Hospitalsenhed Midt Sikkert Patientflow Storyboard LS4 9. – 10. september 2015 Ny kultur og større sammenhængskraft

Hvem er vi? Tove Kristensen, sygeplejerfaglig direktør Heidi Sabro, afdelingssygeplejerske Lotte Mønster Jensen, klinisk koordinator Lars Bjerre - Kristensen, overlæge Louise Hansen, sygeplejerske Birgitte Vingborg, afdelingssygeplejerske Helle Jungersen Kristensen, afdelingssygeplejerske Louise Lindenmayer, souschef Britta Århus Gregersen, klinisk koordinator Annette Rasmussen, Klinisk koordinator Jette Roed Brodersen, afdelingssygeplejerske Heidi Sørensen, klinisk koordinator Birgitte Egholm, oversygeplejerske Mette Vestergaard, booking sekretær Mette Kirkegaard, afdelingssygeplejerske Kirsten Moeslund, klinisk koordinator Jon Waarst Gregersen, overlæge Linna Skovgaard, afdelingssygeplejerske Michael Skov Jensen, overlæge Mette Engholm Andreasen, klinisk koordinator Ellen Marie Christensen, klinisk koordinator Helle Bundgaard, klinisk koordinator Andi Eie Albertsen, overlæge Kirsten Krabsen, klinisk sygeplejespecialist Jette Hørup, souschef Tina Holmgaard, afdelingssygeplejerske Hanne Berg Fog, oversygeplejerske Ann Bruun Herling, afdelingssygeplejerske Larry Kristiansen, ledende overlæge Bente Dam, oversygeplejerske Kirsten Heidelbach, souschef Helle Kornbek, afdelingssygeplejerske Mette Haahr, afdelingssygeplejerske Christian Skjærbæk, akutlæge/ overlæge Mille Berg Morberg, akutlæge/ overlæge Asgerd Kristensen, overlæge Lene S. Bengtsson, projektmedarbejder ( Jette Maria Bjærge, projektleder ( )

Mål 1 Ejerskab til Projekt Sikkert Patientflow, herunder implementering af flowpakken Delmål: Tværfaglig involvering i flowteamet og ved tavlemøder Undervisning i forbedringsarbejde - workshops og staff-meeting

Program for workshop d. 16. juni kl – Velkomst – formål med eftermiddagen v. Jette (5 min.) 2.Introduktion til forbedringsmodellen v. Jette (15 min. inkl. spørgsmål og dialog) 3.Værktøjer til identificering af flaskehalse og data med mening v. Mariann og Jette (20 min. inkl. spørgsmål) 4.Kaffe pause (15 min.) 5.Introduktion til World Café (5 min.) 6.World Café med 3 – 4 temaer (45 min.) 7.Plenum opsamling fra bordene (3 x 10 min.) 8.Afrunding - hvad kan vi gøre i morgen? hvem kan gøre hvad? - bordet rundt (15 min.) Workshop i forbedringsarbejde - understøtte af kendskab og ejerskab

Nedbringelse af unødig ventetid på diagnostik og behandling Delmål: Identificering af min én flaskehals pr. afdeling 50 % af afdelingerne anvender forbedringsmodellen i arbejdet med flaskehalse af unødig venteti d på diagnostik og Mål 2

Den rigtige patient, i den rigtige seng, på det rigtige tidspunkt Delmål: Stillingtagen til udskrivelse delmål maj 60%  opfyldt status ultimo juni  77% Mål 3

Patienten ankommer en sen eftermiddag til afd. Neurologisk sengeafdeling i Viborg fra andet sygehus. Der sendes advis til vores afdeling og dermed er patienten talt med ved kapacitetskonferencen som en patient "på vej" Patienten ankommer som forventet og modtages. En mangelfuld udskrivelse får mig imidlertid til at læse hendes journal igennem igen og igen. Ud fra denne gennemlæsning laver jeg en ankomst anamnese og grundig opdatering af klinisk logisk (Cetrea) Næste dag drøftes patientens videre plan på tavlemødet Det forudsiges, at hun skal være indlagt 2-3 dage til regulering af blodtryk og herefter på en aflastningsplads, hvorfor alt koordinering i forhold til kommunen og pårørende kan sættes i værk. Til stuegang får patienten imidlertid en akut apopleksi overflyttes akut til Holstebro - afd. N1 I denne situation tænkte jeg ved mig selv. ”Hvor giver det så meget sikkerhed for patienten at klinisk logisk er opdateret, så man lynhurtigt ved akut overflytning kan advisere modtagende afdeling, så de har et klar og brugbart billede af den patient, de venter” Ofte når man ikke at lave udskrivelsesstatus i den akutte situationen før patienten er transporteret, men med klinisk logisk får man som modtager afd. de første og mest vigtige informationer med det samme. Dette forløb beskriver nogle af de områder i sikker flow, som er sindssygt motiverende, nemlig forudsigelighed - hvor gode og præcise vi er blevet til at forudsige udskrivelsen d.d. og de kommende døgn. Det er meget motiverende hele tiden at spille hinanden som faggrupper gode, således at patientens indlæggelsesforløb bliver struktureret og forudsigeligt. Et svært men meget givende koordinator arbejde. Det er et af de områder der giver mig allermest energi - fordi patienter hermed får en langt bedre, struktureret udskrivelse end tidligere - før patient sikkert flow, blev en integreret del af vores arbejde Patienthistorie motivation og betydningen af planlægning og forudsigelighed

Det tværfaglige samarbejde er højnet Struktur på dagvagten for alle faggrupper  samhørighed - fælles ansvar - alle er lige vigtige for patienten  tidsbesparelse  forudsigelige forløb  bedre patientsikkerhed Øget opmærksomhed på alle opgaver i et forløb, fra ankomst til udskrivelse Kapacitetskonferencen: Samarbejds- og informationsforum  fælles viden på tværs af hele Sygehuset. Større overblik over udskrivelsestidspunktet og stuegangs rækkefølgen. Ressourcefordelingen i afd. er højnet i takt med arbejdet med en fair proces og viden om sikkert flowarbejdet. Helheds forståelse og forståelse for hinandens arbejde Kollegialt : et fantastisk samarbejde på tværs i huset og en forståelse for hinandens situationer. Mere sikre udskrivelser og smidigere bedre overgange Reduceret liggetid * kilde: Louise Lindenmayer, Neurologisk afd. RH Viborg Forbedringer generelt - set fra en klinisk koordinators synspunkt

Liggetid timer

Indarbejdet løbende siden okt Korte, fokuserede og tværfaglige møder Vigtig forberedelse til kapacitetskonferencen Især i forhold til planlægning af udskrivelser i dag og de kommende døgn Tavlemøder i alle afsnit

Vi har lært, at en håndholdt model fremmer dialog og virker motiverende for fælles løsninger Vi afprøver ad hoc konference kl. 14 Vores vigtigste succes er, at vi har erstattet lånesenge med udlån af personale Dynamisk kapacitetskonference

Fra elektronik til håndholdt dynamik, som understøtter det relationelle samarbejde

Relationel koordinering alle ugens dage - dynamisk kapacitetskonference Relationer af høj kvalitet Fælles viden Fælles mål Fælles respekt Kommunikation af høj kvalitet Hyppig Rettidig Præcis Problemløsende

Vi har lært, at data understøtter forbedringsarbejdet Vi vil afprøve mere lokal dataindsamling Det var mest udfordrende er, at det er svært at finde metoder til systematisk data indsamling Vores vigtigste succes er, at data faktisk anvendes Data til klinikerne

Vi har lært, at tværfaglige tavlemøder er afgørende Vi vil afprøve, om udskrivelsesplanlægningen kan optimeres ved større tilstedeværelse af speciallæger – også aften og weekend Det var mest udfordrende var, at holde tavlemøderne fokuserede  væk fra før-stuegang Vores vigtigste succes er, at vi har fungerende tavlemøder i alle afsnit, at kurven er stigende og at det giver mening i klinikken Fokus på udskrivelsestidspunkt

Vi har fået fælles sprog om flow og kapacitet Vi løser problemer i fællesskab Vi tænker tværgående i stedet for i søjler Vi har fokus på helheden – også når vi ændrer arbejdsgange; ex. blodprøver, billeddiagnostik, stuegang Hvad gør vi anderledes nu?

Enkel kontakt til booking sekretær i røntgen Patienten direkte til røntgen fra ortopæd. Fra før-stuegang  fokuserede tavlemøder Prioritering af blodprøver på patienter, der skal udskrives Kirurgerne med til tavlemøde i akutafdelingen Fra telefon kontakt til relationel koordinering Fra låneseng  udlån af personale Ændrede arbejdsgange og rutiner

Etableret på baggrund af ønsker fra flowteamet Aftales på kapacitetskonferencen eller løbende Har stort set erstattet anvendelse af lånesenge Fremmer forståelse for hinandens vilkår Er blevet taget godt imod af frontpersonale Udlån af personale - et patientsikkert alternativ til ”låneseng”

Hvis ét eller flere afsnit/ afdelinger allerede er eller ved kapacitetskonferencen forudses at komme i overbelægning, indgås aftaler om udlån af personale på kapacitetskonferencen Aftalerne anføres på kapacitetstavlen tavlen, og følges op efter behov Udlån foregår efter et frivillighedsprincip fra såvel personale som ledelse Modtagende afdeling sikrer en god modtagelse af det nye personale Modtagende afdeling definerer opgaverne klart på forhånd Udlånt personale går ikke alene, men går altid sammen med en erfaren sygeplejerske/ assistent, som har overblikket og som tager sig af de specialespecifikke opgaver Udlån kan ske i et bestemt antal timer eller halve/ hele dage, alt afhængig af behovet – dette defineres også klart på forhånd Generelle sygeplejemæssige opgaver, inkl. fastvagt eller hjælp til afholdelse af pauser Rammer for udlån af personale

Ville vi nok have gjort det samme men vi ville: Have brugt mere tid på at ”oversætte” projektets formål for alle faggrupper Have efterspurgt bedre redskaber til dataindsamling (fra DSPS) Hvis vi havde vidst, hvad vi sammen kunne..

Ejerskab til projektet og formålet Tavlemøder og kapacitetskonference som en integreret del af det tværgående samarbejde Ny og fælles kultur; understøtter tværgående samarbejde om patientforløb og forebygger silotænkning Patientsikkerheds fokus i relation til ventetid og flow Patientforløbscentreret og samarbejdsorienteret håndtering af overbelægning Resultater – struktur og kultur

Sørg for at sikre ejerskab Husk involvering af frontpersonale Hold fast i den ledelsesmæssige opbakning Skab tillid og tryghed - vær tæt på klinikken Sammensæt et bredt, tværfagligt forbedringsteam Tag et skridt ad gangen – forbedringer spreder sig Vær vedholdende – det betaler sig Råd til andre