Mødeafholdelse Forberedelse Afvikling – roller: Opfølgning: Dagsorden Dokumenter, udsendelse Afvikling – roller: Ordstyrer Referent Opfølgning: Evaluering Referat, godekendelse Mødeafholdelse
Gruppemødets organisering Udviklende og effektive gruppemøder: Indled altid gruppearbejdet med en personlig tilbagemelding. Diskuter på baggrund af en mødedagsorden. Hav en mødeleder og en referent. Benyt skriftlige indlæg som input til diskussionerne i gruppen. Saml op og konkluder på enhver diskussion. Lad diskussionen munde ud i noget på skrift. Brug hinanden til at konkretisere »hjemmeopgaverne«. Evaluer mødet, hvor alle markerer sig. Gruppemøder er også et af de emner, som de fleste har klaret rimeligt i P1, i hvert fald når der er tale om møder mellem gruppe og vejledere, men også de interne møder i gruppen bør have en stram struktur. Her er nogle gode huskeregler – CLICK – oplæsning. I teksten står der yderligere nogle gode råd omkring hvordan møderne så kan afholdes, hvilket jeg vil opfordre jer selv til at læse og bruge. Mødeafholdelse
Effektiv møde adfærd Udtryk dig i overskrifter Vær åben og positiv Aktiv lytter Tal en ad gangen Sæt tidsbegrænsninger og følg disse Omformuler hvad andre har sagt for at få en bekræftelse af, at du har forstået ”Byg” videre på andres idéer Mødeafholdelse
Effektiv møde adfærd Nævn altid det positive før bekymringerne! Formuler problemer som ”Hvordan…” eller ”Jeg ønsker at….” Hjælpe idéer ”på vej” Vær fokuseret Hold dig til dagsordenen Ingen ”udenoms historier” Kun et møde ad gangen Ingen idéer er dårlige ideer Mødeafholdelse
Ineffektiv møde adfærd Komme med en ”skjult dagsorden Være uforberedt Ikke høre efter Holde to møder på samme tid – snakke med sidemanden Snakke utydeligt og i lange sætninger Komme med ubehagelige overraskelser Angribe folk Bryde tidsplanen Falde i søvn Gå midt i et møde Afbrydelser: telefon, personsøger, modtage beskeder Mødeafholdelse