Samarbejde, Læring og Projektmanagement – SLP 10 Projektstyring og konflikthåndtering: Erfaringer fra procesanalyserne Gruppemødet Projektstyring Konflikthåndtering Opgaver Så fortsætter vi kurset om ....... I dag handler om – CLICK – Det gode samarbejde. Først en introduktion hvor jeg argumenterer for valget af kursusindhold, som konkret i dag er: Oplæsning Gennemgangen krydres med opgaver.

Erfaringer fra procesanalyserne: Rimeligt, kan forbedres: Samarbejdsaftale (Mødekultur) Kommunikation Læring Uddelegering af opgaver Dårligt, SKAL forbedres: Konflikthåndtering Projektstyring Projektledelse Andres erfaringer: Arno Kaae (”gruppedoktor” på RUC): ”Mit indtryk er, at gruppedynamikken generelt lider under for dårlig gruppeorganisation, for lidt aktiv lytning og for ringe konfliktbearbejdning.” Forårets SLP-kursus har 3 kursusgange + ligesom i P1 en skriftlig tilbagemelding på procesanalyserne. SLP-kursusholderne i alle storgrupperne har ud over tilbagemeldinger til Jer på procesanalyserne også fået værdifulde input selv omkring hvilke dele af kurset, som I har brugt godt og fornuftigt og hvilke dele der fortjener at blive meget bedre i P2. Vi har holdt et fælles møde og besluttet at da vi har samme erfaringer i alle storgrupperne vil vi bruge disse som udgangspunkt for forårets kursusgange. De – CLICK – positive erfaringer er primært på samarbejdssiden, hvor det ser ud til at samarbejdsaftaler (såvel formelle som uformelle), gruppemøder og uddelegering af opgaver fungerer rimeligt i de fleste grupper, men ikke i alle, så for nogle grupper hører de egentlig hjemme i næste kolonne. På – CLICK – forbedringssiden står kommunikation, konfliktløsning, læring, som vi indtil nu slet ikke har omtalt, og projektstyring, som det tager lang tid at lære. Hvis vi matcher disse erfaringer med – CLICK – andres, f.eks. – CLICK – Arno Kaae, som har mange års erfaring i at hjælpe såvel problematiske grupper med at fungere, som gode grupper med at blive endnu bedre – så bestyrkes vi i at kommunikation og konflikthåndtering samt gruppeorganisation er noget det er værd at gøre noget ved, og vi vil bruge de 2 første kursusgange på det. I dag har vi kaldt det: Det gode samarbejde og udgangspunktet er Arno Kaaes tekst om Gruppeproces og problemer, hvor jeg som nævnt ikke vil gentage teksten, som er meget velegnet til selvstudie og et fremregende opslagsværk, hver gang man skal i gang med et projektarbejde og skal have sat gruppeorganisationen på skinner. Det er nogle af jer allerede rigtig gode til og andre kan det rimeligt. Andre igen er meget dårlig til det, så derfor vil jeg bruge første halvleg i dag til kort at fortælle om eksempler fra de bedste procesanalyser om at komme godt i gang, og en af dagens 2 opgaver vil handle om at få lavet gode aftaler om hvordan gruppen vil agere. Anden halvdel af i dag vil handle om noget af det vi ikke har snakket om endnu, nemlig konfliktforebyggelse, hvor udgangspunktet er Arno’s tekst. Næste gang vil jeg dykke endnu dybere i kommunikation og konfliktløsning, samt arbejde med læring, og læringsstrategier. Projektstyring er noget I skal arbejde med i jeres projekter – det vil ikke blive taget yderligere op her, bortset fra en ”reminder” om at bruge ”de gule lapper” til at opnå enighed om målene. Sidste kursusgang, som ligger langt inde i projektforløbet bliver formodentlig en slags erfaringsudveksling omkring de ”nye” emner fra højre kolonne, med henblik på også at få dem bearbejdet godt i den afsluttende procesanalyse.

Gode råd fra procesanalyser, D320: Før et projekt kan gå i gang er det nødvendigt at planlægge det nøje for at alle arbejder mod samme mål. Vi fik et motto, som kom med i vores samarbejds-aftale. Det var FETA: Fleksibilitet, Engagement, Tolerance, Ansvarsbevidsthed Vi holdt et fast fredagsmøde om ugen, hvor man kunne give udtryk for positive eller negative episoder fra den forgangne uge. Fredagsmøderne virkede godt, så man kunne få luft hvis det var tiltrængt. Lad os starte med at kigge lidt på de gode råd fra procesanalyserne, først fra gruppe D320:…

Mødeafholdelse

Mødeafholdelse

Projektstyring Projektplaner i en usikker verden/kontekst

Projekter lever med og i usikkerhed Formålet med projektplanlægning og projektstyring er at reducere usikkerhed ! Hvad skyldes usikkerheden ? (Summemøde)

Den operationelle usikkerhed Definition (Galbraith 1979): Operationel usikkerhed = Den informationsmængde der er nødvendig for at udføre opgaven – minus Den informationsmængde som på et givet tidspunkt er til rådighed for opgaveudførelsen

Operationel usikkerhed

Den kontekstuelle usikkerhed Projektplaner laves under forudsætningen at projektets vilkår er kendte og ikke forandres I praksis forandres projekters omgivelser undervejs Jo mere turbulente omgivelser og jo mere udviklingspræg projektet har jo større kontekstuel usikkerhed

Eksempler på kontekstuel usikkerhed En cementfabrik i en afrikansk ørken mangler strøm – værtsnationen fik ikke som aftalt ført el frem til fabrikken Utopia – det perfekte brugerinddragende softwareprojekt blev overhalet af WP Dora - da DR’s nye produktionssoftware endelig var færdigt var deres egne ønsker og behov væsentligt forandret, så projektet blev skrottet

Definition af kontekstuel usikkerhed Planlægningsgrundlaget: den viden og de præmisser projektet designes og planlægges på – minus: Det vidensgrundlag, de præmisser og læringsmuligheder som projektet evalueres på

P1- procesanalyse for gruppe A219 Erfaringer fra P1 I de sidste fjorten dage af projektperioden indlagde gruppen såkaldte ”Amokdage”, hvor man blev på universitetet og arbejdede igennem det meste af aftenen. I den sammenhæng spiste gruppen oftest aftensmad sammen i grupperummet. Amokdagene hjalp os til at komme godt videre med projektarbejdet, idet vi på denne måde kunne have mange timers sammenhængende projektarbejde. P1- procesanalyse for gruppe A219

P1- procesanalyse for gruppe A219 Tidsplanen blev fra starten af ikke overholdt og derfor ikke brugt. Vi begyndte i stedet at benytte ”dag-til-dag”-tidsplan, hvor gruppen i fællesskab aftalte, hvad der skulle laves til næste dag og hvornår opgaverne skulle være færdige. Vi havde ikke længere en egentlig plan, men satte på skift gang i arbejdet, når vi følte at være bagud. ”Dag-til-dag”-planlægningen gjorde, at vi mistede overblikket og var nødsaget til at holde ”amok-dage”, i den sidste periode af projektet. I et kommende projekt vil det være en fordel at udarbejde en tidsplan med flere og mindre deadlines. På den måde bliver en deadline mere overskuelig og nemmere at gøre færdig. P1- procesanalyse for gruppe A219

Diskuter med jeres gruppe Hvilke tidsplanniveauer har man brug for at kunne styre projektet professionelt ? Hvor langt bør der være mellem overordnede deadlines ? Er der brug for nødplaner ? Evt. forslag til nødplaner

Hvad er en konflikt ? Konflikter kan betragtes som »sandhedens øjeblik« i en relation mellem to parter. De kan bære spiren til et destruktivt resultat eller spiren til et tættere og mere udbytterigt samarbejde. Mange mennesker har den oplevelse og indstilling, at konflikter altid er negative. De tror, at konflikter altid skaber stress og uorden, at vi bliver ulykkelige, eller at relationer brydes. Det er ikke konflikter i sig selv, der skaber kaos eller ulykker, men den skadelige og ineffektive måde, de bliver håndteret på. Det er mangel på færdigheder i at håndtere konflikter, der fører til problemerne. Når konflikter håndteres rigtigt, kan de være af stor værdi for alle involverede.

Konfliktløsning - Hvorfor Konfliktløsning - Hvorfor? Gennem bearbejdning af konflikter, bliver usynlige grænser og skjulte normer kendt. Uløste konflikter tapper samarbejdet for energi. Konflikttyper: Personkonflikter/kemi Kommunikations-konflikter Faglige konflikter Rollekonflikter Organisatoriske konflikter Mål- og målbestem-melseskonflikter Interessekonflikter Arbejdsindsatskonflikter Holdnings-/normkonflikter Ambitionskonflikter Så har vi igen et svært emne, nemlig konfliktløsning, som jeg vil tage hul på i dag. Hvorfor? ...........oplæsning. – CLICK – for konflikttyper + gennemgang. Alle disse konflikter – på nær – person/kemi konflikter og rollekonflikter, har vi forsøgt at forebygge med de foregående gode råd om fælles målformulering, afklaring af forventninger, og ambitioner, samt diskussion af strukturerede gruppemøder og diskussioner, men man kan alligevel godt havne i suppedasen.

Manglende konflikthåndtering. Konflikter vokser hurtigt og udvikler sig til situationer, hvor:   Det gælder om at vinde personligt - ikke den kollektive gevinst. Medlemmerne slipper gruppens mål til fordel for deres egne. Medlemmerne bliver følelsesmæssigt engagerede. Det eneste fornuftige svar på dette er en direkte aktion for at løse problemet - uden følelsesmæssige overreaktioner i et forsøg på at finde en rationel løsning og danne et fornyet fælles kort over verden. Jo før der gribes ind, desto bedre.

Evaluering af den personlige relation Hver 3die uge evaluerer gruppen hinanden én af gangen på følgende måde: Alle forbereder sig på at komme med mindst: - et positivt udsagn og - et konstruktivt kritisk udsagn eller udviklings-punkt til hver af de øvrige i gruppen. Den der evalueres må IKKE kommentere udsagnene, men blot lytte den den konstruktive og loyale kritik Evaluering af samarbejdet i gruppen kan være med til at forbygge mange af de før nævnte konfliktmuligheder, men det er også væsentligt at forebygge personlige konflikter såvel som rollekonflikter. Jeg har før nævnt en metode som kaldes den varme stol, og jeg vil nu slå til lyd for en modificeret og mindre udstillet facon, hvor ingen bliver synlige syndebukke. - CLICK – step 1 – husk at udsagnene bør være konkrete og åbnende, f.eks. Dur: Du er en irriterende nørd IKKE. Det er bedre at sige: Jeg bliver lidt irriteret når du sidder ved computeren i stedet for at deltage i gruppens diskussioner. Man skal også passe på ikke at slå hinanden oven i hovedet med udsagnene, for så hører modtageren sjældent efter. Indtil nu er metoden ens med den varme stol men ”beskyttelsen” af personerne sker ved – CLICK – fortæl Ud over at man slipper for at blive udstillet/udhængt foran hele gruppen giver denne personlige 2 og 2 evaluering også en vis fortrolighed, som er nyttig i gruppearbejdet. Fordelene med at man selv oplever hvis alle er træt af et eller andet ved en er der stadig, men det gør ikke så ondt når det ikke er blevet udstillet foran alle på en gang. Metoden tager selvfølgelig mere tid end hvis det blev gjort for alle på en gang i grupperummet.

Udsagnene skal: Beskrive konkret opførsel – ikke fortolke motiver Udtrykke følelser direkte – ikke indirekte Være specifikke – ikke generelle Kun handle om ting som kan ændres Give plads til forandringer IKKE være fordømmende Være motiveret af et ønske om at hjælpe andre – ikke at såre dem Godt råd: prøv udsagnet på dig selv

Konflikter skal tages op – diskuteres. Typiske tegn på, at der er konflikter i gruppen kunne være:  Ringe lyst til at gå i dialog, men stor lyst til diskussion. Ingen får tid eller mulighed for at afklare deres kort over verden. Medlemmerne stikker til hinanden og bliver personlige i stedet for at diskutere sagen. Medlemmerne beskylder de andre for ikke at have forstået noget af det hele. Medlemmerne danner kliker. Der er for mange følelser i forbindelse med at vinde eller tabe, og det skader gruppens indbyrdes relationer.

Hvad kan en konflikt føre til ? Rigtig brugt kan konflikter være afgørende for at accelerere en gruppes indlæring. Konflikthåndtering kan: Få dig til at forstå, hvad du værdsætter ved andre. Skabe et dybere venskab. Skabe fælles identitet. Udvikle sociale færdigheder og gøre kommunikation lettere. Skabe forandring. Skabe kreativitet. Skabe en mere omhyggelig beslutningsproces. Bringe forskellige sider af en sag op til overfladen.

Konflikter – husk ! Konflikter er ikke en forestilling. Konflikter er bare. Vi vælger, om det skal være en forestilling - et spil - i hvilket der er vindere og tabere. Vi har livet igennem fået et så indgroet mønster, at vi tænker på konflikter som en konkurrence. At livet bliver en stor scoringstavle. Det at vinde er blevet så vigtigt for os. Hvad står der her ? OPPORTUNITYISNOWHERE OPPORTUNITY IS NO WHERE OPPORTUNITY IS NOW HERE

Opgaver i grupperne Lav en ”plan” for hvilke projekt(tids)planer i har brug for til P2-projektet, på alle niveauer, også nødplaner. Planlæg hvordan projektplanerne skal laves og hvem/hvornår de skal opdateres. Hvordan vil i håndtere konflikter (Konfliktberedskab): Forebyggelse (planer) Akut (konfliktløsningsmodel) Synliggør jeres projektplansplan og konfliktberedskab i grupperummet OG send den til lpj@es.aau.dk

PAUSE Adams trust building exercise