Sundhedsplatformen og brug af data i ledelse 30. oktober 2015 Torben Stentoft Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Fakta om de to regioner 2,5 mio. indbyggere 17 hospitaler 8.000 sengepladser 53.000 ansatte 44.000 brugere 12.000 samtidige brugere 3,6 mio. ambulante besøg 250.000 operationer Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Torben Stentoft

Målet for Sundhedsplatformen - vi gør det lettere… At være patient At være sundheds- professionel At lede kvalitet og effektivitet Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Torben Stentoft

Lettere at være patient Selvbooking Ankomstregistrering Elektronisk tovejskommunikation Forberedelse via spørgeskemaer Overblik på tværs og over tid for patient og pårørende

Lettere at være sundhedsprofessionel Overblik på tværs og over tid Fra stand alone-systemer til integreret system Forskellig rolle  forskellig brugerflade med rollerelevante informationer ud fra samme data

Overordnet tidsplan 2014 2015 2016 2017 Go-live 21.5.16 Kl.0300 Project Definition & Direction Setting Discovery & Project Scope Validation System Build & End-User Adoption Testing, Training & Go-Live Post-Live Support & Optimization Rollouts & Upgrades 08.09.2014 – 12.01.2015 12.01.2015 – 17.09.2015 19.07.2016 – 19.01.2018 27.07.2015 – 19.05.2016 31.05.2016 – 30.01.2017 Uddannelse, Analyse & Design Lokal udrulning i Region Hovedstaden & Region Sjælland Implementering (Validering, Konfigurering, Test & Slutbrugeruddannelse) Lokal udrulning i Region Hovedstaden & Region Sjælland 2014 2015 2016 2017 Go-live 21.5.16 Kl.0300

GO LIVE tidspunkter Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Organisering af implementeringen Herlev-Gentofte Hospital Direktion, projektejer, champion Styregruppe Uddannelse og support Parathed og forandrings-ledelse It og teknik Implementerings-koordinatorer Implementerings-tovholdere Kommunikation Connie Arb. gruppe Anæstesi Afdelings-ledelse Afdelings-ledelse Formand Formand Arb. gruppe Stork Super-brugere Super-brugere Impl. gruppe: Områdeledere Kval. koordinatorer Faglige eksperter Andre Impl. gruppe: Områdeledere Kval. koordinatorer Faglige eksperter Andre Arb. gruppe Slut-brugere Slut-brugere Arb. gruppe Nøglepersoner Nøglepersoner

Implementeringsplanen i grove træk Cut over 24/7 support Post live Uddannelse Parathedsmålinger Parathedsforberedelse til Go Live Opfølgning på anvendelse - 4 uger - 4 mdr. - 8 uger +2- 4 uger + 8 mdr. - 9-12 mdr. Go live

Uddannelsesforløb Superbrugere har ikke ekstra systemrettigheder Leder-uddannelse Ca. 11 uger før Go Live (forventelig ml. 12 & 21 timer) Superbruger-uddannelse Ca. 10 uger før Go Live (forventelig ml. 13- 25 timer) Slutbrugeruddannelse Opstart 8 uger før Go Live (forventeligt ml. 8-18 timer) Uddannelse elementer og aktiviteter Uddannelse i gevinstrealisering og systemcertificering Certificering = adgang til systemet

Support Nærhedsprincip Nærhed og sidemandshjælp kræver ressourcer Superbruger som primær supportkanal for slutbrugeren ”Floorwalker” yder opbakning til superbrugerne Kommandocentral – problemløsning, kommunikation af løsninger mv. Nærhed og sidemandshjælp kræver ressourcer Læger: ratio 1:5 Sygeplejersker, lægesekretærer, jordmødre: ratio 1:6 Resterende roller: ratio 1:8 Afsnit Afdeling Hospital / region

Vi hjælper hinanden undervejs Champions, faglige eksperter og superbrugere skal bruges igen og igen Du fortæller om erfaringer med bølgeprincip for superbrugere fra Duke & Memphis (og anbefaling fra Epic generelt): Bedste supportere er dem, som selv har prøvet det før. En gruppe af superbrugere deltager i de andre go live før og efter det hospital, man selv er ansat på. Og man hopper en bølge over, hvis bølgerne ligger tæt (hvorfor det- Sara?) Løbende opbygning af kompetencer på alle hospitaler/sygehuse, der kan arbejde med forandringer i hjemorganisationen. Spreder ressourcetræk udover længere periode, så mindre massivt i forbindelse med eget go live   Videre gang Hvor mange superbrugere inden for de forskellige roller (ratio) Hvor mange superbrugere i alt og hvor mange øvrige roller (samlet ressourceestimat) Konkretisering af model – hvornår mange superbrugere deltager man (hvem er man her?) med hvornår i forhold til andre hospitalers eller sygehusets go live (konkret aftale)  

Data i Sunhedsplatformen Dokumentation og kommunikation i Sundhedsplatformen sker ved afkrydsning, rullemenuer og knapper Det betyder, dokumentationen er entydig og i definerede strukturer – og kan lagres i databaser i systemet Alle inddateringer, som har et tidsstempel, kan indgå i et udtræk Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Rapportering i Sundhedsplatformen Sundhedsplatformen indeholder et særskilt rapporteringsmodul Der er forskellige typer – midlertidige, faste mv. Og biblioteker for etablerede formater Der er “Dash-board”-faciliteter – lige fra det personlige til hospitalsdirektionens ledelsesinformation Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Realisering af gevinsterne ved Sundhedsplatformen Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Business Case Total investering – inklusive træk på kliniske ressourcer under implementering - 2,2 mia. Årligt overskud efter fuld implementering – 0,8 mia. Gevinster på højt niveau – eksempler: Færre sengedage pr. forløb Mere effektiv klinisk planlægning Mere effektiv administration Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Gevinstrealisering i praksis Gevinstrealisering forudsætter ændring af adfærd Sundhedsplatformen medfører i sig selv mange adfærdsændringer Men rigtig mange kræver ledelsesmæssig indsats Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

9/18/2018

Målet for gevinstrealisering i Region Hovedstaden At vi realiserer de forbedringsmuligheder Sundhedsplatformen giver En fælles forståelse mellem Koncerndirektion Hospitalsdirektioner Afdelings/klinikledelser af Hvilke gevinster er de vigtigste? Hvad vi kan forvente af hinanden? Hvilke data baserer vi dialogen på? Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Torben Stentoft

Tre typer af gevinster Effektivitet – ”dark green dollars” Faglig kvalitet – ”light green dollars” Patientoplevelse – ”very light green dollars” Torben Stentoft

Datadrevet forandringsledelse og gevinstrealisering Driftsmål for gevinstrealisering Datadrevet forandringsledelse og gevinstrealisering Koncerndirektion 2-3 mål gældende hele regionen Hospitalsdirektion 10-12 mål gældende hele hospitalet Stigende krav til detaljeringsgrad og hyppighed Afdelingsledelse Et antal mål gældende hele afdelingen Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

1. Regionale driftsmål: Frigivet tid ved bortfald af diktering Dokumentation og kommunikation i Sundhedsplatformen sker ved afkrydsning, rullemenuer og knapper Dette frigiver tid, fordi der ikke længere skal skrives af fra diktat Diktering reduceres til 5 % af 2014-niveauet Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

2. Regionale driftsmål: Diagnostiske resultater ses rettidigt Vi vil øge patientsikkerheden ved at sikre, at den relevante læge ser diagnostiske resultater rettidigt for akut indlagte patienter. 80 % af alle diagnostiske resultater for indlagte patienter ses indenfor 3 timer efter de er kommet til Sundhedsplatformen 98 % af alle resultater for akut indlagte patienter ses indenfor 6 timer Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

3. Regionale driftsmål: Ensartet behandling – anvendelse af ordinationspakker Patienter med samme sygdom behandles ens og efter samme høje kvalitetsstandard Ved patientbehandling for et antal nøje udvalgte diagnoser, skal 90 % følge den fastlagte standard, dvs. fx få foretaget de samme undersøgelser, ordinationer og opfølgning Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Gevinstrealiseringsplan for Herlev-Gentofte - fase 1 Udgangspunkt i baseline-måling i januar Planen: Hvem gør hvad hvornår? Hvilke driftsmål vil hospitalet satse på at forbedre? Hvilke driftsmål skal den enkelte afdeling arbejde med? Hvilke mål skal nås hvornår? Fastlægges til februar Planen godkendes og følges op af Koncerndirektionen Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)

Gevinstrealiseringsplan for Herlev-Gentofte - fase 2 Budgetmæssig stillingtagen til de frigjorte gevinster I budgetprocesserne på Herlev-Gentofte og i Region Hovedstaden Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod)