterialet, såfremt denne ser det hensigtsmæssigt, på baggrund af forhandlingerne med tilbudsgiverne. Det endelig tilbud skal fremsendes således, at ændringerne i tilbudsmaterialet tydeligt fremgår for Ordregiver fx ved brug af track-changes. Det endelig tilbud med ændringerne skal fremsendes i 4 eksemplar samt på USB. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

28 Dokumentation af GLR / CHR
Åbnes i Projectplace Projectplaces åbnes og præsenteres. / Fødevarestyrelsen / Udbud af GLR/CHR

29 Dokumentationen findes på www.projectplace.dk
Login med brugernavn og adgangskode / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

30 udbudglrchr@fvst.dk Dokumentationen findes på www.projectplace.dk
brugernavn og adgangskode fremsendes ved henvendelse til / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

31 Vælg fanen Dokumenter:
Åbn mappen Bibliotek / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

32 kontrakt - Bilag 1 – Situationsbeskrivelse, samt bilag 1.2 og 1.3
Beskrivelse af strukturen for dokumentationen fremgår af udbudsmaterialets kontrakt - Bilag 1 – Situationsbeskrivelse, samt bilag 1.2 og 1.3 / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

33 Download dokumenter / Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation

34 Spørgsmål relateret til udbudsprocessen?
/ Fødevarestyrelsen / Titel på præsentation