Strategi for Økonomi og Erhvervsudvalgets område Nye samarbejdsrelationer og/eller udlicitering Analyse af administration og drift af Lemvig Kommunes bygninger og ejendomme LEAN-projekt for administrationen Serviceniveau
Nye samarbejdsrelationer og/eller udlicitering Hvilke opgaver kan indgå i administrative fællesskaber eller udliciteres? Erfaringer med udlicitering i Lemvig Kommune Effektiviseringspotentiale
Opgaver der kan løses i administrative fællesskaber eller udliciteres Høj standardiserbarhed: processer som ikke varierer på tværs af kommuner og aftaleenheder kan varetages i et fælles administrativt center uden tab af fleksibilitet Opgavens autonomi: støtteprocesser som kan afgrænses fra kerneprocesserne
Eksempler på opgaver der kan løses i administrative fællesskaber IT-området 1) Serverdrift 2) Support it og telefoni (Servicekontrakt) 3) Udvikling via digitalisering 4) IT-indkøb 5) Kontraktstyring HR/Løn og personaleadministration: Lønbehandling og udbetaling HR
Eksempler på opgaver der kan løses i administrative fællesskaber Økonomi: Kreditor-/debitorbogholderi Indkøb og forsikring: Nyt indkøbssystem Kommunalt udbudsfælleskab Udbud af kørselsordninger
Eksempler på opgaver der kan løses i administrative fællesskaber Fælles kantine/køkkendrift mellem Lemvig Rådhus, Trivselshuset og Lemvig Området. Eventuel fælles madproduktion. Centralisering af bogføring
Før der indgås aftaler Opgaver, som skal klarlægges og vurderes for at sikre, at potentiale realiseres, og serviceniveauet i fælleskabet ikke forringes. Fordele: Effektiv opgaveløsning, Stordriftsfordele, Mindre sårbarhed Ulemper: En præcis opgavebeskrivelse, som indgår i en juridisk bindende kontrakt manglende fleksibilitet Tekniske (Samme standarder) Juridiske (Må vi?) Risiko faktorer (Ventetider/fejlprocenter) Administrative procesbeskrivelser (Samarbejde og udlicitering)
Erfaringer med udlicitering og fælles kommunale opgaver i Lemvig Kommune I 2009 blev der udarbejdet en business case på outsourcing af serverdriften i Lemvig. På daværende tidspunkt var besparelsen minimal og både Direktions- og Økonomi- og Erhvervsudvalget besluttede ikke at arbejde videre med outsourcing af serverdriften bl.a. pga. usikkerhed om serviceniveau. Lønservice har været udliciteret til Visma i perioden marts 2009 til 31. december 2011. Kontrakten blev opsagt, fordi der var for mange fejl i lønberegningerne. Der var ansat 5,5 stilling i Visma til lønproduktion til en samlet økonomi på 2,8 mio. kr. (inkl. øvrig drift)+ en stilling i HR til øvrige lønopgaver samlet udgift 3,3 mio. kr. Der anvendes i dag samlet 5,5 stilling til lønproduktion i Lemvig Kommune til en økonomi på 2,2 mio. kr.
Erfaringer med udlicitering og fælles kommunale opgaver i Lemvig Kommune Lemvig Kommune indgår pt. i et Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 (KomUdbud). Det er et samarbejde mellem 15 jyske og fynske kommuner. Formålet med samarbejdet er gennem fælles udbud at opnå økonomiske besparelser for de enkelte kommuner. Det er Holstebro Kommune, som varetager Lemvig Kommunes udbudsforpligtigelse. Rengøring skal i udbud for tredje gang fra 2016. Udgiftsniveau 11,0 mio. kr. Besparelse 2007 ca. 1,0 mio. kr. Besparelser 2011 ca. 1,8 mio. kr.
Hvad anvendes på opgaven i dag: Effektiviseringspotentiale IT-området: 20 mio. kr.: KMD-software 10,2 mio. kr., bredbånd og licenser 5,2 mio. kr., løn 4,6 mio. kr. HR/Løn og personaleadministration: Lønbehandling og udbetaling(2,2 mio. kr.) HR (0,8 mio. kr.)
Hvad anvendes på opgaven i dag: Effektiviseringspotentiale Økonomi: Kreditor-/debitorbogholderi (0,75 mio. kr.) Indkøb og forsikring (0,5 mio. kr.) Nyt indkøbssystem Kommunalt udbudsfællesskab Fælles kantine/køkkendrift mellem Lemvig Rådhus, Trivselshuset og Lemvig Området (1,65 mio. kr. -1,0 mio. kr.= 0,65 mio. kr.). Eventuel fælles madproduktion.
Administrationen og styring af : Analyse af administration og drift af Lemvig Kommunes bygninger og ejendomme Administrationen og styring af : køb, salg, udlejning og udlån, nybyggeri, renovering- herunder energirenoveringer, indvendig og udvendig vedligehold, Drift, forbrug af el, vand og varme, drift af udendørs arealer, rengøring, pedeldrift Mere effektiv disponering af bygninger og arealer.
LEAN-projekt for administrationen Der er udpeget fire Leankonsulenter, der skal stå for implementering af Lean i Lemvig Kommune De udpegede Leankonsulenter skal gennemføre en Lean uddannelse Lean konsulenterne skal i fællesskab udarbejdet en bruttoliste over mulige kommende Lean projekter Udvælgelse af fire pilotprojekter Evaluering af projekterne/uddannelse
Serviceniveau Turisme (1,2 mio. kr.). Tilskud til turistforeningen. Erhvervsservice og iværksætteri (4,2 mio. kr.) Erhvervsservice (0,9 mio. kr.): Kontingent til væksthus Midtjylland (0,7) Medlemskab af Nordvestjysk Erhvervsråd (0,1) Pulje til erhvervsudvikling (1,8 mio. kr.): Puljen bruges til sponsorater og diverse ansøgninger Div. Puljer (1,4 mio. kr.) Væksthuse, Landdistriktspulje, pinsestævne, Eventmanager og markedsføring.
Serviceniveau Reduktion i antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer 2119. Der skal være mindst 19 medlemmer med et indbyggertal >20.000 Besparelse på 172.000 kr. i fast vederlag. (86.000 kr. pr. KB medlem) Fagudvalgene reduceres fra 7 til 5 medlemmer Besparelse på 160.000 kr. i udvalgsvederlag (20.000 kr. pr. udvalgspost der nedlægges) Serviceniveau administrationen
Samarbejde relationer og/eller udlicitering Fordele Stordriftsfordele døren er udsat for konkurrence og er specialiseret Dobbeltarbejde fjernes Bæredygtige faglige miljøer Kun forpligtet i kontraktperiode Fleksibilitet i forhold til opgaveløsningen og det faktiske behov Klare kvalitetsmålepunkter Øget bevidsthed om, hvad er nødvendige opgaver, og hvilke der er ønskværdige Fælles træk Effektiv opgaveløsning Stordriftsfordele Mindre sårbarhed (ferie/sygdom) Bæredygtige faglige miljøer Kvalitets forøgelse
Samarbejde relationer og/eller udlicitering Ulemper Manglende lokal tilknytning og forståelse Manglende forståelse af behov Leverandøren har egne målsætninger, der er i direkte modstrid Lemvig Kommunes Servicering af flere, mens alles behov skal tilgodeses Arbejdsprocesser og systemer, skal standardiseres, for at opnå fleksibilitet. En præcis opgavebeskrivelse, som indgår i en juridisk bindende kontrakt Fælles træk Behov for, at opretholde en vis strategisk kompetence på området mhp., at kunne definere præcise krav og følge op på de leverede ydelser Forøget bureaukratisering af arbejdsgange og kontrol Afhængighed, idet der nedlægges egne funktioner og derved ikke længere selvstændig varetagelse af opgaven